Разработка рекомендаций, обеспецивающих повышение качества анализа и описания работы и рабочего места

То есть, мы видим, что практически вся  работа, выполняемая экономистом, планируемая, и это очень хороший показатель.

Теперь  проанализируем затраты времени  на выполнение работ, обусловленных  должностными обязанностями. В соответствии с принятой классификацией они делятся  на:

• Подготовительно-заключительное время – время, необходимое для подготовки к основному виду работы Тп-з;
• Время основной (оперативной) работы Тосн.
• Время обслуживания рабочего места – Т об.

Результаты  исследования приведены в таблице:

 

Таблица 4

Классификация рабочего времени, обусловленного должностными обязанностями:

Классификация	Всего, мин.	Уд.вес,%
Подготовительно-заключительное время	80	4%
Время основной (оперативной) работы	2110	94%
Время обслуживания рабочего места	50	2%
Общая величина рабочего времени, обусловленного должностными обязанностями	2240	100%

 

На подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места  может приходиться 2-4% рабочего времени. В данной ситуации приходится 4+2=6%, что  является отклонением от нормы и  требует анализа.

Рассмотрим, какие именно работы попадают в эту  классификацию:

 

Таблица 5

Работы, входящие в подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места:

Наименование работ	Всего,мин.	Уд.вес в Тдо
Формирование отчетов по продажам менеджеров из баз 1С	30	1,3%
Исправление ошибок с бухгалтером  по отгрузке	5	0,2%
Формирование исправленных отчетов  по продажам менеджеров из баз 1С	30	1,3%
Экспорт отчетов из 1С в Exсel и приведение их в регламентированный вид	15	0,7%
Загрузка компьютера	50	2,2%
Всего	130	6%

 

Итак, большей  частью все эти работы связаны  с работой компьютера. Мерами по ускорению загрузки компьютера и  формированию отчетов в базах 1С  служит увеличение оперативной памяти (покупается). Для того, чтобы не тратить постоянно время на экспорт отчетов из 1С в Excel и приведение их в регламентированный вид, необходимо 1 раз нанять программиста 1С и дать ему задание, на создание регламентированных отчетов прямо в 1С.

Теперь  необходимо провести детальный анализ структуры затрат рабочего времени  каждого дня и дать оценку каждой выполненной работе по следующим  критериям:

• Необходимость выполнения работы
• Соответствуют ли затраты времени на ее выполнение примерным (разумным) нормам
• Целесообразность выполнения работы

 

Таблица 6

Анализ  затрат рабочего времени

Наименование (содержание) работ (перечень элементов затрат)	Всего, мин.	Необходимость	Соответствие нормам времени	Целесообразность
понедельник
Загрузка компьютера	10	да	нет	да
Формирование отчетов по продажам менеджеров из баз 1С	30	да	нет	да
Проверка правильности информации	10	да	да	да
Исправление ошибок с бухгалтером  по отгрузке	5	да	да	да
Формирование исправленных отчетов  по продажам менеджеров из баз 1С	30	да	нет	да
Экспорт отчетов из 1С в Excel и приведение их в регламентированный вид	15	да	нет	нет
Заполнение с полученных отчетов  документа "Анализ по отгруженным  заказам в разрезе менеджеров за отчетный период	190	да	да	да
Разговор по телефону с мамой	10	нет	нет	нет
Заполнение с полученных отчетов  документа "Анализ по оплаченным заказам  в разрезе менеджеров за отчетный период	60	да	да	да
Чаепитие и личные надобности	10	да	да	да
Заполнение с полученных отчетов  документа "Анализ по оплаченным заказам  в разрезе менеджеров за отчетный период	110	да	да	да
ИТОГО	480	10	95	25
Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде		2%	20%	5%
вторник
Загрузка компьютера	10	да	нет	да
Сравнительный анализ отгрузки с планом и прошлым годом в разрезе  менеджеров и видов деятельности	40	да	да	да
Подготовка отчетности в установленной  форме и доведение ее до руководителя	20	да	да	да
Позаказный анализ себестоимости	110	да	да	да
Личные надобности	5	да	да	да
Позаказный анализ себестоимости	175	да	нет	да
Чаепитие и личные надобности	10	да	да	да
Позаказный анализ себестоимости	110	да	да	да
ИТОГО	480	0	185	0
Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде		0%	39%	0%
среда
Загрузка компьютера	10	да	нет	да
Внесение изменений в сметы	30	да	да	да
Помощь в создании отчета менеджеру  по размещению	15	нет	нет	нет
Анализ ФОТ за отчетный период	65	да	да	да
Чаепитие и личные надобности	10	да	да	да
Внесение данных в отчет по статьям  затрат за период	50	да	да	да
Ожидание программиста для устранения неполадок в работе компьютера	15	да	нет	нет
Внесение данных в отчет по статьям  затрат за период	45	да	да	да
Позаказный анализ себестоимости	60	да	да	да
Проведение расчетов по служебной  записке главного бухгалтера	40	да	да	да
Личные надобности	5	да	да	да
Сравнительный анализ цен с конкурентами	135	да	да	да
ИТОГО	480	15	40	30
Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде		3%	8%	6%
четверг
Загрузка компьютера	10	да	нет	да
Внесение изменений в сметы	50	да	да	да
Внесение данных в отчет по статьям  затрат за период	40	да	да	да
Позаказный анализ себестоимости	50	да	да	да
Личные надобности	5	да	да	да
Внесение изменений в прайсы	15	да	да	да
Позаказный анализ себестоимости	70	да	да	да
Внесение данных в отчет по статьям  затрат за период	120	да	да	да
Поздравление снабженца с ДР и чаепитие	20	нет	да	да
Внесение данных в отчет по статьям  затрат за период	100	да	да	да
ИТОГО	480	20	10	0
Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде		4%	2%	0%
пятница
Загрузка компьютера	10	да	нет	да
Позаказный анализ себестоимости	110	да	да	да
Чаепитие и личные надобности	10	да	да	да
Позаказный анализ себестоимости	110	да	да	да
Подготовка отчетности в установленной  форме и доведение ее до руководителя	130	да	да	да
Личные надобности	5	да	да	да
Подготовка отчетности в установленной  форме и доведение ее до руководителя	105	да	да	да
ИТОГО	480	0	10	0
Удельный вес непроизводительных работ в дневном рабочем фонде		0%	2%	0%
ИТОГО время непроизводительных работ  за неделю		45	340	55
Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде недели		2%	14%	2%

