Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

6.2.2. В день поступления подписанных  распорядительных документов делопроизводственная  служба регистрирует контрольные  поручения (ставит их на контроль) и оперативно доводит поручения  до сведения исполнителей, направляя  им контрольную карточку.

6.2.3. Сроки исполнения поручений:

- постановления (решения) коллегиальных  органов и другие распорядительные  документы исполняются в указанные  в них сроки. Если срок в  документе не определен, то  он исполняется в течение одного  месяца после его принятия;

- если контрольный срок совпадает  с выходными или праздничными  днями, то исполнение поручения  автоматически переносится на  первый за ними рабочий день. При установлении календарного срока (год, квартал, месяц, неделя и т.д.) - считаются календарные, а не рабочие дни. Исключение составляют двух- трех- пятидневные и т.д. сроки, где срок исчисляется по рабочим дням;

- если исполнение постановления  или поручения требует длительной  проработки вопроса, согласования  с документами и материалами,  находящимися в стадии подготовки  в других управлениях, то руководитель  филиала, давший поручение, имеет  право продлить первоначальный  срок исполнения без вынесения  на обсуждение коллегиального  органа, но не более чем на  один месяц;

- если в постановлении указан  срок представления информации  из подчиненных филиалов, то контролирующему  его исполнителю дается дополнительно  до 10 дней для анализа, обработки  поступивших сведений и подготовки  итогового документа;

- за 3 дня до истечения контрольного  срока исполнения поручения, делопроизводственная  служба филиала Банка информирует  исполнителя контрольной карточкой-напоминанием.

6.2.4. Информация о ходе исполнения  поручения:

- информация об исполнении поручения  не позднее чем за 1 день до  истечения контрольного срока  представляется коллегиальному  органу или руководителю филиала,  давшим поручение. Она должна  содержать сведения о том, насколько  полно и качественно выполнены  поставленные задачи, фактические  данные и оценки, характеризующие  достигнутые результаты, а также  предложения о снятии поручения  с контроля, мотивированную просьбу  о продлении его исполнения  с указанием нового срока или  о переносе срока исполнения  на самостоятельный контроль  подразделения;

- информация о ходе выполнения  или об исполнении поручения  представляется в форме служебной  записки или сведений на контрольной  карточке, которую подписывают все  лица, на которых возложено исполнение. В исключительных случаях допускается  устное согласование с соисполнителями,  о чем указывается в записке;

- после согласования информации  с руководителем, осуществляющим  контроль за данным поручением, она представляется в делопроизводственную  службу.

6.2.5. Снятие исполненных поручений  с контроля:

- поручения коллегиальных органов  снимаются с контроля постановлением  Правления, решением Совета, Комитета (Комиссии) на основании представленных  материалов о проделанной работе;

- поручения, данные в приказах  и распоряжениях, снимаются с  контроля руководителем, который  дал поручение, на основании  представленных материалов;

- в случаях, когда результаты  выполнения поручений (коллегиальных  органов, поручений данных в  приказах и распоряжениях, других  поручений) очевидны (даны разъяснения  или направлены письма за подписью  руководителя филиала, подготовлены  и утверждены соответствующие  документы, подписаны акты о  выполненных работах, т.е. полностью  выполнена поставленная задача), поручение может быть снято  с контроля руководителем делопроизводственной  службы самостоятельно без дополнительного  информирования руководства филиала.

6.2.6. Поручения, поступившие из  Сбербанка России в виде контрольных  карточек, исполняются в филиале  Банка в установленные в них  сроки и, как правило, с грифом  “ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ”.

6.2.7. Поручения из распорядительных  документов, имеющие гриф “Конфиденциально”,  ставятся на контроль и регистрируются  той службой в аппарате филиала  Банка, в чьи функции (в соответствии  с распределением обязанностей, которые устанавливаются филиалом  Банка) входит работа с конфиденциальными  документами. Если регистрация  подобных поручений осуществляется  в общей базе данных, то они  контролируются вместе с другими  поручениями в общем порядке.  При этом в тексте контрольной  карточки не упоминаются закрытые  сведения и конкретные данные; формулировка поручения дается  в обобщенном виде.

6.2.8. Контрольные карточки и служебные  записки о выполнении поручений  при централизованном контроле хранятся в текущем архиве делопроизводственной службы в течение трех лет, после чего сдаются в архив.

Документы и материалы о выполнении поручений при децентрализованном контроле в течение 3-х лет хранятся в структурных подразделениях, после чего сдаются в архив или уничтожаются в зависимости от содержания документа.

 

6.3. Организация контроля  за исполнением поручений по  входящим документам и служебным  запискам

 

6.3.1. Поручения по исполнению  поступившего в филиал Банка  документа или служебной записки  оформляются резолюцией. Резолюция  подписывается руководителем, давшим  указание. Все служебные отметки  на документе, фиксирующие его  прохождение и исполнение, датируются  в обязательном порядке.

6.3.2. Сроки исполнения документов:

- документы сторонних организаций  рассматриваются в филиале Банка  не более одного календарного  месяца. Срок исполнения документа  исчисляется от даты регистрации  в делопроизводственной службе. Если в документе обозначены  конкретные сроки, то срок исполнения  документа устанавливается руководителем  филиала Банка;

- срок исполнения просьб и  заявок руководителей структурных  подразделений филиала Банка  устанавливается руководителем  филиала, исходя из оперативности  поставленных в них вопросов, как правило, в пределах - 15 календарных  дней со дня регистрации в  делопроизводственной службе;

- если в поступившем документе  высказывается просьба о решении  вопроса “СРОЧНО” или “ОПЕРАТИВНО”, то срок исполнения документа  устанавливается не более 5 рабочих  дней.

