Экспертиза ценности документов

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел, производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает экспертиза или центральные экспертные организации.

Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

* составление описей дел  постоянного хранения, временного  хранения (свыше 10 лет) и по личному  составу (в зависимости от состава  и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного  фонда Российской Федерации);

* проверка физического  состояния документов на машинных  носителях, предназначенных для  передачи в архив;

* запись экспертизы дела  на машинные носители;

* проверка качества записи;

* описание экспертизы  дела, проставление архивных шифров  на единицах хранения (на футлярах), в соответствии с архивной  описью электронных документов  постоянного хранения и по  личному составу;

* подготовка комплекта  сопроводительной документации.

В сопроводительной документации экспертизы документа отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации, после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК, архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел, данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов, сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Жукова М.П. Экспертиза  ценности и комплектование Г  ос архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) Отечественные  архивы. - 2005. - № 62.

2. Ульянина Е.А. Учебник  по архивоведению. М., 2007

3. Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.