Виды документов и их классификация

1. Виды документов, их классификация.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

 

2.  Перечень  реквизитов документов служебных  документов согласно ГОСТу Р6. 30-2003

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации; 

02 - герб субъекта Российской  Федерации; 

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации; 

05 -  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 

08 - наименование организации; 

09 - справочные данные  об организации; 

10 - наименование вида  документа; 

11 - дата документа; 

12 - регистрационный номер  документа; 

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа; 

14 - место составления  или издания документа; 

15 - адресат; 

16 - гриф утверждения документа; 

17 - резолюция; 

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись; 

23 - гриф согласования  документа; 

24 - визы согласования  документа; 

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе; 

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию; 

30 - идентификатор электронной  копии документа.

 

3.1. Государственный герб  Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской  Федерации помещают на бланках  документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору  предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП) проставляют  в соответствии с документами,  выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации,  являющейся автором документа,  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

3.9 Справочные данные об  организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона  и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида  документа, составленного или  изданного организацией, должно  быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является  дата его подписания или утверждения,  для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

3.12 Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13 Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает  в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14 Место составления  или издания документа указывают  в том случае, если затруднено  его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или  издания указывают с учетом принятого  административно-территориального

деления, оно включает в  себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата  могут быть организации, их  структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

3.16 Документ утверждается  должностным лицом (должностными  лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

3.17 Резолюция, написанная  на документе соответствующим  должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

 

 

 

 

 
 
 
Рис.2. Размещение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.