Стандарт «Работа по формированию и учёту фондов в МБУК «Централизованная система массовых библиотек г. Хабаровска»

 

 

                     УТВЕРЖДЕН

приказом  директора

МБУК ЦСМБ

 

от __________ № ____________

 

 

 

Стандарт

«Работа по формированию и учёту фондов в МБУК  «Централизованная система массовых библиотек г. Хабаровска»

 

1. Область применения

Стандарт разработан в  целях обеспечения качества работы по формированию и учету фондов библиотеки (далее – Работа), финансируемой  за счёт средств краевого и/или муниципального бюджетов, повышения книгообеспеченности населения города Хабаровска, обращаемости фонда ЦСМБ, увеличения доли удовлетворенности пользователей в его качестве.

Настоящий стандарт устанавливает  общие требования к организации  и выполнению Работы, определяет последовательность действий и порядок взаимодействия между участниками. Стандарт устанавливает  основные положения, которые при  необходимости могут быть конкретизированы в других нормативных документах по стандартизации.

 

2. Нормативные ссылки

Работа осуществляется в  соответствии с нормативными правовыми  актами, регулирующими деятельность в области формирования библиотечного  фонда.

В настоящем стандарте  использованы ссылки  на следующие  стандарты:

• ГОСТ 7.0-99. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения;
• ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления;
• ГОСТ 7.19-2001. Формат для обмена данными. Содержание записи;
• ГОСТ 7.20-2000 Библиотечная статистика;
• ГОСТ 7.32-2001. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления;
• ГОСТ 7.51-98. Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление;
• ГОСТ 7.55-99. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу;
• ГОСТ 7.60-2003. Издания. Основные виды, термины и определения;
• ГОСТ 7.70-96. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик;
• ГОСТ 7.73-96. Поиск и распространение информации. Термины и определения;
• ГОСТ 7.76-96. Комплектование документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения;
• ГОСТ 7.80-2000. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления.
• ГОСТ 7.82-2001. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления;
• ГОСТ 7.83-2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения;
• ГОСТ 7.48–2002 «Консервация документов. Основные термины и определения»

 

 

3. Термины и определения

 

В настоящем стандарте  применены термины с соответствующими определениями:

3.1. фонд: Упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам и профилю библиотеки, информационного центра и предназначенная для использования и хранения

3.2. основной фонд: Фонд, включающий основную массу документов по профилю библиотеки, информационного центра и предназначенный для использования и хранения

3.3. депозитарный фонд: Фонд, предназначенный для постоянного хранения и использования в специально выделенных библиотеках, информационных центрах

3.4. обменный фонд: Фонд, предназначенный для обмена документами, безвозмездной передачи библиотекам, информационным центрам и (или) продажи их организациям и частным лицам

3.5. резервный фонд: Фонд, предназначенный для пополнения фонда библиотеки, информационного центра и их филиалов

6. специализированный фонд: Фонд, состоящий из документов, отобранных по какому-либо из признаков: вид документа, тематика, читательское назначение
7. подсобный фонд: Фонд, состоящий из наиболее спрашиваемых документов, приближенный к отделам обслуживания библиотеки, информационного центра для быстрого удовлетворения читательских запросов
8. страховой фонд: Фонд на микро- или машиночитаемых носителях, создаваемый в целях сохранения наиболее ценных документов, не предназначенный для использования и подлежащий особо тщательному хранению в безопасном месте
9. формирование фонда: Совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами
10. организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов
11. управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда в соответствии с задачами библиотеки, информационного центра и потребностями абонентов

 комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки, информационного центра

 пополнение фонда: Процесс ввода документов в фонд после проверки на соответствие заказу, проверки на дефектность, учета и обработки

12. текущее комплектование: Комплектование фонда вновь изданными профильными документами
13. ретроспективное комплектование: Комплектование фонда отсутствующими профильными документами или недостающими экземплярами документов за прошлые годы
14. координированное комплектование: Согласованное комплектование двух и более библиотек, информационных центров с целью разграничения в приобретении документов по тематике, видам, устранения неоправданного дублирования и расширения репертуара приобретаемых документов
15. централизованное комплектование: Комплектование филиалов или сети библиотек одним учреждением (центральным органом)
16. очное комплектование: Комплектование, основанное на личном просмотре и отборе документов комплектатором библиотеки, информационного центра
17. заочное комплектование: Комплектование, основанное на принципе заказов без предварительного просмотра и отбора документов комплектатором библиотеки, информационного центра. Осуществляется библиотечным коллектором центральной библиотечной системы или отрасли в соответствии с профилем комплектуемого фонда
18. исключение документов, рекомплектование: Отбор, изъятие из фонда и снятие с учета непрофильных, устаревших, излишне дублетных, ветхих документов, а также снятие с учета утраченных документов
19. профиль комплектования, тематико-типологический план комплектования: Документ, регламентирующий основные направления и особенности комплектования библиотеки, информационного центра и определяющий тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в фонд
20. источники комплектования: Организации, учреждения и отдельные лица, с помощью которых комплектуются фонды библиотек, информационных центров
21. обязательный экземпляр: Экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие учреждения и организации в порядке и количестве, установленных законом
22. покупка документов: Приобретение документов за плату в торгующих организациях или у частных лиц
23. подписка на сериальные издания: Соглашение о регулярной доставке сериального издания в течение определенного периода времени с выплатой заранее установленной суммы
24. обмен документами: Передача документов по соглашению в постоянное пользование из одних библиотек информационных центров или различных организаций в другие
25. внутригосударственный обмен документами: Обмен документами между библиотеками, информационными центрами и другими организациями внутри одной страны
26. международный обмен документами: Обмен документами между библиотеками, информационными центрами и другими организациями различных стран или международными организациями
27. безвозмездная передача документов, дар: Бесплатная передача документов библиотеке, информационному центру отдельным лицом, группой лиц, учреждением или другой библиотекой, информационным центром в соответствии с определенными условиями
28. передача документов в наследство: Передача документов библиотеке, информационному центру по завещанию в соответствии с определенными условиями
29. выявление документов: Поиск документов, необходимых библиотеке, информационному центру, осуществляемый по перспективным, текущим и ретроспективным библиографическим указателям в торгующих организациях или у частных лиц
30. отбор документов: Определение соответствия документов профилю комплектования и целесообразности их приобретения для фонда или хранения уже имеющихся документов в фонде

Примечание. Отбор может быть первичным и вторичным. Первичный отбор осуществляется в процессе комплектования, вторичный — в процессе рекомплектования.

