Автоматизация учета на предприятии

По счетам расчетов с контрагентами  детализация ведется по документам, при оформлении счета фактуры дата и номер платежного документа заполняется автоматически (по факту регистрации зачета аванса непосредственно в документе). Табличная  часть документа заполняется автоматически (кнопка «Заполнить»). Заполнение документа производится на основании данных регистра учета расчетов с покупателями для НДС, которые были сформированы при проведении первичных документов по расчетам с контрагентами.

Регистрация счетов-фактур на авансы, полученные от покупателей, производится с помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс» (меню «Продажа» - «Ведение книги продаж» - «Регистрация счетов-фактур на аванс»).

 С помощью  программного продукта происходит формирование вычетов по НДС. Для регистрации вычетов сумм НДС, уплаченным поставщикам за приобретенные ценности,  вводится документ «Формирование записей  книги покупок» (меню «Покупка» - «Ведение книги покупок» - «Формирование записей книги покупок»). Табличная часть формируется автоматически , но при желании ее можно детализировать, т.е. добавить или  убрать строки, изменить некоторые реквизиты и т.п. При проведении документа формируется бухгалтерская проводка по дебету счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость» и кредиту субсчета 19 «НДС по приобретенным ценностям». Вычет НДС по  приобретенным ценностям можно отразить как в книге покупок за текущий  налоговый период, так и в дополнительных листах предыдущих налоговых периодах

В дополнительные листы книги покупок  можно вносить не только записи по аннулированию вычетов по НДС, но и дополнительные записи по вычетам за истекшие налоговые периоды.

Формирование записей книги  продаж предназначен для отражения  в регистрах учета НДС записей, которые непосредственно связаны  с начислением НДС к уплате в бюджет , и которые должны попасть затем в книгу продаж.

Начисление НДС в бюджет может  производиться:

- по операциям реализации;

- по авансам, полученным от  покупателей;

- в иных случаях (например, исполнение  обязанностей налогового агента  по НДС и т.п.).

На исследуемом предприятии  начисление НДС происходит первым и вторым способом. При автоматическом заполнении (кнопка «Заполнить») анализируются данные регистров учета НДС, в соответствии с принятой учетной политикой организации в части НДС. Табличная часть заполняется автоматически и доступна для корректировки. При проведении документа формируются движения по регистрам учета НДС.

Если счета-фактуры на авансы выписаны, то на закладке «НДС с авансов» документа  «Формирование записей книги  продаж» по кнопке «Заполнить» можно  получить список предполагаемых записей книги продаж, касающихся НДС с авансов полученных. Здесь так же табличная часть может подвергаться корректировке. При проведении документа формируются записи в регистрах учета НДС.

Не менее важно, наряду с правильностью оформления операций по купле-продаже (включая формирование НДС), является своевременность и  правильность учета операций с денежными  средствами. Для регистрации поступления  наличных денежных средств в кассу  организации предназначен документ  «Приходный кассовый ордер» (меню «Касса» - «Приходный кассовый ордер»). Этим документом на предприятии отражаются  следующие виды хозяйственной деятельности:

- оплата от покупателя;

- прием розничной выручки;

- возврат денежных  средств подотчетным лицом;

-возврат денежных  средств поставщиком»

- получение денежных  средств в банке;-

- прочий приход денежных  средств.

Для регистрации расхода  наличных денежных средств из кассы  предприятия предназначен документ «Расходный кассовый ордер» (меню «Касса» - «Расходный кассовый ордер»). Этим документом на предприятии отражают следующие операции:

- оплата поставщику;

- возврат денежных средств покупателю;

- выплата заработной  платы по ведомости;

- выплаты заработной платы работнику;

- взнос наличными в  банк;

- инкассация денежных  средств;

- выплата депонированной  заработной платы;

- прочий расход денежных  средств.

