Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО)

________________________________________________________________

УТВЕРЖДЕНА Постановлением Правления Сбербанка России от 06.11.2002  Протокол № 282 § 5

 

" 06 "  ноября  2002              № 1014-р

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

 по делопроизводству  в филиалах Сбербанка России 

(с учетом изменений  на 19.06.2008)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2008

 

АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству 

в филиалах Сбербанка России

часть I

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

           стр.

 

	ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ..............................................................................…				4
2.	СПИСОК ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ  ................................................				5
3.	ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ И  ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА …………………………………………………….				10
4.	СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЛИАЛА БАНКА				12
	4.1.	Документирование управленческой деятельности…………………		12
	4.2.	Бланки документов……………………………………………………		12
	4.3.	Распорядительные документы, издаваемые в филиалах Банка…….		13
	4.4.	Протоколы ……………………………………………………………		19
	4.5.	Служебные письма……………………………………………………		19
	4.6.	Доверенности ………………………………………………………..		20
	4.7.	Электронные документы, “Схемы”, телеграммы, факсимильные сообщения и телефонограммы ……………………………………...		20
5.	ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.................................................			22
	5.1.	Обработка и регистрация входящих и внутренних документов …………………………………………………………………………		22
	5.2.	Обработка и регистрация исходящих  документов ………………..		26
	5.3.	Учет объема документооборота ……………………………………		29
	5.4.	Организация работы с письмами и  устными обращениями граждан  ………………………………………………………………		29
	5.5.*	Особенности работы с документами, имеющими гриф «Конфиденциально»…..		30
	5.6.	Прием и отправка документов электронной  почтой, телетайпом и факсимильной связью …………………………………....................		32
6.	КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ ...............................….			33
	6.1.	Задачи и методы организации  контроля ……………………………		33
	6.2.	Организация контроля за исполнением  поручений коллегиальных органов  и организационно-распорядительных документов …….		35
	6.3.	Организация контроля за исполнением  поручений по входящим документам и  служебным запискам …………………………………		37
	6.4.	Организация контроля за исполнением  поручений по письмам и обращениям граждан …………………………………………………		38
7.	СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ .…………………………………………………….			38
8.	ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ……………………………………………………….			40
9.	Документы, использовавшиеся при подготовке документа ……………….				40
Приложение  1			Перечень нормативных документов Сбербанка России, утрачивающих силу в связи с принятием настоящей  инструкции .........................................................................…….		42

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Инструкция по организации  делопроизводства в филиалах  Сбербанка России (далее по тексту  “Инструкция”) устанавливает общие  требования к постановке документационного  обеспечения (делопроизводства) в  филиалах (территориальных банках  и отделениях) Сбербанка России (далее  по тексту Банк).

Требования Инструкции направлены на совершенствование качества подготовки документов и порядка работы с  ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и  оперативности работы филиала Банка  и его структурных подразделений.

В Инструкции рассматриваются вопросы  организации работы с документами  в делопроизводстве филиалов Банка  и их внутренних структурных подразделений  от создания документа (или его поступления) до отправки и сдачи в архив.

В необходимых случаях, на основе требований настоящей Инструкции, в филиалах Банка могут разрабатываться  нормативно-методические документы, конкретизирующие порядок работы с документами, с  учетом их специфики.

1.2. Требования Инструкции не  распространяются на работу с  документами, относящимися к другим  унифицированным системам документации (расчетно-денежным, финансовым, бухгалтерским,  внутренним нормативным, исполнительным  документам, договорам и их проектам). Требования настоящей Инструкции  распространяются на них в  той части, которая не регламентируется  специальными нормативными документами  Банка (общие принципы организации  делопроизводства, регистрация, прием  и отправка, оформление и подготовка  дел для сдачи в архив).

1.3. Автоматизированные технологии  делопроизводства и архивного  дела, основанные на использовании  средств вычислительной техники  и информатики, должны соответствовать  положениям Инструкции. Ее требования  распространяются на организационно-распорядительные  документы, создаваемые в виде  файлов и определяют порядок  оформления, приема и отправки  электронных документов в рамках  официальной служебной переписки  подразделений Банка как внутри  системы Сбербанка России, так  и со сторонними организациями  и физическими лицами, осуществляемой  по системам электронной почты,  телетайпу (телексу) и факсимильной  связи. 

Особенности автоматизированного  делопроизводства, выходящие за рамки  Инструкции, регламентируются специальными нормативными документами  Банка.

1.4. Инструкция регламентирует работу  как с документами открытого  характера, так и с документами,  содержащими коммерческую тайну,  если иное не предусмотрено  соответствующими нормативными  документами.

Порядок работы с секретными документами  устанавливается специальными инструкциями.

1.5. Работники филиала Банка обязаны  знать и выполнять требования  настоящей Инструкции. Вновь принятые  на работу специалисты в обязательном  порядке знакомятся делопроизводственной  службой с Инструкцией и установленными  правилами работы с документами.

