Анадиз документооборота

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 

 

Дипломная работа

АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ (НА ПРИМЕРЕ  МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ДЕТСКОГО САДА 19 – ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА Г.РОССОШИ РОССОШАНСКОГО  МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОРОНЕЖСКОЙ  ОБЛАСТИ)

 

студентки дневного отделения 5 курса 070606 группы

Киселевой Ирины Николаевны

Научный руководитель

к.и.н., ст.преподаватель Сергиенко М.А.

Рецензент: к.и.н. Орехова М.С.

БЕЛГОРОД, 2011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА  – ДЕТСКОГО САДА №19

§ 1. История создания, основные направления и организация деятельности МДОУ №19

§ 2. Организационно-правовой статус МДОУ №19

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МДОУ №19

§    1.       Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство

§ 2. Основные управленческие документы МДОУ №19

§ 3. Оперативное и архивное хранение документов

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ №19

§ 1. Разработка должностной  инструкции делопроизводителя

§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЯ 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 

 

Актуальность  исследования заключается в том, что организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Документационное обеспечение  управления в дошкольных образовательных  учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением  напрямую зависит от уровня организации  делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.

Степень изученности  проблемы. При написании дипломной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.

Отечественным документоведением  к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках  статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических  исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в  основном учебниками и учебными пособиями  и т.д.

Кроме того, при написании  дипломной работы были использованы учебные пособия В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, JI.A. Дорониной[1], которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нор- мативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.

В учебных пособиях Л.М. Маневцевой, Т.С. Орловой, Е.П. Смирновой[2] представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и дает ответы на основные вопросы организации работы с документами по персоналу.

Так же были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство»[3], который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. Тщательно разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя, вошедших в структуру указателей содержания. Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело»[4], которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения.

В качестве объекта исследования документационное обеспечение деятельности дошкольных образовательных учреждений.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления детского сада №19 – Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области.

Целью данной работы является изучение организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления детского сада №19 – Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области с учетом современной ситуации.

Для достижения цели последовательно  должны быть решены следующие задачи:

-  изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности МДОУ №19, а также организационно-правовой статус учреждения;

-  рассмотреть организацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;

-  разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности МДОУ №19.

Источниковая база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании дипломной работы относятся: Гражданский кодекс Российской Федерации[5], регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации[6]; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[7], определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[8]; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[9]; Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов[10].

Методическую базу исследования составили: Государственная система  документационного обеспечения  управления, которая устанавливает  единые требования к документирования и организации работы с документами; Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти[11], а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98[12], в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[13]. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях.

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации  «Об образовании», «Типовое положение  о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое  положение о ДОУ в РФ»[14], Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений[15] и др.

При изучении темы исследования изучены следующие локальные  документы:

-  учредительные документы (Устав МДОУ №19, учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);

-  распорядительные документы МДОУ №19 (приказы по основной деятельности и по личному составу);

-  информационно-справочные документы;

-  специфическая документация, образующаяся в деятельности дошкольного образовательного учреждения № 19.

При написании дипломной работы были использованы такие методы научного исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство, наблюдение, изучение документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности дошкольного образовательного учреждения; изучение нормативно-правовой базы (законов, постановлений, ГОСТов, положений).

Практическая  значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства мы можем дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности дошкольного образовательного учреждения.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.

В первой главе дипломной  работы дается общая характеристика объекта исследования - МДОУ №19, в  частности, рассматриваются история  создания, организационно-правовой статус, а также организация деятельности.

Во второй главе дипломной  работы проводится анализ документационного  обеспечения деятельности МДОУ №19.

В третьей главе разработаны  основные направления совершенствования  документационного обеспечения  управления дошкольным учреждением.

В заключении даны основные выводы и предложения.

 

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА №19

§ 1. История создания, основные направления и организация  деятельности МДОУ №19 

 

Ясли-сад №19 был открыт 1 ноября 1987 года. Изначально учреждение принадлежало тресту «Придонхимстрой». Каждые пять лет в саду проходила аккредитация и аттестация. 1 декабря 1991 года сад был передан в ведомство Гороно. В 1991 году в саду ввелась единица психолога, в 1994 году были открыты две логопедические группы. В 1995 году руководство открыло новый спортивный зал и ввело единицу инструктора по физвоспитанию.

В связи с улучшением условий  для пребывания детей и расширением  услуг, оказываемых для всестороннего  развития ребенка, приказом Отдела образования  Воронежской области и заключением  расширенной проверки областной  комиссии 15 июня 2005 года детский сад  был переименован в «Центр развития ребенка».

В настоящее время муниципальное  дошкольное образовательное учреждение «Центр развития ребенка - детский сад  №19» (далее – МДОУ №19) осуществляет свою образовательную, правовую и хозяйственно-экономическую  деятельность в соответствии с действующим  законодательством РФ. Учреждение является некоммерческой организацией, следовательно, не ставит извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности[16].

Целью деятельности данного  муниципального образовательного учреждения является всестороннее формирование личности ребенка с учетом особенностей его  физического, психического развития, индивидуальных возможностей и способностей, подготовка к обучению в школе, развитие и  совершенствование образовательного процесса, осуществление дополнительных мер социальной поддержки воспитанников  и работников Учреждения.

Основными задачами МДОУ №19 является:

-  охрана жизни и укрепление здоровья детей;

-  создание максимальных условий, обеспечивающих интеллектуальное, личностное и физическое развитие детей;

-  осуществление необходимой коррекции отклонений в развитии ребенка;

-  приобщение детей к общечеловеческим ценностям;

-  взаимодействие с семьей для обеспечения полного развития ребенка;

-  развитие и совершенствование материально-технической базы.

Предметом деятельности учреждения является:

-  воспитание, обучение, присмотр, уход и оздоровление детей в возрасте от одного года до семи лет;

-  реализация программ дошкольного образования;

-  реализация программ дошкольного образования с приоритетным осуществлением физкультурно-оздоровительного, интеллектуального и художественно-эстетического направлений развития воспитанников;

-  реализация программ дошкольного образования с приоритетным осуществлением квалифицированной коррекции отклонений в физическом и психическом развитии воспитанников;

-  реализация программ дополнительного образования;

-  оказание платных дополнительных образовательных услуг;

-  медицинская деятельность для реализации целей и задач учреждения[17].

МДОУ №19 может реализовывать  дополнительные образовательные программы  и оказывать дополнительные образовательные  услуги, например:

-  речевое развитие;

-  логика и основы математики;

-  развивающие игры;

-  литературно-художественное развитие;