Проектирование организации

 

       2.3. Внешнее окружение организации, анализ связей

 

           2.3.1 Внешние связи организации

Внешнее окружение фирмы «Выбор»:

• Поставщики ресурсов
• Потребители услуг
• Конкуренты
• Сторонние организации
• Средства массовой информации

Анализ.

Положительное действие:

• Создание определенной прибыли поставщику
• Предоставление качественных услуг
• Стимулирование конкурента для работы с лучшим качеством
• Получение прибыли
• Продвижение организации на рынок

Отрицательное действие:

• Неудовлетворенность клиента в предоставленных услугах
• Антиреклама
• Несвоевременность оплаты
• Формирование негативного мнения об организации

 

2.4.Анализ организации и предложения по ее совершенствованию

2.4.1. Оценка возможных путей совершенствования организационной структуры управления

В рыночных условиях, становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической  самостоятельностью и полностью  отвечающим за результаты своей хозяйственной  деятельности, предприятие должно сформировать у себя систему управления, которая  обеспечивает ему высокую эффективность  работы, конкурентоспособность и  устойчивость положения на рынке.

В кризисный  период для организации изменения  в структуре управления могут  быть направлены на создание условий  для выживания за счет более рационального  использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к внешней среде. Вне зависимости  от причин обязательно встанет вопрос о расширении полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышения  производственно-хозяйственной самостоятельности  подразделений, входящих в состав.

Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного  решения между централизацией и  децентрализацией властных функций. Желание  найти приемлемое соглашение между  централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости  создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования  предприятия и хозяйственной  политики с децентрализованным оперативным  управлением.

Для усиления функции управления используют: группы нововведений, программно-целевой подход, матричные структуры. Но наибольшее внимание заслуживает использование  концепции хозяйственных стратегических подразделений организации при  проектировании организационных структур управления. Здесь в полной мере реализуются принципы: централизации разработки стратегии и децентрализации процесса ее реализации, обеспечение гибкости управления.

Применение  этой модели позволит:

1. Создать современную организационную структуру управления, адекватно и оперативно реагирующую на изменения во внешней среде.

2. Реализовать систему стратегического управления, способствующую эффективной деятельности организации в долгосрочной перспективе.

3. Освободить руководство объединения от повседневной рутинной работы, связанной с оперативным управлением научно-производственным комплексом.

4. Повысить оперативность принимаемых решений.

5. Вовлечь в предпринимательскую деятельность все подразделения объединения, способных расширить номенклатуру продукции и услуг, повысить гибкость и конкурентоспособность.

Верхний уровень управления при этой модели может быть представлен типовой  структурой управления или другой организационно-правовой формой. По мере перехода на новую структуру  управления существенно меняются функции  высшего руководства. Постепенно оно  освобождается от оперативного управления подразделениями и сосредоточивается  на проблемах стратегического управления экономикой и финансами объединения  в целом.

Выбор структуры  стратегического планирования определяется многими факторами: сложностью организационной  структуры предприятия, ее специфическими свойствами, накопленным опытом и  традициями планирования.

В непосредственном подчинении организации целесообразно  сохранить подразделения, деятельность которых жизненно важна для обеспечения  нормального функционирования дочерних подразделений и фирм и организации  в целом.

Предложенный  путь совершенствования организационной  структуры управления позволит фирме  повысить гибкость управления, быстро реагировать на изменения спроса и других факторов внешней среды, повысить интерес у сотрудников  к предпринимательской деятельности.

При проектировании новой организационной структуры  управления следует учесть следующие  задачи:

– определение типа структуры управления;

– уточнение состава и количества подразделений по уровням управления;

– определение характера соподчиненности между звеньями организации;

– расчет затрат на содержание аппарата управления.

Проектируя  новую структуру управления, нельзя забывать и о требованиях, представляемых к построению. Исходя из современных  требований к организационной структуре, можно выделить ряд основных, учитывая которые можно успешно усовершенствовать  существующую организационную структуру  управления.

1. Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при минимальном числе ступеней управления.

2. Оперативность. Сущность данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

3. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4. Экономичность. Суть требования состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат.

5. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.

6. Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

Для совершенствования  действующей структуры управления выберем экспертный метод. При проектировании структуры управления данным методом  стремятся учитывать все те факторы, которые наилучшим образом обеспечивают достижение производственных, технических, экономических целей, стоящих перед  организацией. Сущность метода заключается  в экспертном выявлении проблем  и узких мест в организации.

 

        2.4.2. Совершенствование организационной структуры управления

При совершенствовании  организационной структуры управления фирмы «Выбор» важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей. Осуществим распределение управленческих решений по уровням, потому что это является наиболее важной и ответственной частью улучшения структуры.

 

             2.5.Разработка должностной инструкции

Должностная инструкция директора предприятия

1. Должность:  Генеральный директор

2. Общая  цель должности: Общее руководство  производственной и финансовой  деятельностью предприятия.

Подчиненность:

Непосредственная: Высшему органу управления объединения, которым является общее собрание всего коллектива работников.

Косвенная: нет

В подчинении:

Непосредственном: Генеральному директору непосредственно  подчиняется заместитель.

Косвенном: все другие структурные единицы

Замещение:

Исполнителя этой должности замещает: заместитель  директора.

Исполнитель этой должности замещает: нет замещения

Прием и освобождение от должности: заместителей директора, начальников отдела.

3. Порядок  деятельности генерального директора:  Устанавливается уставом и внутренними документами.

3. Работа  на данной должности требует  от работника:

Образование: высшее экономическое и юридическое

Специальность: менеджер, экономист

Специальное обучение: курсы повышения квалификации, курсы иностранных языков, курсы  ведения успешного бизнеса.

Навыки: оперативность, обязательность, целеустремленность, уверенность в себе, умение четко  излагать свои мысли, коммуникабельность.

Опыт  работы: от 3 лет, необходим опыт работы в руководящей должности.

4. Обязанности.

Директор  обязан:

– Руководить в соответствии с законодательством Российской Федерации производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия. Директор также в своей деятельности руководствуется Уставом.

– Организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, производственных единиц, направлять их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности.

– Обеспечивать выполнение предприятием всех обязательств перед государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками и заказчиками.

– Принимать меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

– Совместно с трудовым коллективом обеспечивать соблюдение трудовой и производственной дисциплины, способствовать развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия.

– Решать вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Защищать имущественные интересы предприятия в суде, органах государственной власти и управления.

5. Формы отчетности: месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты о проделанной работе на основании поставленных задач. Отчетность подчиненных лиц.

6. Взаимодействие:

Внутренние коммуникации:

– получение обобщенной информации (докладов, отчетов) от начальников отделов

– получение информации от учредителей

– передача распоряжений персоналу

7. Права:

В отношении  непосредственного руководителя: Получать своевременную информацию о решениях учредителей.

В отношении  подчиненных:

– Давать письменные приказы и распоряжения, устные распоряжения персоналу.

– В установленных законодательством пределах определять объем и состав, составляющих коммерческую тайну.

– Заключать трудовые договоры.

– Распоряжаться средствами и имуществом предприятия с соблюдением требований соответствующих нормативных актов, устава предприятия.

8. Ответственность:

– Финансовая (штрафные санкции, лишение премии и пр.):

Хозяин  фирмы имеет право применять  штрафные финансовые санкции к директору  предприятия

– Функциональная (изменение функций, задач и др.)

– При неэффективном руководстве компании, в результате которого компания несет убытки, хозяин фирмы имеет право расторгнуть договор с руководителем.

9. Показатели  оценки:

– Измеряемые показатели: операционная прибыль компании, уровень расходов.

– Функциональные показатели: рентабельность предприятия, уровень дохода персонала, годовые темпы роста.

10. Программа  повышения квалификации:

– По каким темам: Новые решения задач менеджмента, эффективность управления.

– Как часто: Не реже одного раза в год.

11. Перспективы  служебного роста: Рост заработной  платы, повышение общего уровня  знаний, кругозора и функциональности, как топ-менеджера, совершенствование  уже имеющихся знаний и навыков.