Анадиз документооборота

§2. Основные управленческие документы в МДОУ №19 

 

Дошкольные образовательные  учреждения в соответствии с Законом  РФ «Об образовании»[24] получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем  и его заместителями решения  фиксируются в определенном порядке  и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным  учреждением должно быть документально  обеспечено, и от качества документационного  обеспечения управления зависит  качество управленческой деятельности.

Управление документацией  – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и  снабжение ею потребителей в установленные  сроки и с наименьшими затратами[25].

В управленческой деятельности МДОУ №19 можно выделить следующие  виды документов:

-  организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);

-  распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);

-  информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);

-  документы по личному составу;

-  предложения, заявления, жалобы граждан;

-  финансово-бухгалтерские документы;

-  технико-технологические документы;

-  контрольно-ревизионные документы.

Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного  учреждения, можно разделить на две  большие группы: организующие деятельность МДОУ №19 (организационно-правовые документы - договор между МДОУ и учредителем (приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство  о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной  и медицинской деятельности, свидетельство  о государственной аккредитации, коллективный договор, правила внутреннего  трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции; документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата; технико-технологическую документацию - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность; документы, организующие педагогическую деятельность учреждения) и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности (приложение 7, 8), личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы – письма (приложение 9), протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках; документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком).

Деятельность любого дошкольного  образовательного учреждения, в том  числе, и МДОУ №19 по управлению документацией  достаточно специфична в связи с  отсутствием в его структуре  службы документационного обеспечения  управления. Процессы работы с документами  распределены между заведующим детским  садом и старшим воспитателем[26].

Управление документацией  в детском саду включает в себя следующие направления работы:

-  организация документооборота;

-  контроль исполнения документов;

-  составление номенклатуры дел;

-  архивное хранение документов[27].

Организация делопроизводства в МДОУ №19 имеет свою специфику, которая определяется:

-  отсутствием службы документационного обеспечения;

-  незначительным объемом документооборота;

-  слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;

-  отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении;

-  отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Рассмотрим подробнее  особенности оформления разных видов  документов в МДОУ № 19.

1.  Организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.

Организационная документация — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию  его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и  работников[28].

В состав организационных  документов МДОУ №19 учреждения входят:

-  Устав;

-  договор с учредителем;

-  должностные инструкции сотрудников;

-  структура и штатная численность;

-  штатное расписание;

-  правила внутреннего трудового распорядка.

Устав является основным организационным  документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности[29]. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности МДОУ №19, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.

Содержательная часть  Устава заключает в себе следующие  основные разделы:

-  общие положения;

-  цели и предмет деятельности;

-  организация образовательного процесса;

-  участники образовательного процесса;

-  управление учреждением;

-  финансовая и хозяйственная деятельность;

-  регламентация деятельности;

-  реорганизация и ликвидация.

Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем  определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образовании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации»[30].

Постановлением Правительства  Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение  о дошкольном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения  указывается, что взаимоотношения  между дошкольным образовательным  учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность  сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода  за ними[31].

В соответствии с Уставом  учреждения разрабатывается его  структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. В этом документе указываются  все структурные подразделения  предприятия, вводимые на предприятии  должности и количество штатных  единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается  заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

Должностной и численный  состав учреждения с указанием фонда  заработной платы закрепляется в  штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия  и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных  окладах, надбавках и месячном фонде  заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим учреждения, согласовывается с главным бухгалтером  и ут-верждается руководителем управления образования, при этом в грифе ут-верждения указываются общая штатная численность учреждения и ме-сячный фонд заработной платы.

Правила внутреннего трудового  распорядка — нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению  администрации и профкома на основе типовых правил[32].

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь МДОУ №19, который  сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы  отражаются в правилах внутреннего  трудового распорядка.

Структура этого документа  следующая:

-  общие положения;

-  порядок приема, перевода и увольнения работников;

-  основные обязанности работников;

-  рабочее время и его использование;

-  поощрения за успехи в работе;

-  взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

-  внутриобъектный режим;

-  организация работы.

Согласно Уставу дошкольного  образовательного учреждения, правила  внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к  ним, принимаются общим собранием  коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским  садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным  документом под роспись в приказе  о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого  работника месте.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан[33].

Инструкция - самостоятельный  правовой акт, который подписывается  или утверждается заведующим детским  садом. Утверждение оформляется  в форме грифа или путем  издания распорядительного документа.

В инструкции излагается порядок  осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных  и нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова  «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией)[34].

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены  со своими инструкциями, один экземпляр  которых находится в личном деле, другой — у сотрудника. Одной  из задач оперативного контроля заведующего  над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные  обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического  коллектива.

Правовое положение педагогического, административного и обслужи-вающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц[35].

При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы. Каждая инструкция заверена подписью заведующего  и подписью сотрудника.

Текст инструкции разбивается  по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная  инструкция составляется на основе нормативных  документов. К ним относятся Закон  РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны  обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

-  общие положения;

-  функции;

-  должностные обязанности;

-  права;

-  ответственность;

-  взаимоотношения, связи по должности.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.

2.  Распорядительные документы. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего[36].

Приказ — это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов[37]. Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует  соблюдать следующие принципы:

-  достоверность и объективность описываемой ситуации;

-  полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

-  краткость и лаконичность;

-  соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

-  следование нормам официально-делового стиля речи.

Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие  реквизиты:

-  наименование данного учреждения (организации, предприятия);

-  наименование вида документа (приказ);

-  дата издания;

-  регистрационный номер;

-  место издания;

-  заголовок;

-  текст;

-  подпись;

-  визы.

Книга приказов — один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника[38].

В МДОУ №19 все приказы  фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены  печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней  странице, где ставится печать, имеется  запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», — которая подписана заведующим ДОУ.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании  соответствуют статьям и пунктам  Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором  упоминаются фамилии сотрудников, стоят росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.