Документационное обеспечение работы ОАО "Рубежевичи"

Законодательством установлены случаи, когда выдается дубликат трудовой книжки:

1) в случае утери  трудовой книжки;

2) в случае, если книжка  пришла в негодность;

3) в случае отбытия  наказания в виде лишения права  занимать определенные должности  или заниматься определенной деятельностью;

4) в случае признания  недействительной записи об увольнении  в связи с незаконным осуждением;

5) в случае признания  недействительной записи об увольнении  в связи с признанием увольнения  незаконным или изменением формулировки  причины увольнения.

В соответствии со ст. 26 ТК при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет директору трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей.

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76 Инструкция дополнена положением о том, что при приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в получении трудовой книжки в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать директора.

Копии документов, связанных  с работой, должны быть заверены надлежащим образом — подписью директора организации или уполномоченного им лица и печатью организации. На документах должны быть такие обязательные реквизиты, как исходящий номер и дата выдачи.

Работнику по его просьбе  выдается копия трудовой книжки для  предъявления в различные организации. Копия трудовой книжки заверяется записью:

Верно

Инспектор по кадрам                  подпись                           К.В.Пушило

04.05.2012

На подпись должностного лица, заверившего копию, ставится печать отдела кадров. При необходимости (по просьбе организации, запрашивающей  копию или выписку из трудовой книжки) заверяется каждый лист (разворот) отксерокопированной копии трудовой книжки.

Все копии документов, связанных с работой, должны предоставляться  работнику бесплатно.

Директор выдает работнику по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней.

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) после увольнения работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Следует обратить внимание, что в нормативных правовых актах, регулирующих этот вопрос, имеется противоречие, касающееся срока обращения работника к нанимателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Согласно подп. 1.6 постановления № 1635 в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76 в п. 51 Инструкции внесены изменения, согласно которым работник вправе обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки в течение трех месяцев.

В данном случае должно действовать  правило, установленное ч. 5 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» с последующими изменениями  и дополнениями, согласно которому законы, декреты, указы и постановления Совета Министров Республики Беларусь имеют большую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств, иных республиканских органов государственного управления и Национального банка Республики Беларусь.

Таким образом, в данном случае должны действовать положения  постановления № 1635, поскольку оно  имеет большую юридическую силу по сравнению с постановлением Министерства труда и социальной защиты.

Не позднее 15 дней после получения заявления директор обязан выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (нового образца) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При прекращении деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о времени работы у данного нанимателя, размере заработной платы, а также других документов по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, архив и др.).

 

2.4. Формирование и хранение дел в отделе кадров

 

Формирование дел –  группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел.

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  правила:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные  документы в соответствии с наименованием  дел по номенклатуре;

помещать вместе все  документы, относящиеся к решению  одного вопроса;

помещать положения вместе с основными документами;

приложения объемом  свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в  документе делается отметка;

документы в деле располагать  в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.⁴

В ОАО «Рубежевичи» формирование дел велось до 2011 года с нарушением действующих норм законодательства. Дела практически                           не  подшивались, по окончании делопроизводственного года слаживались неоформленными в шкафы. Подшивались только протоколы заседания членов производственного кооператива. Личные дела велись не на всех специалистов. В папке слаживались некоторых специалистов в хаотичном порядке автобиографии, личные листки по учету кадров, копии дипломов.

С 2011 года после присоединения  ОАО «Тоново» к ОАО «Рубежевичи» началась работа над восстановлением  личных дел специалистов. На каждого  работника было заведено личное дело в котором в хронологическом порядке подшивались все необходимые документы.

Дела постоянного и  долговременного сроков хранения оформляются  в твердые обложки, на которых  делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в  начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

 

2.4.1. Номенклатура дел отдела кадров

 

Номенклатура дел предназначена  для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается и утверждается архивистом.

При составлении номенклатуры инспектор по кадрам руководствуется типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит  из элементов располагаемых в  следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности  документов (протоколы, приказы и  т.д.);

название организации  или структурного подразделения (автор  документа);

название организации, которой будут адресованы или  от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым  относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей (заявления, исходящая корреспонденция), то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется  на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.

 

2.4.2. Формирование личных дел

 

Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело - совокупность документов, которые содержат сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу, и в личном деле содержатся следующие сведения:

личный листок по учету  кадров, в том числе и дополнения к личному листку;

автобиография (анкета);

копии документов об образовании;

копии документов об утверждении в должности;

заявление о приеме на работу;

копии приказа о приеме на работу;

внутренняя опись документов личного дела;

трудовой договор;

копии приказов о назначении, перемещении и премировании;

личные заявления работника;

копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным (ксерокопии паспорта, военного билета, свидетельств о заключении брака и (или) рождения ребенка).

При увольнении работника  в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).

Личные дела в ОАО «Рубежевичи» заводятся на специалистов. Номер личного дела в основном всегда соответствует табельному номеру сотрудника, хранятся личные дела в алфавитном порядке.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

Сотрудник, ответственный  за документационное обеспечение кадровой деятельности (инспектор по кадрам), принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Личные дела учитываются  как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Журнале учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела могут  выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным директором предприятия.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких  либо документов из личного дела инспектор по кадрам обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным  возвратом выданных или высланных  для ознакомления личных дел и  предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Так как личные дела ведутся не на всех сотрудников, а на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения используются сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Металлические сейфы запираются на замок.