Информационно- справочные документы: акт, докладная записка, объяснительная записка, справка

 

Федеральное агентство  железнодорожного транспорта

ФГБОУ ВПО «Сибирский государственный университет 

путей сообщения»

 

 

ФАКУЛЬТЕТ «Мировая экономика и право»

 

 

 

 

 

КАФЕДРА  «Мировая экономика и туризм»

 

Информационно- справочные документы: акт, докладная записка, объяснительная записка, справка

 

Домашнее  задание

 

 

 

 

 

по дисциплине «Делопроизводство»

  

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка группы БС-311

Кириллова Е.

 

 

                                                                                 Научный руководитель:

                                                                                   

Астахова М.И

 

 

 

 

 

 

 

 

НОВОСИБИРСК

2013

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………...3

1 Информационно-справочные документы и их виды

1.1 Акт………………………………………………….……………………………..4

1.2 Докладная записка…………………………………………………...………….5

1.3 Объяснительная записка.…………………………………………..……………7

1.4 Справка………………………………………………………….………………..7

Заключение…………………………………………………………………………...9

Список литературы………………………………………………………………....10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы  могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Информационно-справочные документы  используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Как для будущего работника  сферы сервиса эта тема актуальна  для меня, ведь важно и нужно  знать какие документы существуют и как правильно их заполнять.

 

 

 

 

1 Информационно-справочные документы и их виды

1.1 Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение [3].

Дата и место составления  акта должны соответствовать дате актируемого  события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть  печатается с абзаца и включает сроки  проведения работы комиссии, ее цели и  задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они  также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают  данные о количестве экземпляров  акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в  той же последовательности, как и  в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии.

1.2 Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя [2].

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному  или устному) руководителя.

По содержанию докладные  записки подразделяются на:

• инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной  записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается  внутренней, если она направляется за пределы организации, например в  вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

• наименование организации;
• название вида документа (докладная записка);
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя организации;
• фамилию исполнителя;
• номер его телефона.
• Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.
• Внутренняя докладная записка включает:
• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (докладная записка);
• дату;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

1.3 Объяснительная  записка

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана).

По своему оформлению такие  объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений [1].

Объяснительные записки  работников, по требованию работодателя

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей  по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при  возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ) , которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Объяснительная записка  такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки  будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно.

1.4 Справка

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий [4].

Справки бывают двух разновидностей:

• служебного характера;
• личного характера.

Справка служебного характера

Справка служебного характера  представляется по запросу вышестоящих  организаций, а также сторонних  учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справка личного характера

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам  организаций для подтверждения  факта их работы, зарплаты, трудового  стажа и др. Справка должна иметь  следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто  используются трафаретные тексты, в  которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут  вноситься от руки или на пишущей  машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.

В тексте этого документа  обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное  лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

 

Заключение

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан  на сборе и аналитической обработке  объективной и достоверной информации о фактическом положении дел  в системе управления. Эта информация может содержаться в различных  источниках, важнейшее место, среди  которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка  и др.

Подавляющее большинство  документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении  дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

Информационно-справочные документы  являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную  роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие  от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными  для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Таким образом, можно сделать  вывод, что информационно- справочные документы играют важную роль в нашей повседневной жизни.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Березина Н.М. «Современное делопроизводство» - СПб., 2008 - 224 с.
2. Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина; Л.В. ,Делопроизводство: Учебник /. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
3. Кудряева В.А., Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2002. 592 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.