Принципы эффективного использования времени. Правила личной самоорганизованности и личной дисциплины

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..……..3

Глава 1. Время руководителя и принципы его эффективного использования…………………………………………………………………….5

1.1. Значение фактора времени……………………………….………………..5

1.2. Типичные ошибки руководителей…………………………………………8

Глава 2. Принципы эффективного использования времени. Правила  личной самоорганизованности и личной дисциплины………………………………..12

2.1. Принципы эффективного  использования времени……………………..12

2.2. Правила личной самоорганизованности  и личной дисциплины……………………………………………………………………..15

Заключение………………………………………………………………………19

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………21

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность  темы заключается в том, что много способных, а нередко и талантливых людей мало чего добивались в жизни по одной причине – они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно – бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. При этом время – один из самых дорогих ресурсов. На самом деле, времени мы имеем столько же, сколько и американцы, шведы, англичане… Но результаты его использования у разных людей различны.

Технологии и принципы управления временем давно разработаны  и описаны в книгах и методических пособиях. По мнению экспертов, внедрению  культуры тайм менеджмента должны предшествовать следующие шаги:

    Руководители  и рядовые сотрудники должны  осознать тот факт, что их личную  эффективность необходимо повышать.

    Нужно понять, что управление собственным временем  обеспечит повышение такой эффективности.

    Внедрить инструменты  тайм менеджмента в повседневную  практику.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей.

Целью данной курсовой работы является комплексный анализ управления собственным временем.

Исходя из поставленной цели, можно выделить несколько конкретных задач этой работы:

- определить значение фактора времени;

- изучить типичные ошибки руководителей;

- рассмотреть принципы эффективного использования времени;

- проанализировать правила личной самоорганизованности и личной дисциплины.

Объектом курсовой работы является собственное время менеджера.

 Предмет курсовой работы – умение управлять эти временем.

 

 

Глава 1. Время  руководителя и принципы его эффективного использования

 

1.1. Значение фактора  времени

 

Трудно воспитать делового человека, если он не научился ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. ¹

Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над  собой, овладел умением управлять  собой, с уважением относится  ко времени.

Первый директор Центрального института труда Алексей Капитонович  Гастев отмечал: «Мы проводим на работе лучшую часть своей жизни. Важно  же научиться так работать, чтобы  работа была легка. И чтобы она  была постоянной жизненной школой».²

Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает.

Изучение бюджета времени  немецких управляющих показало, что  только 8% из них не нуждаются в  дополнительном времени, тогда как  остальным опрошенным требуется  от 10 до 100% добавочного времени. В  общей сложности 65% руководителей  показали, что могли бы с толком использовать 20% и более (до 100% дополнительного  времени – а это один или  два дополнительных рабочих дня в неделю).³

Известный эксперт по рационализации труда А. Маккензи опросил в течение  своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим  выводам:

Из каждых ста менеджеров:

- лишь один имеет достаточно  времени;

-десятерым требуется  на 10% больше времени;

- сорока менеджерам нужно  25% дополнительного времени;

- остальным не хватает  50% времени.

Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку  «Время – деньги», однако:

- время – это не  только деньги;

- время дороже денег;

- время – это сама  жизнь.

О значении времени можно  сказать и следующее:

- время необратимо;

- время нельзя умножить;

- время нельзя накопить;

- время нельзя передать;

- время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и  качествами, но одно качество объединяет и всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей  различны.

Постоянный недостаток времени  при напряженном трудовом ритме  – явление, наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и прежде всего руководителей?

Руководитель должен уметь  ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно  увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

Можно сказать, что нередко  еще мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях  часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекусы, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко  начинаются и заканчиваются с  опозданием. ⁴

Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет  беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно.⁵

 

1.2. Типичные ошибки  руководителей

 

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может  осуществить это желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации  своего труда. Ведь даже самые квалифицированные  руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают  ошибки в организации личного  труда. Вот некоторые из таких  типичных ошибок.

1. Перенос принятия решения  проблемы назавтра. Эта ошибка  — самая распространенная. Главная  причина такой ситуации наша  несобранность, нерешительность,  неуверенность. Проблему необходимо  решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут – начать, преодолеть свои сомнения, страз перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться.

2. Выполнение работы не  до конца. Быть до предела  занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек  может заниматься множеством  дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны собственной нервной системы, куда полезнее окончательно решить только несколько проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

3. Стремление сделать  все сразу. Одновременное решение  нескольких проблем — это самый  верный путь к стрессам и неврозам. Многие из нас привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши все время скачут с одной проблемы на другую.

4. Стремление сделать  все самому. Очень часто руководящие  работники тратят свое время  и силы на выполнение той  работы, которую они вполне могли  бы поручить своим подчиненным.  Из-за этого неизбежно затягивается  решение тех проблем, которые  требуют компетентности и участия самого руководителя.

5. Неумение правильно  разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения  задач, ответственности и служебных  функций, беспорядок в системе  управления часто подкашивают  организацию. В результате не  только затрудняется решение  многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество.

6. Желание в случае  неудачи переложить вину на  подчиненных. К сожалению, многие  руководители имеют привычку  во всех проблемах винить своих  подчиненных, тем самым, занимаясь  делом совершенно бесполезным.  Типичный пример — перекладывание  вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо этого нацелить свою деятельность в будущее – на то, что необходимо сделать незамедлительно.

7. Полное пренебрежение  вопросами организации и планирования  личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто  и справедливо жалуются на  все возрастающую в последние годы лавину бумаг. Как справиться с ней?

Выход может быть:

- во-первых, в том, чтобы  как можно больше полномочий  передавать подчиненным, брать  на себя решение только самых  важных вопросов;

- во-вторых, в наш век,  когда все жалуются на бумажный  поток, единственный способ уменьшить  его – это всерьез заняться  бумагами.⁶

8. Руководитель считает,  что эффективная организация  его личного времени в принципе  невозможна. Это мотивируется тем,  что он, руководитель, зависит не  от себя, а от других людей и обстоятельств.

По этому поводу Зайверт  выделяет тридцать самых главных причин потерь времени:

1.   Нечеткая постановка  цели;

2.   Отсутствие приоритетов в делах;

3.   Попытка слишком много сделать за один раз;

4.   Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

5.   Плохое планирование трудового дня;

6.   Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;

7.   Чрезмерное чтение корреспонденции;

8.   Скверная система  досье;

9.   Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

11. Недостатки кооперации или разделения труда;

12. Отрывающие от дела телефонные звонки;

13. Незапланированные посетители;

14. Неспособность сказать "нет";

15. Неполная, запоздалая информация;

16. Отсутствие самодисциплины;

17. Неумение довести дело до конца;

18. Отвлечения (шум и др.);

19. Затяжные совещания;

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

22. Болтовня на частные темы;

23. Излишняя коммуникабельность;

24. Чрезмерность деловых записей;

25. Синдром "откладывания";

26. Желание знать все факты;

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи);

28. Спешка, нетерпение;

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.⁷

 

Глава 2. Принципы эффективного использования времени. Правила личной самоорганизованности и личной дисциплины

 

2.1. Принципы эффективного использования времени

 

Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь. И поэтому так важно уделять  внимание в наше стремительно летящее  время разумному использованию  этого, так быстро ускользающего ресурса.⁸