Автоматизация делопроизводства

Движение документов, ввод резолюций  и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.

Поддержка вложенных подсистем. В  систему делопроизводства организации  входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей  над одним документом, много времени  и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки  документов должен быть единым для  всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих  станций, серверов, степени их удаленности  и используемых видов связи. Для  обмена информацией между пользователями в системе предусматривается  электронная почта, в функции  которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений  и уведомлений. Система позволяет  формировать списки рассылки.

Работа через сеть Интернет. В  системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

Возможность поиска документа по различным  критериям. Поиск документа может  осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным  словам или их частям. Причем поиск  производится не только в регистрационной  карточке, но и непосредственно в  документе.

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы  помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно  читать или удалять. АРМ администрирования  архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права  доступа к архивам.

Списание документа в дело. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с  правилами архивного хранения, принятыми  на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в  дело осуществляется путем занесения  в регистрационную карточку соответствующей  записи.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической  работы. В системе формируются  типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так  же имеется возможность загружать  генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.

Регламентация прав доступа. Права  пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с  их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам  подразделений можно дать возможность  работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений  будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В  системе предусмотрена электронная  подпись документов и резолюций  на документы. При необходимости  возможно делегирование права подписания одного документа или настройка  автоматического делегирования  для всех документов, поступающих  на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее  место может быть защищено паролем  от попытки несанкционированного доступа  к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система  должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа  в организации: от его первичной  регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную  сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности

3. Обзор основных систем документооборота, представленных в России

Основной причиной распространения  систем электронного документооборота стало осознание потребности  в использовании подобных систем. Передовиками в этом процессе, естественно, выступили организации госсектора и крупные промышленные компании. Также ускорили развитие приток иностранного капитала и распространение иностранного менеджмента. Объясняется это тем, что на Западе культура использования  систем управления информацией (документами) в электронном виде уже сложилась, и их применение стало для компаний обычной практикой. Сегодня и  в России руководители предприятий  понимают, что без использования  специальных ИТ ведение бизнеса уже невозможно. Развитие экономики приводит к усилению конкуренции, в условиях которой менеджмент использует все доступные средства повышения качества работы компании. К ним, безусловно, относятся ИТ и системы класса СЭД в частности.

Первые российские разработки в  этой области появились еще в  середине 90-х. У истоков рынка  стояли компании Интертраст, ЭОС, Весть-Метатехнология, НТЦ ИРМ, Cognitive Technologies, Оптима, АйТи. Их развитие шло на фоне бесчисленных попыток самостоятельной автоматизации работы с документами, предпринятых штатными IT-специалистами этих организаций. Большинство таких попыток были не очень удачными. В итоге компании начали доверять работу по автоматизации документооборота профессионалам, что и дало старт рынку СЭД. К 2000 году на рынке уже были представлены IBM, Documentum и Hummingbird. В 2002-2003 годах произошло качественное изменение состава игроков и предлагаемых ими решений. Появилось несколько новых сильных игроков, а ряд российских систем перешли на новый технологический уровень, от систем автоматизации делопроизводства до полноценных систем электронного документооборота за счет поддержки современной технологии Workflow (управления потоками работ). Компании, проигнорировавшие это веяние, были вынуждены уйти с рынка. По оценкам аналитиков РБК, в то время рост рынка составил 60-70% в год, и о нем начали говорить как о наиболее перспективном сегменте ИТ. Высокие показатели роста (на уровне 40%) сохраняются последние 3 года, что говорит о высокой востребованности систем класса СЭД в России.

Рассмотрим некоторые из систем электронного документооборота, имеющих  в последние годы наибольшее распространение  в России.

Заключение

Автоматизация процесса регистрации  документов идет по пути включения  данной функции в единые интегрированные  программные комплексы автоматизации  делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных  функций, они обслуживают весь процесс  прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку  содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение  деятельности организации, предоставляют  возможность поиска любого документа  элемента содержания или по любым  реквизитам в максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного  обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного  повышения ответственности и  уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато, использование средств автоматизации  делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости  от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных  циклов работы с документами и  создание единого документального  пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или  инженерная задача, он связан с общей  стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор  определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется  на данный момент, а также той  структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим  эффектом внедрения. Если это государственное  учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно  принимать на основе комплексного анализа  возможностей СЭД в зависимости  от требований и специфики организации-заказчика.

Список  используемой литературы

1.    Информационные системы в экономике: учеб. пособие для вузов по спец. "Финансы и кредит", "Бух. учет, анализ и аудит", "Мировая экономика", "Маркетинг", "Менеджмент орг.", "Гос. муницип. упр." / А. Н. Романов [и др.] ; [под ред. А. Н. Романова, Б. Е. Одинцова]. - Изд. 2-е, доп. и перераб. - М. : Вузов. учеб., 2008. - 410 с.

2. Информационные системы и технологии  в экономике и управлении: учебник  / под ред. Проф. В.В. Трофимова.  – М.: Высшее образование, 2006. –  480 с.

3. Информационные системы в экономике:  учеб. пособие / Г.Н. Исаев. – М.: Омега-Л, 2006. – 462 с.

4. Документирование управленческой  деятельности: учеб. пособие для вузов по спец. "Экономика и упр. на предприятии (по отраслям)" / Н. П. Крюкова. - М. : ИНФРА-М, 2008. - 267 с.

5.  Информационные системы в экономике: учеб. пособие по спец. "Менеджмент орг." : в 2 ч. Ч. 1 : Методология сознания / А. М. Карминский, Б. В. Черников. - М. : Финансы и статистика, 2006. - 335 с.

6. Интернет-ресурсы http://www.doc-online.ru/sed/index.php