Система электронного документооборота
обязательно включает текущий электронный
архив, который решает проблемы оперативного
доступа к информации и наличия возможности
одновременного использования документа
несколькими сотрудниками. Такая форма
организации хранения значительно снижает
вероятность потери информации и повышает
оперативность работы за счет сокращения
времени поиска нужного документа. Хранение
текстов документов в электронном виде
позволяет реализовывать полнотекстовый
поиск, что открывает принципиально новые
возможности при ведении информационно-справочной
работы, например, позволяет делать тематические
подборки документов по их содержанию.
Использование электронного архива избавляет
от необходимости создавать фонд пользования
архивных документов, так как по запросу
в любой момент может быть выдана электронная
копия документа9.
Таким образом, для совершенствования
и эффективности работы с документами
на предприятии проделывается большая
работа, которая включает в себя разработку
нормативно-локального акта инструкции
по делопроизводству. А также совершенствование
работы с документами с помощью внедрения
новых информационных технологий, таких
как электронный документооборот.
1.2. Работа с документами на
различных этапах подготовки
Работа с документами на предприятиях основывается на положениях, инструкциях,
правилах и различных ГОСТах. От правильности
работы с документами зависит эффективность
управления. Она делится на несколько
этапов. Подробно рассмотрим первые три
из них.
Работу с документацией можно
поделить на несколько этапов: первичная
обработка поступивших документов, предварительное
рассмотрение документов, регистрация,
рассмотрение документов руководством,
направление на исполнение, контроль исполнения,
подшивка документов в деле, формирование
дел, передача дел в архив.
Первичная обработка документов
Первичная обработка документов
заключается в проверке правильности
доставки писем.
Вскрываются все конверты, за
исключением личной корреспонденции (с
пометкой «лично»). Затем необходимо проверить
правильность адресования вложенного
в конверт документа, количество листов
документа, наличия приложений к ним. При
отсутствии приложений или листов документа
ставится в известность отправитель письма
и делается отметка на самом документе
и в журнале регистрации входящих документов
в графе «Примечание». Конверты, как правило,
уничтожают, за исключением тех случаев
, когда только по конверту можно определить
адрес отправителя, дату отправки и дату
поступления, или когда на конверте имеются
пометки «конфиденциально», «срочно».
Прием входящей корреспонденции
осуществляется в организации централизовано
экспедицией, специально выделенным работником
канцелярии или секретарем-референтом
при отсутствии экспедиции. Документы
сортируют на регистрируемые не регистрируемые.
На регистрируемых документах проставляется
автоматическим нумератором реквизит
«отметка о поступлении», содержащий наименование
фирмы-получателя, дату поступления, входящий
номер документа. Отметка о поступлении
не проставляется на приложениях к документу,
а также на проспектах, каталогах и других
материалах.
В настоящее время документы
могут быть получены не только по почте,
но и приняты по телетайпу, факсу, электронной
почте, доставлены курьером или посетителем.
Делопроизводственная служба обязана
обеспечить учет и контроль за движением
таких документов.10
Предварительное рассмотрение
документов
Секретарь-референт должен
осуществлять «фильтрацию» входящих документов,
направляемых руководителю. Руководителю
должны передаваться на рассмотрение
наиболее важные и срочные из поступивших
документов. Такие документы составляют
примерно 20% всей документации. Эти документы
складываются в специальную папку для
последующего доклада руководителю. Остальные
документы, не требующие принятия решения
на уровне руководителя, могут быть переданы
заместителю руководителя предприятия,
в структурные подразделения или сразу
исполнителям.
Передача документов на рассмотрение
должна осуществляться в день их получения.
Телеграммы и другие срочные документы
передаются в первую очередь.
Регистрация
Регистрация документа –
это присвоение ему индекса (номера) и
проставление его на документе с последующей
записью кратких данных о нем в журнале
(на карточке) или на компьютере.
Регистрация необходима для
обеспечения сохранности документов,
оперативного поиска, учета и контроля.
