Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

На устные обращения дается ответ  или непосредственно на личном приеме, или письменно, по результатам рассмотрения поставленных вопросов.

5.4.24. Работа с письмами и обращениями  граждан, касающимися осуществления  филиалом Банка  профессиональной  деятельности на рынке ценных  бумаг, проводится в порядке,  изложенном в пунктах 5.4.1 –  5.4.23 настоящей Инструкции, с учетом  следующих особенностей:

• обращения граждан, касающиеся осуществления филиалом Банка профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг, согласно резолюции руководства филиала Банка направляются в структурные подразделения, к компетенции которых относится решение поставленных в них вопросов, и контролеру филиала Банка. В соответствии с пунктом 5.1.18 настоящей Инструкции ответ на обращение готовится ответственным исполнителем, указанным в резолюции первым;
• если обращение поступает в отделение, где обязанности контролера профессионального участника рынка ценных бумаг возложены на контролера территориального банка или контролера Банка (для отделений г. Москвы), обращение в соответствии с резолюцией руководства отделения направляется на исполнение в соответствующее структурное подразделение и для информации в копии – контролеру территориального банка или контролеру Банка (для отделений г. Москвы). При необходимости контролер может принять обращение к рассмотрению, о чем он через делопроизводственную службу уведомляет руководство отделения и подразделение отделения, являющееся ответственным исполнителем в соответствии с резолюцией;
• обращения граждан рассматриваются в сроки, указанные в подразделе 7.2 документа /24/. Копии ответов на письменные или устные обращения граждан направляются делопроизводственной службой контролеру филиала Банка или контролеру Банка (для отделений г. Москвы ).

Контролеры профессионального  участника рынка ценных бумаг  ведут журналы учета поступивших  обращений и ответов на обращения (по форме журнала регистрации  входящей корреспонденции с добавлением  граф: “Подразделение, ответственное  за подготовку ответа”, “Дата ответа”, “Номер исходящего документа”).

Контролер организует специальное  досье, в которое, в случае необходимости, помещает копии обращений и/или  ответов на них. Досье хранятся у  контролеров профессионального  участника рынка ценных бумаг  в установленном порядке.

 

 

 

5.6. Прием и отправка документов электронной почтой, телетайпом и факсимильной связью

 

5.6.1. Организация работы

 

5.6.1.1. Документы, поступающие в филиал Банка на официальный адрес электронной почты, предназначенный для общей служебной переписки, на центральные номера телетайпа и факса филиала, проходят централизованную обработку и регистрацию в делопроизводственной службе филиала Банка.

5.6.1.2. Регистрация и учет документов, получаемых структурными подразделениями филиала Банка через собственные адреса электронной почты, телетайпа и факса, осуществляются данными подразделениями самостоятельно.

5.6.1.3. Структурные подразделения филиала Банка, использующие собственные адреса электронной почты, телетайпа и факса, в случае получения официальных документов, адресованных руководству филиала или другим подразделениям филиала Банка, обязаны незамедлительно передать полученные материалы в делопроизводственную службу для их регистрации и передачи по назначению.

5.6.1.4. Отправка документов филиала Банка через официальный адрес электронной почты, предназначенный для общей служебной переписки, осуществляется делопроизводственной службой филиала Банка. Отправка документов телетайпом и факсимильной связью может  осуществляться структурными подразделениями филиала Банка, в которых установлены и используются собственные средства электронной связи.

5.6.1.5. Документы, предназначенные для отправки электронной почтой, телетайпом и факсимильной связью, готовятся исполнителями, подписываются руководством филиала Банка (руководителем структурного подразделения филиала), регистрируются в установленном порядке и передаются в соответствующую службу на отправку.

5.6.1.6. При передаче документа на отправку, исполнителем заполняется бланк заявки на отправку документов (или производится запись в журнале) с обязательным указанием исходящего регистрационного номера и даты отправляемого документа, адресата, способа отправки, фамилии и подписи исполнителя документа.

