Автор работы: Пользователь скрыл имя, 26 Января 2014 в 13:01, реферат
Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
До листів, що не потребують відповіді, належать:
За кількістю адресатів
розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист
надсилають на адресу однієї інстанції,
циркулярний лист – цілій низці установ,
колективний лист – на одну адресу, але
пишуть його від імені керівників кількох
установ.
Реквізити:
Реквізити:
1. Службові
листи належать до основних засобів
обміну інформацією між підприємствами,
установами, організаціями. Службові листи
рекомендується оформляти тоді, коли неможливо
вирішити питання в усному спілкуванні.
Текст листа складається з двох частин:
вступної та основної. У вступній частині
зазначають факти, події, обставини, що
спричинили написання листа, а також посилаються
на факти, документи, дати нормативних
чи інших матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають
його головну мету у формі пропозиції,
відмови, гарантії, зауваження, висновків
тощо. Для активізації й сприйняття інформації
рекомендується починати текст службового
листа з основної частини, а докази та
підстави викладати нижче. Службові листи
з нескладних питань можуть містити тільки
одну частину.
Службовий лист оформляють на бланку для
службового листа або на чистому аркуші
паперу. Використовують аркуші формату
А4 або А5.
2. Інформаційні
листи – це службові листи, в яких
адресант інформує адресата про якісь
факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує
свої вироби чи послуги. Інформація, наведена
в такому листі, повинна бути якомога ширшою.
3. Рекламні
листи – це різновид інформаційних
листів. Вони містять детальний опис товарів
чи послуг і надсилаються конкретним адресатам,
щоб спонукати їх скористатися запропонованим.
Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють
на фірмових бланках, поштову адресу, номери
телефонів, розрахункових рахунків зазначають
також у тексті.
4. Листи-запрошення
– це такі службові листи, в яких адресатові
пропонують взяти участь у якихось заходах.
Листи-запрошення адресують конкретним
особам, підприємствам, установам, організаціям.
Починати ці слова можна з таких зворотів:
“Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...”
та ін. Далі розкривають характер заходів,
умови участі в них, зазначають строки
їх проведення.
5. Супровідні
листи – це такі службові листи, в
яких адресата інформують про направлення
йому документів, що додаються до листа.
Супровідні листи складають, коли потрібно
доповнити чи роз’яснити основні документи.
Супровідні листи слід починати словами:
“Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах
повинні зазначатися заголовки, індекси
і дати документів, що направляються.
6. Листи-повідомлення
– це такі службові листи, в яких повідомляється
про щось чи стверджується якийсь факт.
Їх направляють конкретному адресатові.
7. Листи-підтвердження
– це службові листи, в яких підтверджується
той або інший факт, наприклад одержання
переказів, вантажів, цінних паперів тощо.
Текст таких листів починається словами,
утвореними від дієслова “підтверджувати”.
8. Листи-нагадування
– це службові листи, в яких нагадується
про наближення чи закінчення терміну
якихось завдань, проведення заходів і
необхідність внаслідок цього вжити відповідних
заходів. Тексти таких листів можуть складатися
з одного-двох речень і починаються словами,
утвореними від дієслова “нагадувати”.
9. Гарантійні
листи – це такі службові листи, в
яких гарантується виконання чогось, наприклад
оплати за послуги чи товари тощо. Якщо
гарантійний лист містить відомості фінансового
чи матеріального характеру, то, незважаючи
на те, що банківські реквізити адресанта
є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати
їх у тексті. Гарантійні листи підписують
керівник і головний бухгалтер підприємства.
10. Ініціативні
листи – це такі службові листи, що
спонукають адресата дати відповідь адресантові.
Залежно від викладеного в листі відповідь
може бути позитивна чи негативна. У разі
негативної відповіді дається обґрунтування.
11. Листи-відповіді
– це такі службові листи, в яких дають
відповідь на ініціативні листи. Якщо
в ініціативному листі викладено кілька
питань, то в листах-відповідях відповідають
на кожне з них.
Бланк листа має велике значення
в діловому листуванні. По бланку, його
дизайну, поліграфічному виконанню, характеристикам
паперу будуть судити про престиж
відправника та серйозність його
намірів. Бланк листа має велике
значення в діловому листуванні. По бланку,
його дизайну, поліграфічному виконанню,
характеристикам паперу будуть судити
про престиж відправника та серйозність
його намірів.
Практика показує, що для ведення зовнішньоекономічного
листування необхідно:
Реквізити бланку:
Для написання листа використовують
формат А4. Об'єм текстової інформації
листа не впливає на вибір формату
його паперового носія.