В настоящее время находят применение
три системы регистрации документов: централизованная
– при которой регистрацией всех документов
организации производится в одном месте,
например, в канцелярии, или одним работником,
например, секретарем-референтом; децентрализованная
– при которой регистрация документов
осуществляется в структурных подразделениях
секретарями подразделений; смешанная
– при которой одна часть документов регистрируется
централизованно, другая часть – в структурных
подразделениях.
Важным принципом регистрации
документов является однократность. Каждый
документ регистрируется только один
раз. При регистрации документы делятся
на несколько групп, каждая из которых
регистрируется отдельно, например: входящие
документы, исходящие документы, внутренние
документы, коммерческие контракты, документы,
имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).
При регистрации каждой группы документов
должны применяться унифицированные способы
присвоения номеров (индексов). Для внутренней
документации и коммерческих контрактов,
как правило, используется порядковая
нумерация. Порядковый нумерационный
номер присваивается по журналу, начиная
с №1 (или № 01) с 1-го января каждого года
по 31 декабря.
Входящие и исходящие документы должны
иметь регистрационные номера, состоящие
из порядкового номера документа. Условного
обозначения структурного подразделения
или должностного лица, номера дела, в
которое будет подшит документ или его
копия. Например, номер документа 01-05/134
включает: 01- индекс структурного подразделения,
05- номер дела по номенклатуре, 134- порядковый
номер документа по журналу регистрации.11
Рассмотрение документов руководством
После регистрации документы передаются
на рассмотрение и принятия решения руководителю
организации. Принятие управленческого
решения по конкретному документу – одна
из основных функций руководителя. Результаты
рассмотрения документов руководителями
ожидаются в резолюциях.
Направление на исполнение
Исполнение резолюции руководителя организации
осуществляется ответственным исполнителем
совместно с сотрудниками, указанными
в ней. Ход работы по исполнению документа
при необходимости фиксируется в журнале
регистрации или в регистрационной карточке.
Документ все время до момента исполнения
находится в рабочей папке исполнителя.
Контроль исполнения
Работа по контролю за исполнением документов
включает в себя проверку сроков исполнения,
регулирование хода и анализ результатов
исполнения документов. Различают текущий,
предупредительный и итоговый.
Подшивка документов в дело
В дело документ и все относящиеся к нему
материалы направляются тогда, когда работа
над ответным документом полностью завершена.
Подшивку документа в дело осуществляет
работник канцелярии или секретарь-референт.12
2. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА
ПРЕДПРИЯТИИ ЗАО «КОМПАНИЯ СЕВЕРНАЯ»
г. Екатеринбург
2.1. Характеристика ЗАО
«Компания Северная»
«Компания Северная» является
закрытым акционерным обществом. Предметом
деятельности компании является: дорожное
строительство, горно-обогатительная
и строительство зданий и сооружений I
и II уровней.
Организационной структурой
ЗАО «Компания Северная» является установленные
взаимоотношения полномочий, которые
связывают высшее руководство с низшими
уровнями работников. Эти отношения устанавливаются
посредством делегирования, которое означает
передачу полномочий и задач лицу, которое
принимает на себя ответственность за
их выполнение. Для эффективной работы
руководство должно распределить среди
сотрудников все те задачи, которые необходимы
для достижения цели предприятия. Но если
существующие задачи не будут делегированы,
значит, руководитель должен будет выполнять
их сам.13
Структура управления ЗАО «Компания
Северная» линейно-функциональная. Эта
структура основана на тесном сочетании
линейных и функциональных связей в аппарате
управления. Она обеспечивает такое разделение
труда, при котором линейные звенья принимают
решения и управляют, а функциональные
– консультируют, информируют, координируют
и планируют хозяйственную деятельность.
Руководитель функционального отдела
является одновременно линейным руководителем
непосредственно подчиненных ему работников.
Высшим органом управления
ЗАО «Компания Северная» является общее
собрание акционеров. Возглавляет компанию
Генеральный директор. Он является единоличным
исполнительно-распорядительным лицом
общества, который возглавляет дирекцию,
представляет в ней интересы общества
и действует от его имени. В компетенцию
Генерального директора входит совершение
всякого рода сделок, выдача доверенностей,
утверждение структуры, штатного расписания,
должностных инструкций, подписание указов,
обязательных для исполнения всеми работниками
компании.