5.6.1.7. Перед отправкой документа электронной почтой, телетайпом и факсимильной связью работник, ответственный за прием и отправку документов, проверяет правильность оформления документа и заявки на его отправку (неверно оформленная корреспонденция возвращается исполнителю на доработку), после чего осуществляет отправку документа адресату.

 

5.6.2. Прием и отправка документов по электронной почте

 

5.6.2.1. При приеме (отправке) электронных документов в филиалах Банка должна быть организована проверка входящих (исходящих) файлов на наличие вирусов. Файлы с вирусами в обработку (на отправку) не принимаются, при этом отправителю высылается сообщение о непринятии документа с указанием причины.

5.6.2.2. При приеме (отправке) электронных документов в филиалах Банка должна быть организована проверка входящих (исходящих) файлов на истинность ЭЦП. Файлы с ложной или незарегистрированной ЭЦП, а также при отсутствии ЭЦП в обработку (на отправку) не принимаются и возвращаются отправителю вместе с соответствующим уведомлением.

5.6.2.3. Если во входящем электронном документе не указан адресат (или указан неверный адресат), то документ возвращается отправителю вместе с запросом на уточнение адресата документа.

5.6.2.4. Распечатанный бумажный экземпляр поступившего электронного документа должен содержать результат проверки ЭЦП и подпись работника, ответственного за прием и отправку электронных документов.

 

5.6.3. Прием и отправка телеграмм

 

5.6.3.1. Телеграммы, поступающие в филиал Банка из отделения связи или на абонентскую телеграфную установку (телетайп) филиала Банка, централизованно регистрируются делопроизводственной службой и передаются по назначению.

5.6.3.2. Исходящие из филиала Банка телеграммы подлежат обязательной регистрации в делопроизводственной службе.

5.6.3.3. Перед отправкой телеграммы сотрудник, ответственный за отправку телеграмм, проверяет правильность оформления телеграммы, после чего осуществляет ее отправку адресату.

5.6.3.4. После отправки телеграммы производится соответствующая запись в журнале учета исходящих телеграмм с указанием регистрационного номера телеграммы, даты и времени отправки.

5.6.3.5. Отправка телеграмм через отделение связи осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

 

5.6.4. Прием и отправка документов факсимильной связью

 

5.6.4.1. Прием и обработка факсимильной корреспонденции, поступающей на центральный номер факса филиала Банка, осуществляется делопроизводственной службой.

5.6.4.2. Входящая факсимильная корреспонденция, по мере поступления, просматривается работником делопроизводственной службы, регистрируется и передается по назначению.

5.6.4.3. Подтверждением отправки факсимильного сообщения является лист отчета, выдаваемый факсимильным аппаратом после отправки каждого сообщения. Если в листе отчета зафиксирована ошибка при передаче факса, а принимающий данный факс оператор подтверждает его получение, то факсимильное сообщение считается отправленным успешно. В этом случае в листе отчета должна быть указана фамилия оператора, принявшего данное факсимильное сообщение.

5.6.4.4. После отправки документа факсимильной связью производится соответствующая запись в журнале учета исходящей факсимильной корреспонденции.

 

6. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ  ДОКУМЕНТОВ

 

6.1. Задачи и методы  организации контроля

 

6.1.1. Основными задачами контроля  являются:

- обеспечение своевременного выполнения  всего комплекса мероприятий,  входящих в состав поручений  коллегиальных органов и руководства  Сбербанка России, решений вышестоящих  органов, а также поручений  коллегиальных органов и руководителей  филиала Банка;

- обеспечение руководства филиала  оперативной информацией о ходе  и результатах выполнения поручений;

- систематизация и анализ материалов  по вопросам исполнения поручений.

6.1.2. Ответственность за организацию  контроля за исполнением поручений  руководства в подразделениях  филиала Банка возлагается на  их руководителей.