После заполнения приходных  и расходных кассовых ордеров  программный продукт автоматически заполняет кассовую книгу предприятия, в которая является отчетной формой , где отражаются все движения наличных денежных средств (меню «Касса» - «Кассовая книга»). В конце каждого рабочего дня, если в этот день проводились операции с денежной наличностью, кассир формирует и распечатывает из «1С: Бухгалтерии» два листа отчетной формы «Кассовая книга» за завершенный рабочий день: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира (эти листы идентичны друг другу).

Для наиболее четкого  отслеживания операций с денежной наличностью существует отчет «Журнал регистрации кассовых документов» (меню «Касса» - «Журнал регистрации кассовых документов»)  и предназначен для формирования унифицированной формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Журнал формируется на основании всех проведенных кассовых документов за любой выбранный период.

Поскольку ООО «Мещерский ликеро-водочный завод» большинство своих хозяйственных операций проводит в безналичном порядке, то важное место в бухгалтерии занимает работа с банковским счетом.

Сведения о банковских счетах хранятся в справочнике «Банковские  счета». В информационную базу необходимо ввести следующие сведения о банковском счете:

- номер счета, длина  которого должна составлять 20 символов;

- вид счета (расчетный, ссудный, депозитный или иной);

- валюта счета, может  быть выбрана любая валюта, зафиксированная  в справочнике программы;

- БИК банка;

- вводить месяц в  дате документа;

- вводить суму без  копеек и т.д.

Для регистрации поступления  денежных средств на расчетные счета предназначены следующие документы:

- «Платежное поручение  входящее» (меню «Банк» - «Платежное поручение входящее»).

- «Платежный ордер  на поступление денежных средств» (меню «Банк» - «Платежный ордер  на поступление денежных средств»)

- «Платежное требование  выставленное» (меню «Банк» - «Платежное  требование выставленное»).

В документах «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» отражаются следующие операции:

- оплата от покупателя;

- возврат денежных средств поставщиком;

- расчеты по кредитам  и займам;

- прочие поступления  денежных средств;

- прочие расчеты с  контрагентами»

- поступление от продаж  по платежным картам и банковским  кредитам.

В документе «Платежный ордер на поступление денежных средств» дополнительно может быть указан вид хозяйственной операции – «Инкассация денежных средств».

Документ «Платежное требование выставленное» отражает поступление денежных средств на расчетный счет организации –  поставщика на основании требования о переводе средств на его счет со счета плательщика за отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги.

Помимо операций связанных  с поступлением денежных средств  предприятие имеет возможность  отражать операции, связанные со списанием  денежных средств с расчетных счетов организации. Для регистрации списания денежных средств предназначены следующие документы:

- «Платежное поручение исходящее» (меню «Банк» - «Платежное поручение исходящее»);

- «Платежный ордер на списание денежных средств» (меню «Банк» - «Платежный ордер на списание денежных средств»).

Этими документами отражаются следующие операции:

- оплата поставщику;

- возврат денежных  средств покупателю;

- перечисление налогов;

- расчеты по кредитам  и займам;

- перечисление денежных  средств подотчетнику;

- прочее списание денежных  средств;

- перевод  на другой  счет организации.

Документом «Платежное поручение исходящее» дополнительно  могут быть отражены операции:

- перечисление заработной  платы;

- прочие расчеты с  контрагентами.

Учет операций с денежными средствами ведется в разрезе статей движения денежных средств. В кассовых и банковских документах при этом заполняется реквизит «Статья ДДС» (статья движение денежных средств). Значения данных реквизитов выбираются из справочника «Статьи движения денежных средств» (меню «Банк» («Касса») – «Статьи движения денежных средств»). Данный справочник установлен в качестве вида субконто и используется для ведения аналитического учета по статьям движения денежных средств на счетах 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банке».

Обороты по статьям движения денежных средств используются при  формировании бухгалтерской отчетности для автоматического заполнения Формы № 4 «Отчет о движении денежных средств».