31.   приобретение документов (небезвозмездное): Получение документов путем покупки или обмена
32. заказ документов: Оформление заявок для поставщика (библиотечного коллектора, книжного магазина и др.) на документы, которые желательно приобрести
33. выполнение заказа: Высылка документов библиотеке, информационному центру по предварительному соглашению
34. дублетный экземпляр: Повторный экземпляр документа в фонде библиотеки,

Примечание. Различаются запланированная при комплектовании дублетность и излишние дублетные экземпляры

35. лакуна: Пробел в фонде библиотеки, информационного центра
36. дезидерата: Документ, соответствующий профилю комплектования, но отсутствующий в фонде и необходимый библиотеке, информационному центру для заполнения лакун или пополнения фонда дублетным экземпляром
37. проверка экземпляра на дефектность: Проверка экземпляра документа с целью выявления полиграфического брака (пропущенных страниц, неправильно сброшюрованных листов и т. п.) или качества экземпляра, пришедшего в частичную негодность в процессе использования
38. учет фонда: Комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности
39. инвентаризация документов: Вид индивидуального учета, заключающийся в составлении перечня документов, предназначенных для хранения, в порядке их поступления
40. регистрация документов: Запись документов, предназначенных для хранения, в инвентарную книгу или другую учетную форму
41. регистрация периодических изданий: Регулярная запись номеров (томов, выпусков) периодического издания, позволяющая контролировать поступления и определять, какой последний номер (том, выпуск) получен
42. основная библиографическая запись: Каталогизационная запись представляющая наиболее полную информацию о документе, обеспечивающая его идентификацию и поиск (для распечатки инвентарной книги)
43. годовой комплект: Совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу
44. название: Каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления
45. экземпляр: Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него

 

4. СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
1. Полное наименование Работы: Работа по формированию и учету фонда ЦСМБ.
2. Работу осуществляет Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Централизованная система массовых библиотек г. Хабаровска»
3. Работа производится:

• не менее пяти дней в неделю;

• не менее восьми часов в день.
4. Работа осуществляется за счёт средств муниципального  бюджета.
5. В составе Работы выделяются следующие направления деятельности:
• комплектование фондов;
• организация фондов;
• управление фондом.
1. Комплектование фондов осуществляется с целью   приведения состава документного фонда в соответствие с его моделями (профилями), за счет пополнения фонда и исключения документов из фонда (рекомплектование).

Комплектование (пополнение фонда)  включает процессы выявления, отбора, заказа, приобретения   документов, соответствующих задачам библиотеки.

Комплектование (пополнение фонда – первичный отбор) состоит  из двух составляющих: (текущее комплектование (в т.ч. докомплектование) и ретроспективное комплектование) осуществляется следующими способами:

• покупка – приобретение документов за плату в торгующих организациях или у частных лиц;
• подписка – соглашение о регулярной доставке изданий в течение определенного периода времени с выплатой заранее установленной суммы;
• репродуцирование документов – созданий копий (копирование, сканирование, скачивание, сетевые Интернет-ресурсы, микро – фото и т.д.);
• пожертвования – безвозмездная передача документов;
• замена (взамен утерянных или поврежденных) – возмещение ущерба;
• обмен – передача документов из одного фонда в другой;
• обязательный экземпляр – передача документов производителями в порядке, установленном законодательством.

Отбор документов в фонд ЦСМБ (первичный отбор) осуществляется:

• по формальным признакам: вид, тип, обложка, язык, год издания, место издания, издательство, автор, читательское назначения;
• по смысловому соответствию: актуальность, новизна, оригинальность (новаторские разработки, самобытный), фундаментальность (основополагающие знания по предмету), достоверность,  научная и художественная ценность (высокая значимость для науки и искусства);
• по   соответствию: установлению наличия аналогичного документа в фонде   ЦСМБ;
• по финансовым возможностям.

При осуществлении работы по комплектованию (пополнению фонда)  используются следующие источники  информации  о российском документом рынке:

• издательско-книготорговая библиография
• тематические планы издательств
• издательские и книготорговые каталоги
• проспекты
• прайс-листы
• интернет-ресурсы (сайты издательств и др.)
• специализированные периодические издания (газеты: «Книжное обозрение», «Книготорговый бизнес», «Литературный базар», журналы: «Витрина», «Книжный бизнес», «Книжное дело».
• «Книги в наличии и печати» - библиографический каталог (создает РКП).

Особое внимание при выполнении операций по пополнению фонда уделяется  комплектованию документов краеведческого содержания.

Примечание. При выборе поставщиков учитываются следующие параметры:

• наличие у поставщика профильных документов для фонда
• качество предлагаемых документов
• надежность поставщика
• комфортность обслуживания (удобный способ оплаты, доставка и т.д.)
• ценовой уровень.

Приобретение документов через  подписку и покупку осуществляется через проведение котировки/аукциона:

– прием  заказов от отделов (структурных  подразделений);

– работа с каталогами (прайс-листами, проспектами  и т.д.);