Процессы управления портфелем

Процессы Управления Портфелем — это процессы, которые помогают и способствуют руководителям организации достигать намеченные Стратегические Цели. Процессы управления Портфелем получают на входе необходимую информацию и в результате выполнения установленных действий или подпроцессов на основании использования соответствующих прикладных инструментов и методов формируют заданную выходную информацию.

 

 

1.  Группировка процессов управления портфелем

Для достижения успеха при Управлении Портфелем необходим ряд условий («общих» и «специальных):

«Общие» условия»— требования ко всей организации:

1. руководители организации принимают метод портфельного управления для реализации Стратегии;
2. существует ряд Проектов/Программ;
3. имеются сотрудники требуемой квалификации для Управления Портфелем;
4. существуют процессы Управления Проектами;
5. роли, ответственность и подотчетность определены и зафиксированы;
6. налажены коммуникации, позволяющие эффективно и без искажений транслировать бизнес–решения.

«Специальные» условия» — требования к команде Управления Портфелем:

• понимание стратегического плана организации;
• умение выявлять определяющие факторы для Управления Портфелем, основанные на Стратегическом плане. Эти определяющие факторы будут содействовать активизации необходимых в данных условиях процессов;
• принимать во внимание все Компоненты Портфеля (вложенные Портфели, Программы, Проекты и Другие работы);
• выполняются утвержденные/согласованные процессы.

С точки зрения участия в формировании выходного результата управления, процессы Управления Портфелем могут быть условно разделены на три группы — группы процессов Управления Портфелем:

1. Группа процессов «Формирование  и Выравнивание» — эта группа  процессов запускается по необходимости (в полном составе или только по отдельным процессам) для идентифицирования, классифицирования, оценивания, приоритезации, отбора и балансировки Компонентов Портфеля, а также для установления того, как Компоненты будут управляться в рамках Портфеля;

2. Группа процессов «Мониторинг  и Контроль» — эта группа  процессов на регулярной основе анализирует установленные показатели выполнения Портфеля для подтверждения согласования Портфеля в целом и его Компонентов со Стратегическими Целями и Задачами организации;

3. Группа процессов «Сопровождение  и Развитие» — эта группа  процессов на регулярной основе анализирует изменения окружения и Стратегии  для настройки, современной перенастройки и адаптации Системы Управления Портфелем.

Названные группы процессов представлены в любой Системе Управления Портфелем вне зависимости от прикладной области деятельности или вида бизнеса. Состав основных процессов в группах представлен на схеме.

 

Рисунок 3 - Группировка процессов Управления Портфелем

 

Группы процессов Управления Портфелем и отдельные процессы в составе этих групп характеризуются следующими общими свойствами:

• взаимосвязанность — процессы могут взаимодействовать, как в рамках своей группы, так и с процессами из другой группы процессов Управления Портфелем или с процессами из функциональных областей;
• итерационность выполнения — процессы часто могут выполняться многократно и с последовательным уточнением и доработкой выходных результатов;
• постоянная активность — процессы Управления Портфелем практически постоянно активны;
• подверженность изменениям — в случае необходимости, процессы Управления Портфелем могут подвергаться изменениям.

Выполнение процессов группы «Формирование и Выравнивание» зависит от процессов планирования и одобрения, выполняемых в операционной деятельности и в реализации Компонентов. А выполнение процессов группы «Мониторинг и Контроль» оказывает влияние на процессы мониторинга и контроля, выполняемые в ходе реализации Компонентов[5].

Эти взаимозависимости и взаимовлияния являются основой для интеграции процессов Управления Портфелем с процессами в рамках полного цикла управления организацией. Выполнение процессов группы «Сопровождение и Развитие» формируют условия как для регуляризации и стабилизации процессов Управления Портфелем, так и для совершенствования Системы Управления Портфелем в целом и ее интеграции с другими системами управления организации.

Процессы группы «Формирование и Выравнивание» гарантируют:

• соответствие Портфеля Стратегическим целям организации;
• пригодность установленных правил и критериев для Управления Портфелем; а также устанавливают структурированный подход, позволяющий удерживать совокупность Компонентов Портфеля в состоянии, согласованном со Стратегией организации.

Процессы группы «Формирование и Выравнивание» наиболее активны в следующих управленческих ситуациях:

• отбор Компонентов для включения в состав Портфеля,
• проведение существенных корректировок Портфеля, например, в связи со значительными отклонениями от базовых планов/бюджетов либо при обновлении Стратегии,
• согласование базовых Планов и Бюджетов по Компонентам.

Традиционно уточнение Стратегии и краткосрочное планирование–бюджетирование выполняется один раз в год, но может выполняться и чаще, например, ежеквартально, либо «по необходимости», например, при изменениях в бизнесе и его окружении.

Когда все Компоненты Портфеля отобраны, должным образом согласованы со Стратегическими целями, приоритезированы и утверждены для реализации, необходимо реализовать мониторинг и контроль, как по каждому Компоненту, так и по Портфелю в целом. При этом необходимо гарантировать, что Компоненты и Портфель в целом остаются согласованными со Стратегией и надлежащим образом выполняются, а ожидаемые результаты будут, в конце концов, достигнуты и принесут ожидаемый эффект[5].

В рамках мониторинга и контроля должны формироваться индикаторы, отражающие соответствие запланированных и фактически полученных результатов, истории, текущего состояния и возможного развития ситуации, а также разрабатываться прогнозы и рекомендации по применению корректирующих и превентивных управленческих воздействий.