Трудоемким считается процесс начисление заработной платы и удержаний с работников предприятия. В состав «1 С :Бухгалтерия» входит специализированная подсистема учета заработной платы и кадров, что заметно облегчает работу бухгалтерии. Данная подсистема решает следующие задачи:

- учет движения кадров  по каждой организации, включая  оформление документов (приказы,  о приеме на работу и увольнении, о переводе работника с одной  должности на другую и т.д.) и отчетность (личные карточки  работников по форме Т-2, отчеты  по составу работников организации);

- начисление заработной  платы персонала предприятия  с оформлением соответствующих  документов (включая платежные документы);

- исчисление регламентированных  законодательством налогов и  взносов, облагаемой базой которых  служит заработная плата работников организаций, и формирование соответствующих отчетов (по НДФЛ, ЕСН, взносам в ПФР), включая подготовку персонифицированной отчетности;

- отражение начисленной зарплаты, а так же, сумм налогов и взносов в бухгалтерском и налоговом учете.

Сведения о кадрах в информационной базе разделены по смыслу.  Для хранения информации общего характера о работнике, не связанной с выполнением конкретных должностных обязанностей (паспортные данные и т.д.) предназначен справочник «Физические лица» (меню «Кадры» - «Физические лица»). Для хранения информации, связанной с выполнением должностных обязанностей (организация, подразделение, должность, табельный номер), используется регистр сведений «Работники организации» (меню «Зарплата» - «Работники организации»).

 Сведения об оплате  труда хранятся в регистре  сведений «Плановые начисления  работников организации» (меню «Зарплата» - «Плановые начисления работникам  организации»). Такое раздельное хранение информации не создает неудобства бухгалтерии, и упрощает его работу в ситуации, когда один работник числится  в нескольких организациях информационной базы, поскольку общую информацию о таком работнике потребуется ввести только один раз для размещения ее в справочнике «Физические лица».

Информация о кадрах вводится с помощью документов. Первоначальный ввод информации осуществляется документом «Прием на работу»(меню «Кадры» - «Прием на работу»). В документе «Прием на работу» на закладке «Начисления» указываются сведения, необходимые для начисления зарплаты, в частности:

- размер – сумма,  которая будет предложена как  результат начисления после заполнения  документа «Начисление заработной  платы»;

- вид расчета –  вид начисления, который содержит  заданный способ отражения в  учете сумм, начисленной работнику, с указанием способа налогообложения. Вид расчета выбирается из списка «Начисления организации» (меню «Зарплата» - «Начисления организации»).

Для заполнения сведений о физическом лице из форм документа  «Прием на работу» следует открыть  форму элемента справочника «Сотрудники организации», а из нее – форму элемента справочника «Физические лица» нажатием на гиперссылку «Более подробно о физическом лице». В этой форме заполняются все поля, поскольку соответствующие сведения необходимы  в последующем для правильного формирования отчетности по НДФЛ и взносам в ПФР. Сведения, необходимые для правильного исчисления НДФЛ,  вводятся в отдельной форме, вызываемой кнопкой «НДФЛ» командной панели формы элемента справочника «Физические лица».

К ним относятся:

- вычеты -  данные, необходимые для автоматического расчета стандартных вычетов, на которые имеет право физическое лицо согласно законодательству.

- данные с предыдущего  места работы (указываются на  закладке «Доходы на предыдущих  местах работы») – необходимы  для контроля совокупного дохода физического лица в отчетном периоде.

Все расчеты сумм начислений и удержаний (в конце месяца) проводится непосредственно в форме документа  «Начисление зарплаты» (меню «Зарплата»- «Начисление зарплаты»). Начисление зарплаты выполняется в следующем порядке:

- создается новый документ  «Начисление зарплаты», в его  шапке указываются необходимые  реквизиты («Дата документа», «Месяц  начисления» «Организация», можно  указать конкретные подразделения  предприятия);