Автоматизация системы делопроизводства

Киселева И.О.

Студентка 2 курса по направлению бакалавр «Менеджмента» НОУ ВПО «ЧИЭП им. М. В. Ладошина», г. Челябинск

Научный руководитель – Ярушина Т.Н

АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТА 

Для рассмотрения темы научной статьи - «Автоматизация системы делопроизводства» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «автоматизация».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23].

Управление можно представить  как последовательный процесс:

- получения информации;

- обработки информации;

- принятия решения;

- доведения решения до сведения  исполнителей;

- исполнения решения;

- подведения итогов. [21; с. 142-144].

Автоматизация делопроизводства и  переход к безбумажным технологиям  является основой автоматизации  документооборота.

Автоматизация  — одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов, изделий или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.

Автоматизируются:

• производственные процессы;
• проектирование;
• организация, планирование и управление;
• научные исследования;
• обучение;
• бизнес-процессы;
• и другие сферы человеческой деятельности.

Автоматизация позволяет  повысить производительность труда, улучшить качество продукции, оптимизировать процессы управления, отстранить человека от производств, опасных для здоровья. Автоматизация, за исключением простейших случаев, требует комплексного, системного подхода к решению задачи. В состав систем автоматизации входят датчики(сенсоры), устройства ввода, управляющие устройства (контроллеры), исполнительные устройства, устройства вывода, компьютеры. Применяемые методы вычислений иногда копируют нервные и мыслительные функции человека. Весь этот комплекс средств обычно называют системами.

Система делопроизводства обеспечивает регламентацию и автоматизацию процессов работы с документами и управляет документационными потоками организациях любого профиля и масштаба. Автоматизация делопроизводства преследует в первую очередь обеспечение оперативности и сокращение ошибок в работе с документами, а так же снижение времени на рутинные операции, такие как регистрация, учёт, поиск и т.д.. Кроме этого возникает желание сократить количество бумажных документов. 

Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить для себя, - это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что документооборот - это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе - где кончается документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о документообороте без связи с делопроизводством.

Существуют две тенденции. В первом случае документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства. Автоматизация делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный.

Вторая тенденция - это использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО).

Необходимость автоматизации  делопроизводства возникает, когда  в организации начинают значительно  проявляться проблемы бумажного  документооборота. Некоторые из них  становятся критичными. Например, когда  на одно обращение клиента формируется  несколько ответов, причём содержащих прямо противоположные или взаимоисключающие  сведения. Это возникает из за несогласованности исполнителей документов при подготовке ответов и отсутствия контроля за формированием и отправкой ответов на обращения. Потери документов, множественное дублирование, трудоёмкий и неэффективный контроль исполнения, долгий поиск - все эти проблемы в совокупности становятся толчком к автоматизации делопроизводства.  

Внедрение системы автоматизации  делопроизводства позволяет достичь следующих результатов:

• Регламентирование документационных процессов организации
• Повышение качества, достоверности и наглядности информации.
• Сокращение сроков подготовки, согласования и движения документов.
• Улучшение исполнительской дисциплины и управляемости задачами
• Повышение эффективности контроля исполнения документов и поручений
• Оперативное доведение до сотрудников необходимой информации,
• Создание единого централизованного информационного хранилища документов организации
• Осуществление быстрого поиска информации и документов
• Обеспечение высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности
• Регистрация карточек документов в соответствии с ГСДОУ
• Исключение ошибок в оформлении документов
• Сокращение числа бумажных документов, переход на безбумажный документооборот 

Внедрение системы делопроизводства и как следствие автоматизация  делопроизводства позволяет достичь  следующих результатов:

• Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений Компании и дочерних организаций
• Обеспечение эффективного контроля исполнения поручений и документов
• Сокращение сроков обработки документов
• Оптимизация маршрутов прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины
• Исключение дублирования работы по вводу информации на различных этапах работы с документами, в том числе исключение повторной регистрации
• Возможность коллективной работы с документами для достижения высокой степени ее независимости от личных качеств персонала за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур
• Сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов
• Сокращение временных затрат при поиске информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве, а также передаваемых на архивное хранение
• Достоверность и подлинность документов, передаваемых в электронном виде, оперативность доставки их исполнителю
• Повышение эффективности управления и координации работ по документационному обеспечению
• Повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов на каждом уровне исполнения и в целом по организации
• Организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности Компании
• Переход на безбумажный документооборот - электронные формы взаимодействия между структурными подразделениями Компании, а также между ее дочерними организациями
• Безопасность хранения и защита данных от несанкционированного доступа

Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она  будет хорошо спланирована и  управляема, но и тогда когда внутри организации  будет производить оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанная в процессе ее деятельности.  Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документоведения. Вопрос автоматизации документооборота для каждой фирмы решается индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучение персонала, дооснащение оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Список использованной литературы

1. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) [Текст] : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

2. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. - М.: Приор-издат, 2006. - 176 с.

3. Капустин, Н. М. Автоматизация производственных процессов в машиностроении: Учеб. для втузов / Под ред. Н. М. Капустина. — М.: Высшая школа, 2004. — 415 с. — ISBN 5-06-004583-8.

4.  Спивак, В.А. Делопроизводство [Текст] : учебное пособие / В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2003. - 208 с.: ил.

5.   Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008