  Процессы группы «Мониторинг и Контроль» гарантируют:

• эффективность и результативность выполнения Компонентов при соблюдении установленных критериев и показателей исполнения, как агрегировано по всему Портфелю, так и по отдельным группам Компонентов, а в некоторых случаях — и по отдельным Компонентам Портфеля;
• соответствие Портфеля Стратегическим целям организации и в целом реализуемость Стратегии посредством выполнения Компонентов Портфеля;

Процессы группы «Мониторинг и Контроль» наиболее активны в следующих управленческих ситуациях:

• формирования отчетности (регулярной и запрашиваемой) по исполнению Портфеля и реализации Стратегии;
• подтверждения исполнения отдельных этапов и Компонентов в целом;
• формирования оперативных регулирующих воздействий в случае выявления отклонений от исполнения Компонентов и Портфеля в целом.

Обычно контроль отклонений и формирование отчетности проводится на регулярной основе. Отчеты по Портфелю и Стратегии передаются на высший уровень руководства. Выявленные отклонения анализируются и по ним формируются соответствующие оперативные регулирующие воздействия. Если выявляются значительные отклонения в исполнении, или существенные изменения внешних условий, то формируются указания на проведение ребалансировки Портфеля[1].

Процессы группы «Сопровождение и Развитие» гарантируют, что:

-Портфель в целом будет выполняться в соответствии с установленными на уровне организации критериями и показателями (например, ROI, NPV или IRR), которые могут контролироваться, как агрегировано по всему Портфелю, так и по отдельным группам Компонентов, а в некоторых случаях — и по отдельным Компонентам Портфеля;

-Управление Портфелем будет вестись на регулярной ос-нове с использованием установленных регламентов и при поддержке соответствующей инфраструктуры (в том числе и информационно–телекоммуникационной системы);

Устанавливают:

• принципы, критерии и показатели оценивания, выбора, приоритезации и балансировки Компонентов Портфеля.

Процессы группы «Сопровождение и Развитие» наиболее активны в следующих управленческих ситуациях:

• выявление и оценивание изменений Стратегии и окружения Портфеля;
• рассмотрение и решение возникающих вопросов/проблем Управления Портфелем;
• тиражирование знаний и навыков по программно–целевому и проектному управлению;
• целенаправленное развитие, усовершенствование и адаптирование Системы Управления Портфелем Программ и Проектов.

Обычно изменения окружения контролируются на регулярной осно-ве, а по изменениям Стратегии формируются соответствующие уведомле-ния. Рассмотрение вопросов/проблем и тиражирование лучших наработок проводятся по необходимости. Развитие, усовершенствование и адаптация Системы Управления Портфелем Программ и Проектов выполняются в тех случаях, когда существующие элементы системы уже не в состоянии эффективно и результативно решать возлагаемые на них задачи.

Анализ этой схемы показывает, что:

• процессы группы «Формирование и Выравнивание» имеют достаточно жестко установленные последовательные взаимосвязи по выполнению;
• выполнение процессов группы «Мониторинг и Контроль» не имеет столь жестких последовательных взаимосвязей. Вместе с тем, между ними существуют достаточно прочные информационные взаимодействия;
• процессы группы «Сопровождение и Развитие» также не имеют жестко установленной последовательности по выполнению. 

Обобщенные взаимосвязи процессов Управления Портфелем в рамках предложенной группировки и их взаимосвязей со Стратегией, управлением операционной деятельностью и управлением реализацией Программ/Проектов представлено на рисунке:

 

Рисунок 4 - Состав и обобщенные взаимосвязи процессов Управления Портфелем

 

 

 

 

2.  Группа процессов «Формирование и Выравнивание»

В эту группу входит семь процессов, представлена в таблиц:

 

 

 

Таблица 2 - Группа процессов «Формирование и Выравнивание»

 

Название Процесса	Краткое определение
Идентифицирование	Определение соответствия вновь предложенных Компонентов тем формальным признакам и/или критериям, на основании которых они, в принципе, могут включаться в Портфель
Классифицирование	Присвоение или уточнение классификационных признаков Компонентам, на основании которых будет проводиться разделение Компонентов по однородным группам для оценивания, отбора, приоритезации, выравнивания, а также применения отработанных подходов при управлении
Оценивание	Количественное определение ценности и возможного вклада каждого Компонента, как достижение целевых показателей Портфеля, так и в реализацию Стратегии в целом
Отбор	ИсключениетехКомпонентов(новыхилиненачатых), которые имеют низкую ценность для выполнения Портфеля и реализации Стратегии
Ранжирование	Назначение или корректировка приоритетов по всем Компонентам Портфеля
Балансировка	Формирование в рамках Портфеля такого набора Компонентов, совокупность которых будет обладать, при минимальных затратах и установленных ограничениях, наибольшим потенциалом и синергией для реализации Портфеля и достижения
Утверждение	Формальное подтверждение решений или предложений по балансировке Портфеля. Инициирование исполнения принятых решений.       Доведение принятых решениях по Портфелю до всех ответственных и заинтересованных лиц

 

 

 

1. Идентифицирование

Цель этого процесса — сформировать список Компонентов, характеризующихся общим набором «ключевых показателей» для последующего оценивания, сравнения и отбора. При формировании списка учитываются как уже выполняемые, так и новые Компоненты, которые предлагается реализовывать в рамках Портфеля[12].