1.6. Перечень действующих нормативных  документов, отменяемых с принятием  настоящей Инструкции, приведен  в Приложении 1.

1.7. Требования к оформлению документов  изложены в “Порядке оформления  служебных документов Инструкции  по делопроизводству в филиалах  Сбербанка России, часть II”.

 

2. СПИСОК ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

 

 

2.1. В документе используются  следующие термины и определения:

 

Адресант - отправитель.

 

Адресат - получатель.

 

Автоматизация работы с документами - создание и внедрение специальных технологий по подготовке, регистрации, передаче документов, контролю исполнения поручений, справочной работе с использованием персональных компьютеров, автоматизированных рабочих мест, локальных сетей и систем электронной почты.

 

Архив – структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

 

Банк – акционерный коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации (открытое акционерное общество); сокращенное наименование: Сбербанк России ОАО.

 

Бланк документа  – форма, содержащая набор реквизитов, идентифицирующих исполнителя официального письменного документа.

 

Виза документа  – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

 

Внутренние нормативные  документы – документы, разработанные и изданные в Банке по определенной форме, устанавливающие нормы, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

 

Внутренние структурные  подразделения – операционные кассы вне кассового узла, обменные пункты и дополнительные офисы, осуществляющие банковские операции и сделки.

 

Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

 

Делопроизводственная  служба (служба делопроизводства) – структурное подразделение филиала Банка (административное управление (отдел), общий (организационный) отдел или сектор), обеспечивающее документирование и организацию работы с документами.

 

Делопроизводитель – работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении филиала Банка.

 

Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

 

Документационное  обеспечение (делопроизводство) – вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию работы с официальными документами.

 

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов и предложений либо информацию о выполнении (исполнении) принятого решения (поручения).

 

Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящего структурного подразделения или филиала Банка, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

 

Документирование  – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

 

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

 

Документ, документированная  информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

 

Документ внутренний – официальный документ, подготовленный в филиале Банка и не выходящий за его пределы.

 

Документ входящий (поступивший) - документ, поступивший в филиал Банка.

 

Документ исходящий (отправляемый) - документ, отправляемый из филиала Банка.

 

Документ служебный  – официальный документ, используемый в текущей деятельности филиала Банка.

 

Доставка документов внеочередная - доставка, при которой передача материалов осуществляется в первоочередном порядке.

 

Доставка документов срочная – доставка, при которой передача материалов осуществляется в течение ограниченного (до определенного времени) периода рабочего дня.

 

Доставка документов маршрутная – доставка, при которой передача материалов осуществляется с определенной периодичностью по заранее определенным адресатам и установленному времени.

 

Заключение - документ, содержащий мнения, оценки, предложения, выводы подразделения, комиссии, должностного лица или специалиста по какому-либо вопросу (документу).

 

Заявление – документ, адресованный руководителю структурного подразделения или филиала Банка, содержащий изложение служебной или личной просьбы.

 

Информационная  система – комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих делопроизводство.

 

Коллегиальные органы Банка, филиала Банка - Наблюдательный совет, Правление, Комитеты и Комиссии, созданные в Банке, Правление территориального банка, Совет отделения, Комитеты и Комиссии, созданные в тербанке и отделениях.

 

Контролер профессионального  участника рынка ценных бумаг– ответственный сотрудник, который организует и обеспечивает проверку соответствия деятельности Банка, как профессионального участника рынка ценных бумаг, требованиям законодательства Российской Федерации о ценных бумагах и защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

 

Контролер Банка – заместитель Председателя Правления – директор Управления внутреннего контроля, ревизий и аудита, на которого возложены обязанности контролера профессионального участника рынка ценных бумаг Банка.

 

Контролер филиала  Банка – руководитель подразделения службы внутреннего контроля филиала Банка, на которого возложены обязанности контролера профессионального участника рынка ценных бумаг филиала Банка.

 

Профессиональная  деятельность на рынке ценных бумаг - виды деятельности, указанные в главе 2 Федерального закона “О рынке ценных бумаг” № 39-ФЗ, в том числе брокерская деятельность, дилерская деятельность, деятельность по управлению ценными бумагами, депозитарная деятельность.

 

 

Контроль исполнения документов  - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов или резолюций, поручений к документам.

 

Контроль централизованный – контроль исполнения документов, осуществляемый делопроизводственной службой.

 

Контроль децентрализованный – контроль за исполнением документов, осуществляемый подразделением по указанию его руководителя.

                  

Контрольная   карточка   - учетный документ, содержащий поручение руководства  филиала Банка или вышестоящего органа,  находящегося  на централизованном контроле.

 

Копия документа  – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

 

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заведенных в филиале Банка, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.