Документооборота в ЗАО «Компания Северная»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный профессионально-педагогический

университет»

Институт социологии  и права

Кафедра документационного и правового обеспечение управления

 

 

 

Документооборота в ЗАО «Компания Северная»

Курсовая работа по организации и управления ДОУ

 

 

Исполнитель:

Студент группы ДД-202                                                          М.И. Каптелова

 

Руководитель:

Ст.преподаватель кафедры ПДО                                               Т.Л. Ларина

 

Екатеринбург 2013

 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ…...…………………………………………….……………………..2

1. ХАРАКТЕРИСТИКА  ОРГАНИЗАЦИИ  И РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ  НА  ПРЕДПРИЯТИЯХ В СОВРЕМЕННОЙ РОССИИ………………………..6

1.1. Анализ  документооборота, его  направления и составляющие...….6

1.2. Работа с документами  на различных этапах подготовки.…………12

22. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА  ПРЕДПРИЯТИИ ЗАО «КОМПАНИЯ СЕВЕРНАЯ»  г. Екатеринбург…………………………………………………..16

2.1. Характеристика ЗАО  «Компания Северная»………….……………16

2. 2. Анализ документооборота  в ЗАО «Компания Северная»……....18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………..26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

     В  современных  условиях   для   повышения   эффективности   управления необходимо  совершенствование  работы  с   документами,   так   как   всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.

     Организация работы с документами влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию  и  культуру  труда  управленческих  работников.  От того,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех и управленческой деятельности в целом.

Для того чтобы проанализировать документооборот в целом, виды документов, этапы работы с документацией, а так же правильность составления документов автор проанализировала следующих авторов: Р.З. Тумасян, И.Ю. Крылова, Т.Д. Быкова.

В учебном пособии И.Ю. Крыловой  включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных управленческих документом с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов.1

В пособии собраны основные правила и нормы по составлению документом, даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии. 
Учебное пособие предназначено для студентов, изучающих дисциплину «Документирование управленческой деятельности», и может быть использовано специалистами предприятий и организаций и целях правильного оформления внутренней и внешней документации.

В  пособии Р.З. Тумасяна в доступной для самостоятельного изучения форме изложены сущность и содержание бухгалтерского учета, правильное ведение которого необходимо для успешной работы коммерческих организаций.2

В учебнике Т.Д. Быкова отражены основные этапы формирования и развития отечественной системы делопроизводства. Дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов РФ, регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены современные требования к оформлению документов; изложены проблемы создания и службы делопроизводства.3

Тема организации работы с  документами  в  современных  условиях  имеет сейчас большую  актуальность,  так  как  от  правильного  выбора  технологии работы зависит успех  любой организации.

Цель работы: проанализировать документооборот в ЗАО «Компания Северная».

 

 Задачи:

1. Дать характеристику ЗАО «Компания Северная»;
2. Рассмотреть и проанализировать организацию документооборота ЗАО «Компания Северная»;
3. Выявить проблемы и недостатки организации документооборота ЗАО «Компания Северная».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ХАРАКТЕРИСТИКА  ОРГАНИЗАЦИИ  И РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ  НА  ПРЕДПРИЯТИЯХ В СОВРЕМЕННОЙ РОССИИ

1.1. Анализ  документооборота, его  направления и составляющие.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.4

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. И он отражён в основном нормативно-локально документе – инструкция по делопроизводству.  Это основной нормативно-методический документ, определяющий и устанавливающий единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации Правилами  делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, методических указаний.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.5

   Документы на предприятии можно разделить на: входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации), внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение,  регистрацию, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, исполнение документов.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю.6

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта документом исполнителем, проверка правильности оформления проекта документа, согласование проекта документа, подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение), регистрация документа, отправка документа адресату. 
 Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.7

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними, такой же и с исходящими документами: составление проекта документа исполнителем, проверка правильности оформления проекта документа специалистом, согласование проекта документа, подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях), регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей), контроль исполнения документа, исполнение документа, проставление отметки об исполнении.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения.8

Сегодня,  для того, чтобы облегчить работу с документами и сделать её более быстрой, в организации стали внедрять электронный документооборот. Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.

Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.