Факторы разрушения документов

 

 Содержание работы

 Введение

1. Основные факторы разрушения документов

2. Защита документов от факторов разрушения

Заключение

 Список литературы

  

   Введение

. Архивист в настоящее  время – первый, кто имеет дело  с информацией, созданной в  прошлом. Он обязан её отобрать  и сохранить. Но архив –  это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования  долговременной социальной памяти  общества. 

Обеспечение сохранности  документов - основная задача государственных  архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда  не создавал документы для «вечного»  хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные  возможности остаются скромными. В  основе современного подхода к решению  данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности  архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния и основных факторах разрушения документов.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения  являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности. Комплекс мероприятий по созданию нормативных  условий, соблюдению нормативных режимов  обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией  и ремонтом зданий архивов;

- созданием оптимальных  (нормативных) противопожарного, охранного,  температурно-влажностного, светового  и санитарно-гигиенического режимов  в здании и помещениях архива;

- применением специальных  средств хранения и перемещения  архивных документов. 

 

1. Основные факторы разрушения документов

Факторы разрушения документов делятся  на физико – химические, температурно-влажностные, солнечный свет, биологические факторы  разрушения документов.

Физико-химические факторы. Архив предусматривают и располагают в специально построенных зданиях не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями структурных подразделений, в составе которых он действует.

Архив должен быть удален от:

1. Промышленных предприятий загрязняющих  воздух пылью и агрессивными  газами (хлор, сернистый газ, окиси  азота), на расстояния установленные  санитарными нормами. 

2. Объектов и сооружений, опасном  в пожарном отношении, в соответствии  с требованиями строительных  норм и правил.

В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе  не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/м3):

- Сернистого газа - 0,05;

- Окислов азота - 0,085;

- Хлора - 0,03;

- Пыли силикатной - 0,05.

Архивохранилище должно быть удалено  от помещений, связанных с хранением  и использованием химических веществ, пищевых продуктов и п.т., и  не должен иметь с ним общих вентиляционных каналов¹

Температурно-влажностные факторы. Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и  потому их состояние зависит от влажности  воздуха. При низкой влажности воздуха  бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается  и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие  в ней химические процессы. Переплеты  дел могут расклеиваться. Кроме  того, высокая относительная влажность  воздуха способствует образованию  плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры  и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем  кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов²

В архивохранилищах рекомендуется  поддерживать постоянную температуру  в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности  воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания  нормального температурно - влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая  циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с  помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж  стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они  отсыревают и появляется плесень. Резкие колебания температуры и влажности  в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических  условий на основе рационального  отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной  влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются  обязательные меры по нормализации климатических  условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Солнечный свет так же является одним  из губительных факторов действующих  на основу бумаги и красителей.

Под влиянием ультрафиолетовых лучей  бумага желтеет, теряет свою прочность  и текст выцветает (угасание текста), разрушаются кожаные переплеты³

Чтобы обезопасить документы от солнечного света хранилища должны быть минимально освящены: используют светорассеивающие стекла.

Очень опасны для документов биологические  вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление  их в архиве - серьезная угроза сохранности  документов. Поэтому необходимо иметь  хотя бы элементарное представление  о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности  необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых  стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и  клей переплета разлагаются: на них  появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и  не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для  документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках.

Основные разрушители  документов в архивохранилищах —  плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся  воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы.

Как правило, грибки развиваются  наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25—27 °С, в загроможденных углах и  непроветриваемых шкафах.

Поэтому в архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный  температурно-влажный режим. В России он установлен максимально в 18—20 °С, с относительной влажностью воздуха 50—55%. Пленочные носители требуют  еще более жестких условий  хранения, поэтому все архивохранилища  комплектуются приборами для  измерения температуры и влажности  в разных углах архивохранилищ. Наиболее дешевым и удобным является бытовой  жидкостный психрометр, в котором  влажность определяется по прилагаемой  к нему таблице исходя из разницы  температур сухого и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны  регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений⁴.

Повреждение документов насекомыми встречается  реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические  вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.

Наибольшее распространение в  архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды. Личинки и  жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части  переплетенных документов.

Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым  является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут и  листах, делая в них ходы.

Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими. Могут  уничтожить бумагу, пергамент, все части  переплета. Чаще всего они обгладывают  документы с поверхности, не делая  ходов. В хранилищах встречаются  кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.

В архивохранилищах может обитать  моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты  и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части  переплета). Все виды моли связаны  с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.

Тараканы не живут в листах, а  приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.

 Таким образом, следует отметить  разнообразные факторы разрушения  документов. Поэтому так важно  соблюдать режим хранения документов  в архивах.

 

 2.Защита документов от факторов разрушения

 

Защита документов от факторов разрушения предполагает обеспечение их сохранности - систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

• температурно-влажностного режима;
• светового режима;
• санитарно-гигиенического режима;
• охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
• оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
• применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;
• применением специальных средств хранения и перемещения документов⁵.

Требования к зданиям  и помещениям архива:

• архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
• не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
• архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
• архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
• хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;
• в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
• отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
• в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
• хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
• в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
• в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:
• посторонние лица в архивохранилища не допускаются⁶.