Использование архивных документов

 

5.       Дела, находящиеся на оперативном хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, по окончании календарного года, работником, отвечающим за делопроизводство в структурном подразделении, проводится проверка наличия и состояния дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел. 

 

      В обязательном  порядке проводится проверка  наличия и состояния дел при  их перемещении, возврате, смене  руководителя структурного подразделения,  реорганизации и ликвидации структурного  подразделения.

       Проверка наличия  проводится путем сверки статей  номенклатур дел с описанием  дел на обложке, а физическое  состояние дел определяется путем  их визуального просмотра. Все  недостатки фиксируются в акте  проверки наличия и состояния  дел.

6.        В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных нарушениях (ст. 13.20).
7.        Обеспечение доступа к делам, находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.        Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях  и производится с разрешения директора  архива с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.       Оперативное хранение электронных документов осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории).

Название электронного документа  в папке (директории) должно содержать  наименование вида документа, дату документа, краткий заголовок и не должно превышать 200 знаков, включая пробелы.

Например: «Письмо от 31.07.2012 «О результатах  проверки».

       Электронные документы, созданные  на жестком диске компьютера, в      целях обеспечения  сохранности в конце рабочего  дня должны копироваться на  сервер архива ил съемные носители. Срок хранения страхового фонда  копий электронных документов  равен сроку хранения самих  документов.

 

2 ПОРЯДОК  ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ  В АРХИВ

 

2.1. На государственное хранение  передаются дела с исполненными  документами постоянного хранения  и по личному составу не  позднее чем через три года  после их завершения в делопроизводстве.

 

2.2.    Вместе с делами  на хранение передаются регистрационно-контрольные  картотеки. Заголовок каждой картотеки  должен быть включен в опись.

 

2.3.  Дела временного (до 10 лет)  хранения в архив не передаются, они хранятся в структурных  подразделениях и по истечении  сроков хранения подлежат уничтожению  в установленном порядке.

 

2.4. Прием каждого дела производится  заведующим хранилищем в присутствии  работника, ответственного за  делопроизводство и архив. 

 

        При приеме-передаче  дел тщательно сверяется каждое  дело с описью, проверяется правильность  формирования и оформления дела. На всех экземплярах описи  каждого дела, включенного в нее,  делается отметка о наличии  дела. В конце каждого экземпляра  описи указываются цифрами и  прописью количество фактически  принятых дел, дата приема-передачи  дел, а также подписи заведующего  хранилищем и специалиста по  делопроизводству. Сверенные с описью  дела упаковываются в коробки. 

 

2.5.  Сдача дел оформляется  актом приема-передачи документов  на постоянное хранение в соответствии  с Основными правилами работы  архивов организаций (М., 2002). Два  экземпляра описи и один экземпляр  акта остаются в архиве, третий  экземпляр описи и второй экземпляр  акта возвращаются и хранятся  постоянно у работника, ответственного  за делопроизводство и архив. 

2.6.     В случае ликвидации  или реорганизации структурного  подразделения архива лицо, ответственное  за ведение делопроизводства  в данном подразделении, формирует  все имеющиеся документы в  дела и передает их работнику,  ответственному за делопроизводство  и архив независимо от сроков  хранения. Передача дел осуществляется  по сдаточным описям и номенклатуре  дел. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ

 

Инструкция  по делопроизводству¹ определяет систему документационного обеспечения управления государственного краевого бюджетного учреждения «Государственный архив Пермского края»², разработана в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009), ГОСТ 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Основными правилами работы архивов организаций и другими действующими нормативными и методическими документами.

Инструкция  устанавливает общие правила  и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами и является нормативным  документом.

1.2 Организация,  правила и порядок работы с  документами, содержащими информацию  ограниченного доступа (государственную  тайну, конфиденциальную информацию), по личному составу, а также  с обращениями граждан установлены  специальными инструкциями.

1.3 Документация  архива является государственной  собственностью и вопросы работы  с ней регулируются законодательными  актами Российской Федерации  и Пермского края, нормативно-методическими  документами Федерального архивного  агентства, указаниями Агентства  по делам архивов Пермского  края³, Уставом архива и настоящей Инструкцией.

1.4 Положения  Инструкции распространяются на  организацию работы с документами  на всех видах носителей.