Факторы разрушения документов

Световой режим:

• постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
• освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;
• при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;
• уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный  режим:

• документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;
• резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются;
• для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;
• архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима;
• температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Санитарно-гигиенический  режим:

• архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;
• обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;
• в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
• в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;
• запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;
• окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;
• ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфекции и дезинсекции⁷.

 Таким образом, следует сделать вывод  о том, что размещение архивных документов в организациях предусматривает создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Разрушение основы документа, затухание или стирание текстов, выцветание фотографий и другие подобные дефекты снижают ценность документа и поэтому необходимы меры по сохранению документов и защите их от основных факторов разрушения

.

 

 Заключение

В заключение можно сделать ряд выводов:

Для защиты от факторов разрушения документов и обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации  хранения, предусматривающий создание  материально-технической базы хранения  документов (здание и помещения  хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности  хранения, средства климатического  контроля, средства копирования  и восстановления поврежденных  документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию  и соблюдению нормативных условий  хранения документов (температурно-влажностный,  световой, санитарно-гигиенический,  охранный режимы хранения).

Система мер по организации  хранения должна обеспечивать сохранность  документов и контроль их физического  состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности  архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных  работ:

• создание оптимальных условий хранения документов;
• размещение документов в хранилищах, топографирование;
• соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
• проверка наличия и состояния дел;
• создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

- обеспечение физико-химической  сохранности документов.

 

Список источников и литературы

1. Булюлина Е.В.  Архивоведение: Учебно-методическое пособие. — Волгоград: Издательство ВолГУ, 2009. — 96 с.
2. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. — 520 с.
3. Лотосов Р. Л. Основы архивоведения. – РнД.: Феникс, 2009. – 224 с.
4. Основы законодательства РФ «Об архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 // Отчет. архивы.1993. №5.
5. Тельчаров А. Д. Архивоведение. – М.: Приор-издат, 2008. – 128 с.

 

 

 

¹ Лотосов Р. Л. Основы архивоведения. – РнД.: Феникс, 2009. – С. 147

² Лотосов Р. Л. Основы архивоведения. – РнД.: Феникс, 2009. – С. 149

³ Основы законодательства РФ «Об архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 // Отчет. архивы.1993. №5.

⁴ Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — С. 289

⁵ Тельчаров А. Д. Архивоведение. – М.: Приор-издат, 2008. – С. 88

⁶ Тельчаров А. Д. Архивоведение. – М.: Приор-издат, 2008. – С. 89

⁷ Тельчаров А. Д. Архивоведение. – М.: Приор-издат, 2008. – С. 90