Самоменеждмент- главная составляющая культуры руководства. Разработка плана саморазвития

    Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

 

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности	Интервал  времени (от…  до…)	Продолжительность

 

 

Таблица 2. Листок “дневных помех”

помехи интервал	продолжительность	кто	пометки (причины)

 

 

   Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный  анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

   Сильные стороны  использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых  же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их.  Прежде всего, каждую работу  нужно проанализировать с помощью следующих  вопросов:

• была ли работа необходима? (если более 10 %  рабочего времени было потрачено не на  необходимую работу, это говорит о  проблемах с делегированием и определением приоритетов)
• были ли оправданы затраты времени? (если более 10%  рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
• было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10%  рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
• был ли сознательно определен временной  интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно,  значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

 

 

Определив критические  моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые  поглотители времени,  нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Сильные стороны:

• сортировка почты ( это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
• не  самые важные дела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на важные  и требующие больших затрат времени дела не остается времени
• каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими 
• вся работа, проделанная в этот день, была необходима
• помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

                       

Слабые стороны:

• временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно ( если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)
• непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день

 

 

 

5.3.Причины,  мешающие рациональному использованию  рабочего времени

    В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты,  мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации  и психологические факторы личности самого руководителя.

К наиболее значительным факторам внешней среды можно  отнести проблемы с транспортом  из-за которых возникают большие  затраты на служебные разъезды, а  так же ожидания в очередях.

Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

• получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов
• избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов
• нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника
• большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

Со стороны  личностных и психологических характеристик  руководителя могут проявляться  следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

• медлительность в действиях;
• отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
• повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
• распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

На основании  выявленных причин, мешающих рациональному  использованию рабочего времени, была заполнена таблица: «Факторы помех».

 

5.4.Проектные  предложения

Проведенные в  данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

В организации  работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним  относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех  работ по должностной инструкции.

Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.

Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

• Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
• Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных
• Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством
• ориентироваться на долгосрочные цели
• научиться расставлять приоритеты работ
• Повысить самодисциплину.

 

Используя данные таблицы 1, был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.

Для улучшения  наглядности требующихся мероприятий  был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 2:

 

 

 

Заключение

 

      Умение ладить с людьми- это менеджмент, умение ладить  со  временем  –

самоменеджмент.  Причем   качество   последнего   определяет   эффективность

первого.  Самоменеджментом  называют   последовательное   и  целесообразное

использование испытанных методов работы в повседневной практике,  для  того,чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

      Управление временем – вещь  очень  личная.  Из  десятков  предложенных

советов мы должны подобрать только те, что походят  именно вам,  и  заставить

их работать на себя. Научиться управлять временем – задача  не  для слабого

человека.  Власть  над  временем  дается  только  в  непрерывной  борьбе   с

«расточителями  времени».

      Приемы управление временем дают  возможность управлять своей  жизнью.

      Особенность   современного  взгляда  на   руководителя   как   лидера

коллектива   состоит  в   том,   что   он   рассматривается   как   носитель

инновационной   организационной    культуры,    как    основной    инициатор

последовательных  изменений  в  организации.  Важнейшие  черты  современногоруководителя:  профессионализм,  способность  вести  за   собой   коллектив, стремление  создавать  и   поддерживать   хороший психологический   климат невозможно без работы над собой, без самоменеджмента.

       В  работе  мы  рассмотрели   прогрессивные   методики   планирования,

практические  советы  и  рекомендации  по  эффективной  организации    своей

деятельности, планированию рабочего  времени,  установлению  приоритетов   в работе.

Можно сделать  вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально,    т. к.  для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования  своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.  

 

 

 

Список  использованной литературы

 

 

 1.    Верищагин     Д.С.     Становление:     Система     дальнейшего

         энергоинформационного развития,  II  ступень.  СПб.:  ИД  «Невский

         проспект», 1999.- 188 с.

2. Вудкок М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер. М.: Дело, 1991. 320

        с

 3. Джулия  Моргенстерн Тайм  менеджмент.  Искусство  планирования  и

         управления своим временем и  своей жизнью. М.: ООО «добрая   книга»,

         2001. – 264 с.

 4. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках.  М.:ИНФРА-М,  Интерэксперт,

         1995. – 267 с.

 5. Ильин Е.П. Мотивация и мотивы. СПб.: Питер, 2003. – 512 с.

6. Кузнецова Е. Постройте судьбу // Действующие лица. 2003. № 4.  С.

         48-50.

7. Маслоу А. Мотивация и личность. СПБ.: Питер, 2003. – 352 с.

8. Мильнер Б.З. Теория организации. М.: ИНФРА-М, 1999.- 336 с.

 9. Психология человека от рождения до смерти.  СПб:  Прайм  ЕВРОЗНАК,

         2003. -  656 с.

 10. Удальцова М.В. Социология управления.  М.:  ИНФРА-М,  Новосибирск:

         НГАЭиУ, 1998. – 144 с.

 11. Хроленко А.Т. Самоменеджмент   М.: «Экономика», 1996. – 139 с.

         2001. – 439 с

12. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. М.:

         Смысл , 2000. – 359 с

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения.

Приложение 1.

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода  времени

Вид деятельности	Интервал  времени	Продолжительность
Разбор почты                            (срочно/не срочно)	1000 - 1020	20 минут
Телефонный  звонок                        ( подтверждение встречи)	1020 - 1030	10 минут
Подготовка  документов для встречи с партнерами	1030 - 1200	1 час 30 минут
Делегирование подчиненным работ по новому проекту	1200 - 1320	1час 20 минут
Обеденный перерыв	1320 - 1400	40 минут
Дорога	1400 - 1420	20 минут
Переговоры  с партнерами по созданию окончательного варианта контракта	1420 – 1540	1 час 20 минут
Дорога	1540 - 1625	45 минут
Подготовка  доклада	1625 - 1700	35 минут
Доклад руководству  о прошедшей встрече	1700 - 1725	25 минут
Ответ на письма	1725 - 1800	35 минут