Классификация документов

Классификация документов

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

 Целью классификации  документов является повышение  оперативности работы аппарата  управления и ответственности  исполнителей. Первичная классификация  документов обеспечивает их быстрый  поиск, повышает оперативность  работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

 Классификация документов - необходимое условие для проведения  работ по их унификации, являющейся  важной предпосылкой документационного  обеспечения автоматизированных  систем управления. Унификация документов  заключается в установлении единого  комплекса видов и разновидностей  для аналогичных управленческих  ситуаций, в разработке единых  форм документов и единых правил  их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую  систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности  документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной  классификации видов и разновидностей документов.

Все документы могут классифицироваться по различным признакам:

По видам деятельности документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным эбразом, организационно-распорядительных документов), поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По стадиям создания документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик— документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы  разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют  заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят  ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его  составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в  котором постоянная информация размещается  в заголовках граф и боковика (заголовки  строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в  виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.