 

Итак, в  результате анализа мы видим, что  более, чем в 10% случаев расход времени был велик, поэтому особое внимание надо уделить техническим вопросам организации труда, самодисциплине и т.д. Причины потерь, и меры по экономии времени представлены в следующем разделе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Составление описания  работы на основе обработки  результатов анализа работ

Мы провели  анализ использования рабочего времени, выявили потери и непроизводительные затраты, недостатки в организации  труда. Это дает возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения  по их устранению, что позволит добиться не только сокращения затрат, но и повысит  эффективность труда в целом. Почему? Потому что высвобожденное время экономист может направить  на выявление резервы производства, разработку мер по повышению рентабельности производства, конкурентоспособности  выпускаемой продукции, производительности труда и снижению производственных издержек.

Результаты  разработки представлены в таблице:

 

Таблица 7

Факторы помех

Виды помех	Продолжительность, мин	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению
Простои из-за долгой загрузки и обработки информации ПК	110	Малый объем оперативной  памяти	Увеличение объема оперативной  памяти
Затраты времени на перенос  данных из 1С в Excel	15	Отсутствие необходимых  настроек в 1С	Настройка отчетов в 1С  в регламентированной форме
Затраты времени на поход  в библиотеку за учебниками	От 30 (по разному)	Отсутствие методической литературы и справочной информации	Приобретение методической литературы или подключение к  интернету
Значительные затраты  времени на позаказный анализ себестоимости	795	Неразработанные процедуры  контроля соответствия себестоимости  в первичной документации и в 1С	Разработка процедур, направленных на исключение двойной работы по контролю и излишние затраты на поиск по базе данных
Постоянные простои из-за помощи коллегам при составлении  отчетов в Excel	От 15 (по разному)	Знание коллегами лишь базовых навыков в программе  Excel	Корпоративное обучение сотрудников  компании работе с отчетами в Excel
Телефонные разговоры  по личным делам	10	Ответы на звонки	Довести до знакомых, что  звонить надо либо в обед, либо вечером

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Анализ работы (или рабочего места) в действующей организации  проходит в определенной последовательности.

Первый, очень важный этап анализа дает общее представление  об организации в целом и организационном  расположении каждого рабочего места  в ней. На этом этапе составляются схемы структуры организации, показываются связи и отношения между рабочими местами (или должностями). На втором этапе решается вопрос, как и для  чего будет использоваться информация по анализу работы (для отбора персонала, оценки результатов его деятельности, обучения и т.д.). Анализ всех рабочих мест требует длительного времени и немалых затрат. Поэтому следует выбрать какой-либо типичный образец тех рабочих мест, которые будут конкретно анализироваться (третий этап). На четвертом этапе с помощью определенных методов (собеседование, наблюдение, вопросники) собираются необходимые данные — характеристики работы, выявляются целесообразные режимы работы и качества, необходимые исполнителю данной работы. Информация, полученная на этом этапе, будет использована затем на пятом этапе при описании работы (рабочего места). На шестом этапе разрабатывается личностная спецификация, т.е. набор требований к работнику, выполняющему данную работу.

При проведении анализа работы должны быть получены такие ее характеристики, которые в полном объеме и всесторонне  позволят составить описание работы. Поэтому анализ начинается с составления  полного перечня работ. Затем  каждый вид работы расчленяется на отдельные процедуры и операции. Изучаются приемы и методы их выполнения, используемое оборудование, аппараты, инструменты; выявляются условия труда; рабочие взаимоотношения; устанавливается  уровень профессиональной подготовки, знаний и умений, необходимых для  выполнения данной работы на требуемом  уровне.