В структурных подразделениях филиала  работу по контролю за исполнением  поручений ведут делопроизводители  либо работники, в чьих должностных  обязанностях закреплены функции контроля по исполнению поручений.

6.1.3. В филиалах Банка могут  использоваться два вида контроля  за исполнением поручений руководства:

- централизованный контроль;

- децентрализованный контроль (организуемый  внутри структурного подразделения  либо секретарем руководителя  филиала Банка).

Указания (резолюции) по исполнению документов, поставленных на централизованный контроль, могут давать руководитель филиала  и лица, его замещающие.

6.1.4. Централизованный контроль  за исполнением поручений в  филиале Банка организует делопроизводственная  служба.

6.1.5. Обязательному контролю исполнения  подлежат:

• постановления и решения коллегиальных органов;
• приказы и распоряжения;
• указания и запросы, поступившие из Сбербанка России,  вышестоящего территориального банка;
• поручения руководства филиала Банка;
• планы работы, утвержденные руководством филиала Банка;
• решения рабочих совещаний руководителей филиала Банка;
• указания и просьбы, содержащиеся в распорядительных документах и письмах органов государственной власти и местного самоуправления;
• предписания и уведомления проверяющих инстанций;
• запросы и обращения органов законодательной и исполнительной власти;
• запросы правоохранительных органов;
• поручения руководителей филиала Банка по служебным инициативным запискам;
• предложения, заявления и жалобы граждан;
• другие документы с резолюцией руководителей филиала Банка.

 

Постановке на контроль подлежат также  поручения руководства филиала  Банка по входящим документам с формулировками “доложить”, “представить”, “внести  предложения”, “подготовить проект ответа (документа)” и другие указания, предусматривающие осуществление  какой-либо работы в установленный  период времени.

6.1.6. Отдельные поручения по документам, а также частные задания по  текущим вопросам работы филиала  по указанию давших их руководителей  могут контролироваться помощником  либо секретарем.

6.1.7. Взаимодействие подразделений  и исполнителей по исполнению  поручений осуществляется в следующем  порядке:

- ответственным за исполнение  поручения является лицо, указанное  в резолюции первым. Ему передается  подлинник документа и предоставляется  право созыва соисполнителей, запроса  необходимых материалов;

- соисполнители обязаны по требованию  ответственного за исполнение  поручения представлять в согласованные  с ним сроки необходимые материалы  и несут ответственность за  своевременную и качественную  подготовку итогового документа  по требованию первого исполнителя;

- если у непосредственного исполнителя,  получившего от руководителя (филиала  или подразделения) указание по  выполнению поручения, возникают  сомнения в правильности постановки  конечных целей или путей их  решения, которые могут привести  к отрицательному результату, негативным  последствиям, то он обязан письменно  оформить заключение по этому  вопросу с изложением предложений  по правильному решению возникшей  проблемы. Данное заключение в  обязательном порядке докладывается  руководителю, давшему указание, подшивается  к исходному материалу (первоисточнику) и является неотъемлемой частью  этого документа.

 

6.2. Организация контроля  за исполнением поручений коллегиальных  органов и организационно-распорядительных  документов 

 

6.2.1. Поручения, содержащиеся в  распорядительных документах, подписанные  руководителем филиала Банка,  ставятся на централизованный  контроль исполнения в делопроизводственной  службе.

В отдельных случаях при сроке  исполнения - до 5 рабочих дней, поручение  может быть поставлено на централизованный контроль сразу после заседания  коллегиального органа  по устному  указанию руководителя филиала.

Все подписанные постановления  или решения коллегиальных органов, приказы и распоряжения (в т.ч. конфиденциальные), а также планы  работ в течение одного рабочего дня передаются в делопроизводственную службу для постановки на контроль. Ответственность за своевременную  передачу документов для постановки на контроль возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных  органов и на работников, оформляющих  распорядительные документы.