6.3.3. При необходимости изменения  срока исполнения документа исполнитель  не позднее, чем за 1 день до  его истечения, представляет на  имя руководителя, давшего поручение,  мотивированную просьбу о продлении  срока исполнения документа с  указанием нового срока. В противном  случае документ считается не  исполненным в срок.

6.3.4. Информация о ходе исполнения  документа:

- о результатах рассмотрения  документа подразделение за 1 день  до истечения срока контроля  информирует справкой об исполнении  руководителя филиала, первым  давшего по нему поручение.  Справка адресуется по принадлежности, печатается на отдельном листе,  визируется соисполнителями и  подписывается первым лицом, указанным  в резолюции. Допускается устное  согласование с соисполнителями,  что отражается в тексте. В  случае разных точек зрения  соисполнителей документа, сформулированных  в письменном виде, ответственный  исполнитель обязан отметить  в справке наличие разногласий  и приложить справку соисполнителя;

- в конце справки излагается  предложение: снять документ с  контроля; продлить срок исполнения; принять определенное решение  и т.д. О результатах рассмотрения  документа подразделение сообщает  авторам, о чем указывается  в справке об исполнении;

- ответ на присланный документ  должен содержать ссылку на  него (первичный документ) с указанием  номера и даты;

- если документ исполнен полностью,  то он должен содержать: справку  о выполнении или документ, свидетельствующий  о решении вопроса (постановление,  приказ, распоряжение, письмо-ответ  авторам); подпись руководителя подразделения  или исполнителя; резолюцию давшего  поручение руководителя о согласии  с выполнением документа; дату; отметку о снятии документа  с контроля.

6.3.5. Снятие документов с контроля:

- документы снимаются с контроля  руководителем, первым давшим  по нему поручение;

- в случаях, когда результаты  выполнения поручения по документу  очевидны (даны разъяснения или  направлены письма за подписью  руководителей филиала, подготовлены  и утверждены соответствующие  документы, подписаны акты о  выполненных работах, т.е. полностью  выполнена поставленная задача), документ может быть снят с  контроля руководителем делопроизводственной  службы самостоятельно без дополнительного  информирования руководства филиала;

- делопроизводственная служба  имеет право возвратить исполнителям  для доработки записку или  информацию об исполнении, если  в ней не полностью отражены  результаты выполнения предусмотренных  в документе заданий или требований, содержащихся в резолюции руководителя. Документ считается исполненным после снятия его с контроля в делопроизводственной службе.

6.3.6. Подлинники исполненных документов, находящихся на централизованном  контроле, вместе с материалами  об исполнении и контрольными  карточками своевременно сдаются  в делопроизводственную службу  для снятия с контроля. Порядок  и сроки хранения исполненных  документов устанавливаются внутренними  нормативными документами филиала  Банка.

 

6.4. Организация контроля  за исполнением поручений по  письмам и обращениям граждан

 

6.4.1. Поступившие письма граждан  независимо от того, какому подразделению  они адресованы, контролируются только централизованно. Они регистрируются в делопроизводственной службе филиала в электронных базах данных (контрольных картотеках) в день поступления. Почтовые конверты сохраняются и прилагаются к переписке.

6.4.2. Сроки исполнения заявлений  и обращений граждан:

- письменные обращения граждан  рассматриваются в срок до  до 30 дней со дня их регистрации;

- в отдельных случаях срок  исполнения писем, требующих дополнительного  изучения поставленных вопросов, тщательной проверки изложенных  в них фактов в порядке исключения  может быть продлен руководством  филиала Банка либо руководителем  структурного подразделения филиала,  но не более чем на 30 дней, с  обязательным извещением заявителя  и делопроизводственной службы. При этом исполнитель обязан  за 3 дня до истечения срока  исполнения предоставить аргументированную  записку на имя руководителя, первично рассмотревшего данное  обращение о продлении срока  его исполнения.

6.4.3. Письма граждан снимаются  с контроля после представления  в делопроизводственную службу  конкретных сведений о результатах  их исполнения.

6.4.4. Устные обращения граждан  учитываются в книге посетителей  либо электронных карточках и  рассматриваются в те же сроки,  что и письменные.

 

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР  ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

 

7.1. Номенклатура дел представляет  собой систематизированный перечень  наименований дел, заводимых в  филиале Банка,  с указанием  сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке.

Номенклатура дел - основной учетный  документ в делопроизводстве и предназначена  для группировки исполненных  документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

7.2. Номенклатура дел филиала  Банка по решению органа управления  архивным делом субъекта Российской  Федерации отнесенного к учреждениям первого списка, являющимися источниками комплектования госархивов, составляется  делопроизводственной службой на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее по тексту - ЦЭК) территориального банка или экспертной комиссией (далее по тексту – ЭК) отделения,  подписывается руководителями делопроизводственной и архивной служб и утверждается руководством филиала Банка. Один раз в 5 лет номенклатура дел филиала Банка передается на согласование Экспертно-проверочной комиссии (далее по тексту – ЭПК) государственного архива, куда  поступают документы на государственное хранение.