Существует три основных метода анализа работы, которые по отдельности или в комбинации могут быть применены к процессам  сбора информации. К ним относятся: наблюдение, собеседование, вопросники.

Описание работы — это  фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы — это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.

К параметрам работы относятся  ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в  ходе анализа работы. Описания работы могут и должны использоваться в  интересах всей организации и  самого работника. Они используются организацией для определения задач  отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения  квалификации кадров; определения непригодности  исполнителя и, если необходимо, его  увольнения, аргументации в суде в  случае трудового конфликта.

Описание работы должно отражать работу настолько хорошо, чтобы обязанности  были ясны независимо от других описаний работы.

Анализ работы является одним из первых действий персонала, что влияет на его обязательства. Большинство  людей не могут исполнять работу, когда не имеют способностей и  навыков ее исполнения. Через анализ работы определяете последствия, которые  влечет эта работа и навыки и способности, которыми должны обладать кандидаты.

В данной работе было проанализировано содержание труда руководителя ООО  ПКФ «Технакон» и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

Анализ использования  рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда  рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени руководителя учреждения.

Проведя данное исследование, можно сказать о том, труд руководителя, чью деятельность я анализировал, имеет определенные, достаточно серьезные  недостатки, которые требуют устранения или хотя бы корректировки.

Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: труд руководителя должен быть четко регламентирован и должен соответствовать основным нормам и  правилам.

Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе  продолжительности выполнения тех  или иных профессиональных обязанностей. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется  их доля в совокупности всех работ.

В результате работы, основываясь  на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности  выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план организационно-технических  мероприятий по совершенствованию  использования рабочего времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Веснин В. Р. Основы менеджмента. — М.: «Триада, Лтд», 2005.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Человек, стратегия, организация, процесс. — М.: Издательство МГУ. 2005.
3. Голубев Ю.Н. Стратегия и тактика совершенствования управления. — Л.: ЛДНТП. 2002.
4. Гончаров В.В. В поисках совершенства управления: руководство для высшего управленческого персонала. — М.: МНИИПУ. 2005.
5. Громова О.Н., Свистунов В.М., Мишин В.М. Организация управленческого труда. - М., 2003.
6. Губин Б.В. Гальперин С.В.. Бондарь Л.А. Планирование совершенствования управления. — М.: МНИИПУ. 2002.
7. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом / Под ред. А.Я. Кибанова — М.: Издательство «Приор». 2004.
8. Егоршин А. П. Управление персоналом. — Н. Новгород: НИМБ, 2005.
9. Иванцевич Дж. М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления: основы управления персоналом. — М.: Дело. 2004.
10. Кибанов А.Я.. Мамедзаде Г.А., Родкина Т.А. Управление персоналом: регламентация труда. Под. ред. А.Я. Кибанова. — М.: Экзамен. 2003.
11. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2003.
12. Менеджмент / М.М. Максимовцев, А.В. Игнатьева, М.А. Комаров и др. М.: Банки и биржи ЮНИТИ, 2005.
13. Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник / Под ред. Ф.М. Русинова и М.Л. Разу. М.: ФБК-ПРЕСС, 2002.
14. Менеджмент организации: Учеб. пособие / Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: ИНФРА-М, 2005.
15. Мескон М., Альберт М., Хендоури Ф. Основы менеджмента. Пер. с англ. / Общ. ред. и вступ. ст. Л.И. Евенко. — М.: Дело. 2005.
16. Моисеева Н.К. Регламентация труда персонала. – СПб.: Питер, 2005.
17. Моргунов Е.Б. Управленческий персонал: исследование, оценка, обучение. — М.: Бизнес-школа «Интел-синтез», 2000.
18. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. – М.: Экономика, 2004.
19. Олегов Ю.Г.. Журавлев П.В. Управление персоналом. — М.: Финстатинформ. 2004.
20. Основы управления персоналом / Под ред. Генкина Б.М. — М.: Высшая школа. 2005.
21. Павлуцкий А. Управленческий персонал: стереотипы и реальность // Управление персоналом. - № 8. – 2002.
22. Пугачёв В.И. Регламентация труда: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2004.
23. Рогожин С.И. Регламентация труда. – М.: Знание, 2002.
24. Саакян А.А. и др. Управление персоналом в организации. — СПб.: Питер, 2003.
25. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб.-практ. пособие. 4-е изд. — М.: Дело, 2002.
26. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы менеджмента. – М.: Вира-М, 2004.
27. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Базарова Т. Ю., Еремина Б. Л., М.: Банки и биржи, 2002.
28. Управление персоналом организации: Учебник. Под/ред. А.Я. Кибанова. - М., 2005.
29. Чудновская С.Н. Управленческий персонал организации. – М.: НОРМА, 2004.