Якщо лист на декількох сторінках - на
початку кожної нової сторінки вказують:
адресат, дату і номер сторінки.
Сучасний лист повинен мати декілька ознак::
Адреса, індекс відправника та одержувача
повинна бути написана чітко, без скорочень
та переносу частин слова на інший рядок.
Лист повинен бути вагою не більш 20 г та
товщиною не більш 5 мм. (Якщо лист перевищує
ці данні, його необхідно відправляти
у поштових відділеннях зв’язку за допомогою
обслуговуючого персоналу).
В Україні використовуються листи таких
розмірів, мм:
Для міжнародних пересилань використовуються
листи таких розмірів, мм:
Зразки оформлення листів
Типовий лист
Адреса та індекс відправника |
Адреса та індекс одержувача |
Відповідна марка |
Зразок листа для пересилання у
межах України.
Бира Мар'ян Романович |
Слобода Юлія Юріївна1 |
|
Зразок листа для пересилання д
Мельник Назар Володимирович |
Воронина Анна Владимировна |
|
Зразок листа на
міжнародних поштових пересиланнях
.
Слупський Тарас Миколайович |
Helen O'Bryan |
|
1
- для юридичних осіб в адресі одержувача
зазначається повне найменування підприємства,
установи та посада ім'я і прізвище.
2
- на міжнародних поштових відправленнях,
що пересилаються до країн СНД, адреса
одержувача і відправника може зазначатися
російською мовою.
3
- на даний час, індекс не вказується.
4
- у разі відсутності поштового індексу,
зазначення його необов'язкове.
Не залежно від змісту, стиль
ділового листа повинен носити доброзичливий,
партнерський характер, в якому б
поєднувались природні етичні норми
людських відносин та інтереси справи,
не підкреслювались значимість свого
власного службового положення.
Всю кореспонденцію можна поділити на:
Формальні листи - підготовлені від
імені підприємства, фірми іншій фірмі
та які носять офіційний характер.
Неформальні листи - складаються
після офіційного знайомства, після встановлення
партнерських взаємовідносин робітниками
одного рівня (наприклад, менеджером по
збуту однієї фірми аналогічному менеджеру
іншій фірмі) з пропозицією про особисту
зустріч для обговорення ділових питань,
обміну інформацією.
Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання
є доволі делікатною. Найпоширенішими
є такі звертання:
Шановний/а (ім'я та батькові)!
Шановний/а пане (пані)... !
Шановні панове (колеги)!
Вельмишановний добродію!
Глибокошановний (ім'я та по батькові)!
Високошановний пане...
У сучасному діловому листуванні прийнято
зазначати звання адресата чи вказувати
на його професію.
Високопоставлений пане Міністре!
Вельмишановний (високоповажний) професоре!
Шановний вчителю!
Високоповажний пане ректоре!
Не слід забувати про те, що в
українській мові звертання вживають
у формі кличного відмінка. Відсутність
звертання може бути витлумачена
як зневага до адресата і порушення
етикету ділового листування.
Звернення.
Дуже важливо ретельно обміркувати початкову
фразу листа, від якої може багато залежати,
адже саме вона має переконати адресата
у правомірності написання листа. Якщо
це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні
буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Висловлюємо свою найщирішу вдячність
за...
Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями
щодо..
Перш за все дозвольте подякувати Вам
за...
Цей лист — вияв нашої вдячності за...
Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку
за...
Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...
Дозвольте висловити свою вдячність...
Вдячні Вам за запрошення...
Дякуємо за надану змогу...
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:
Із вдячністю підтверджуємо
отримання листа — відповіді...
Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
На підтвердження нашої попередньої домовленості
(телефонної розмови) повідомляємо...
Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...
Ми отримали Вашого листа з повідомленням
про... і щиро Вам вдячні.
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:
У відповідь на Ваш лист від (дата)...
Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
Відповідно до пункту укладеної угоди...
Відповідно до контракту (домовленості)..,
Посилаючись на оголошення в газеті (журналі),
просимо Вас...
До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханнями. Для їх оформлення є чимало типових висловів:
Будь ласка, повідомте нам про...
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите
свою участь у...
Звертаємося до Вас із проханням про невелику
пожертву у фонд...
Просимо Вас терміново оплатити рахунки.
Насамперед просимо повідомити...
Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити
про своє рішення найближчим часом.
Вибачте за додаткові турботи, але чи не
були б Ви настільки люб'язні дати детальні
письмові пояснення з приводу...
Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції
й дати остаточну відповідь.