Непосредственно Генеральному
директору подчиняются Заместители Генерального
директора и Главный инженер.
Группа контроля качества, которая
подчиняется генеральному директору,
выполняет следующие функции: поддерживать,
контролировать и редактировать «Руководство
по качеству» (РК); формировать и документировать
рабочие инструкции; разрабатывать программы
оценки качества; осуществлять контроль
за качеством продукции посредством проведения
проверок; осуществляет контроль поставляемых
комплектующих и контроль качества готовой
продукции.
Бухгалтерия осуществляет регистрацию,
обработку и учет документов, связанных
с деятельностью фирмы.
Главный инженер курирует и
отслеживает работу на участках строительства.
Отдел кадров осуществляет
работу с кадрами.
Отношения работников организации, возникшие
на основе трудового договора, регулируются
Российским трудовым законодательством.
Решения на предприятии принимается коллегиально.
Путём созыва собрания акционеров.
Персонал – это основной штатный
состав работников организации, выполняющих
различные производственно-хозяйственные
функции.
Количество работников составляет 46 человек.
Средний возраст работников составляет
34 года.14
2. 2. Анализ документооборота
в ЗАО «Компания Северная»
В любой организации существует документооборот.
В ЗАО «Компания Северная» документация
бывает следующих типов: организационно-правовая,
распорядительная, информационно-справочная,
плановые документы, отчетная и договорная
документация.
Организационно-правовые документы являются
правовой основой деятельности организации
и содержат положения, основанные на нормах
административного права и обязательные
для исполнения. Распорядительные документы
– это документы, в которых фиксируются
решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти
документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления
обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач. Информационно-справочные
документы сообщают сведения, побуждающие
принимать определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют выбрать
тот или иной способ управленческого воздействия.
Они не содержат поручений, не обязывают
выполнять поручения.
Общим назначением плановой документации
является установление целей и задач деятельности
организации, определение необходимых
ресурсов и распределение их по целям
и задачам. Плановые документы – это программы,
планы, графики. Планироваться может деятельность
организации в целом, по отдельным направлениям
деятельности и подразделениям. Документы,
входящие в систему отчетной документации,
– это документы, с помощью которых реализуется
управленческая функция контроля за деятельностью.
Система отчетной документации представлена
такими видами документов как отчет, справка
(отчетного характера). Поскольку организация занимается строительством
дорог, она постоянно заключает различные
договоры на аренду земли. Эти взаимоотношения
необходимы, прежде всего, для реализации
целей и задач организации. Ее взаимоотношения
с внешними контрагентами (организациями,
лицами) осуществляется с помощью договорной
документации, что является особенностью
в данном документообороте.
Документооборот предприятия можно разделить
на следующие этапы: Регистрация и учет
поступающих в организацию документов,
подготовка и регистрация отправляемых
документов, прохождение внутренних документов,
учет объема документооборота, контроль
за исполнением документов.
Рассмотрим этапы более подробно.
- Регистрация и учет поступающих в организацию
документов.
Доставка документов осуществляется,
как правило, средствами почтовой связи
и по электронным каналам, а также нарочным.
С помощью почтовой связи к доставляется
письменная корреспонденция в виде писем,
почтовых карточек, бандеролей и мелких
пакетов, а также печатные издания. По
каналам электронной связи поступают
факсограммы, телефонограммы, электронные
документы.
Для обеспечения оперативной доставки
документов, функционирует курьерский
отдел.
Все поступившие документы проходят
стадию предварительной обработки, когда
происходит распределение поступившей
корреспонденции по отдельным руководителям,
к ним направляются только те, которые
непосредственно относится к их компетенции.
Обработка документов должна проводиться
в течение суток с момента поступления
в организацию. При поступлении в организацию
срочной корреспонденции допускается
передавать ее руководителю, минуя этапы
предварительной обработки. Процесс регистрации
проводится в таких случаях после принятия
решения.
Полученное письмо регистрируется в
журнале регистрации поступающих писем
с указанием следующих сведений: корреспондент,
номер и дата письма, входящий номер и
дата поступления, краткое содержание,
исполнитель.