Документированная информация как ресурс управления организацией

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Марта 2013 в 08:54, курсовая работа

Описание работы

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать определение понятию документированной информации.
2. Проанализировать свойства документированной информации.
3. Раскрыть материальную составляющую документа.
4. Рассмотреть документы на различных современных носителях информации.

Содержание работы

Введение………………………………………………………………………………….3
Глава 1. Документированная информация……………………………………………..5
Глава 2. Современные носители документированной информации………………...18
Заключение………………………………………………………………………………28
Список источников………………………………………………………………………30
Приложения………………………………………………………………………………31

Файлы: 1 файл

Документированая информация.docx

— 312.40 Кб (Скачать файл)

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно  из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения  потребителем.

Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность  несанкционированного доступа и  изменения, искажения её со стороны  других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность  формы или объёма информации для  конкретного потребителя.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной  информации. Они находят своё выражение  в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Таким образом, свойства документированной  информации - это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями.

 

1.3 Виды документирования  информации

1.3.1 Текстовое документирование

Письменная речь сделала  запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более  надежным. Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько  ступеней развития.  
Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” [Приложение 1]. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени.

У любого народа, стоявшего  на уровне первобытнообщинного строя, существовало “рисунчатое письмо”. Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие  письменности, вплоть до начала XX века.

Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо [Приложение 2]. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классового общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А  для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием.

В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих  пор. Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки  доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое  слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов.

 Третья ступень – слоговое письмо [Приложение 3]. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная  на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки  возникли во II тыс. до н.э. в шумерском  письме из логограмм.

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового в II тыс. до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой  простейшие знаки типа “черт и  резов”. B VII–VIII веках славяне, как  и другие народы, заимствовали греческое  письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX века существовали две  азбуки: глаголица [Приложение 4] и кириллица [Приложение 5]. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты.

Более удобная кириллица  очень быстро почти повсеместно  вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унификации письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось.

Появление полуустава –  результат стремления ускорить процесс  написания документов. В XIV веке возникает  и декоративное письмо – вязь.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой  характерно совмещенное изображение  соседних букв. В XVIII веке скоропись  отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита (в 1708 г. была проведена реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука), она продолжает развиваться в гражданской письменности XIX–XX веков Завершающим этапом является современное письмо [Приложение 6].

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в  ней информации о явлениях объективной  действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.

С изобретением англичанином Генри Милем пишущей машины появляется машинопись как способ текстового документирования. Во второй половине XIX века (с 1867 года) началось промышленное изготовление пишущих машин. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документа.

Поскольку человек говорит  в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна  у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография  – скоростное письмо, ведущееся  с помощью особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное  письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается  за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности  написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту.

Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется  деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий  и отдельных лиц.

1.3.2 Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической  мысли. Технические документы –  обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Возникновение технической  документации относится к глубокой древности и связано с развитием  техники и изменениями в организации  производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI–XVII веках техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, ее делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются следующим  образом:

1. Технические документальные  материалы – результат записи  средств производства. К ним относятся  проектно-конструкторские документы,  отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства.

2. Технические документальные  материалы – запись процессов  труда. Материалы этой группы  дают ответ на вопрос: как изготовить  изделие и построить объект  капитального строительства. 

3. Технические документальные  материалы, в группу которых  входит документация, связанная  с геодезией, картографией, гидрометеослужбой  и др.

4. Технические документальные  материалы – запись процессов,  возникающих в сфере обращения  и обслуживания, т. е. материалы,  фиксирующие некоторые юридические  нормы и способствующие использованию  технических средств.

В состав групп могут  входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические  карты, картографические материалы, проектные документы и др.

1.3.3 Фотодокументирование

Появление фотодокументов относится  к первой половине XIX века и связано  с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе –  светопись).

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый  способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитивное изображение – отпечаток. Кроме того, во второй половине XX века для любительских съемок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датируется 1839 годом, когда появилась публикация об изобретенном во Франции художником Дагером первом технически разработанном фотографическом процессе, названном дагерротипией.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом3.

Фотодокументы отличаются существенной особенностью – они возникают в момент событий и на месте событий, что придает им большую ценность.

Фотодокументы изготавливаются  на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим  под воздействием световых лучей.

 

1.3.4 Кинодокументирование

Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 году во Франции и одновременно Складовским в Германии и Самарским и Акимовым в России.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении.

Он состоит из ряда отдельных  фотоснимков-кадров. Таким образом, кинодокумент – это комплекс изображений, полученных фотографическим путем.

Кинодокумент определяется как “изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом”4. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент событий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникло в начале XX века. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.

Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие  события жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три группы:

  1. кинолетопись;
  2. киножурналы;
  3. документальные фильмы.

1.3.5 Фонодокументирование  и аудиодокументирование

К концу XIX века относится  появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи”5.

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной  ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся  к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие  звук, были созданы в 1877 году (валики фонографа Эдисона).

Фонограф был одним  из изобретений Эдисона, которым  он особенно гордился.

Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских  дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее  время магнитная звукозапись  является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием  в разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций.

Информация о работе Документированная информация как ресурс управления организацией