Принципы эффективного использования времени. Правила личной самоорганизованности и личной дисциплины

Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением  своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера "Семь навыков высокоэффективных  людей. Возврат к этике характера", существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.⁹

Первая волна характеризовалась  записками, памятками, попытками упорядочить  и систематизировать все, что  требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились  самые разные календари и деловые  дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений  добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное  планирование, постановка промежуточных целей.

Сегодня возникает уже  четвертое, совсем иное поколение управления временем. Стало понятным, что главная  задача теперь — не управление временем, а управление собой. Планируются  не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам  следует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом  Парето, 80% всех результатов достигается  нами в течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные  представления. Оказывается, времени  у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%.

Срочное — это то, что  требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом "Сейчас". А какие дела можно назвать важными?

Важное имеет отношение  к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши важнейшие цели.

Важные и несрочные  дела требуют от нас гораздо большей  инициативы, чем срочные, которые  просто толкают нас: "Делаем!" Мы должны проявлять активность, чтобы  не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления  о том, что важно для нас, о  тех результатах, которых мы хотим  достичь в жизни, то легко переходим  к реагированию на срочное.¹⁰

Вывод во всех случаях напрашивается  один: вначале думать, принимать  взвешенное, осмысленное решение, а  уже потом браться за дело. Срочные  дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в плане личной деятельности.¹¹

Таким образом, резервы времени  абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая несколькими методами.¹²

 

2.2. Правила личной  самоорганизованности и личной  дисциплины

 

Не задерживаетесь ли вы в постели перед тем, как встать, не тратите ли на завтрак лишнее время, не прекращаете ли работу чуть раньше, не ловите ли вы себя на том, что  смотрите телепередачу даже тогда, когда  она вам не доставляет никакой  радости? Не удручает ли перед выходным днем то, как мало было сделано за неделю, не удивляет ли, что вам никогда  не хватает времени? Если эти вопросы  попали в точку, значит, вы транжирите свое время.

Тот, кто встает в конце  рабочего дня с ощущением, что  ничего не успел сделать, хотя весь день работал, обязан подвергнуть себя строгой самокритике и признать, что работу свою организовал неправильно. ¹³

Вместе с тем, чтобы  повысить результативность своего управленческого  труда, нужно исходить из того, что  многое здесь зависит от нас самих. Представим себе, что нам хочется  перестать чувствовать себя в  постоянном долгу перед прошедшими днями, что мы искренне стремимся  успевать делать больше дел за меньшее  время.¹⁴

Чтобы жить таким образом, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина, иными словами, нужно уметь «держать себя в руках».

Вот некоторые правила, которые  помогут этого добиться.

1. Точно определите свою  цель.

Множество людей попусту  тратят свое время и энергию на какое-нибудь дело, поскольку отчетливо  не представляют себе, а что собственно они собираются делать.¹⁵

2. Составь план операции.

План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут и мы начнем на них реагировать. В конце рабочего дня составляйте список ваших  дел на будущий день.

3. Сосредоточьтесь на  главном.

Запишите на листке в порядке  важности самые срочные дела. Не тревожьтесь, если к концу дня  вы разделаетесь только с одним или  двумя делами, на завтра вы снова  сосредоточитесь на самом главном.

4. Придумывайте себе стимулы.

Мы лучше делаем то, что  нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем впереди  тех, которые нам нужно сделать. Отсюда задача – как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.

5. Устанавливайте твердые  сроки.

а) сроки должны быть реальными;

б) твердо держитесь срока.

6. Научитесь быть решительным.

Не откладывайте дела со дня на день. Располагая определенными  фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте.

7. Научитесь говорить  «нет», соизмерять свои дела  и цели.

Если Вы не научитесь этому, то окажетесь вовлечёнными в такие  дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле.

8. Не увязайте в телефонных  разговорах.

Ничто не может соперничать  с телефоном, как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указание или условиться о  свидании. Однако всегда есть искушение  просто поболтать по телефону.

9. приобретите привычку  к записной книжке.

Целесообразно размещать  пометки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п.

10. Ликвидируйте досадные  доспехи.

Если в вашу комнату  ходит много народу, попробуйте расположить  свое рабочее место так, чтобы  сидеть лицом к стене.

11. Учитесь слушать. 

Вы избежите серьезных  ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и  требования.

12. откажитесь от шаблона.

Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли  что-то одним определенным образом.

13. Не упускайте из вида мелочи.

Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если будете по возможности предупреждать  наступление внезапных мелких кризисов.

14. Приступайте к делу  сразу же.

Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них!

15. Используйте меня полностью.

Всегда есть возможность  немного увеличить свое производительное время, полнее используя его.

16. Следите за тем, на  что тратите свободное время.

Не предавайтесь неинтересным для вас занятиям только потому, что так делают другие.

17. Меняйте занятия.

Почти никогда тело не успевает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя род  занятий, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше.

18. Начинайте раньше.

Начиная день всего на 15-20 минут раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон своему дню.

19. Ежедневно контролируйте  выполнение намеченных дел. 

20. Обязательно перенесите  на другой день то, что не  успели сделать сегодня.

21. Воспитывайте уважение  к своему времени.

Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему.¹⁶

 

Заключение

 

Исходя из поставленных мною задач, можно сделать следующие  выводы:

- во-первых, трудно воспитать делового человека, если он не научился ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.  Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени;

- во-вторых, опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание. Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок;

- в-третьих, таким образом, резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая несколькими методами;

- в-четвертых, тот, кто встает в конце рабочего дня с ощущением, что ничего не успел сделать, хотя весь день работал, обязан подвергнуть себя строгой самокритике и признать, что работу свою организовал неправильно.   Вместе с тем, чтобы повысить результативность своего управленческого труда, нужно исходить из того, что многое здесь зависит от нас самих. Представим себе, что нам хочется перестать чувствовать себя в постоянном долгу перед прошедшими днями, что мы искренне стремимся успевать делать больше дел за меньшее время.

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Учебная литература:

1. Абчук В.А. Менеджмент – М. – 2011г. 463с.

2. Веснин В.Р. Менеджмент – М. – 2011г. 415с.

3. Гастев А.К. Как надо работать – М. – 2010г. 440с.

4.  Зайверт Л. Наше время – в Ваших руках: советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время – М. – 2010г. 267с.

5. Керженцев П.М. Принципы организации – М. – 2009г. 199с.

6. Кови С.Р. Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера – М. – 2010г. 180с.

7. Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. 624с.

8. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Менеджмент персонала – М.- 2012г. 480с.

9. Форсайт П. Делу – время: как правильно распоряжаться своим временем – Минск – 2010г. 272с.

 

2. Научные статьи:

1.  Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. – 2006. - №18. – С.50

 

 

 

 

 

 

¹ Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. С. 177

² Гастев А.К. Как надо работать – М. – 2010г. С. 210

³ Зайверт Л. Наше время – в Ваших руках: советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время – М. – 2010г. С. 16

⁴ Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. С. 178

⁵ Керженцев П.М. Принципы организации – М. – 2009г. С. 145

⁶ Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. С. 178-180

⁷ Зайверт Л. Наше время – в Ваших руках: советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время – М. – 2010г. С. 31-32

⁸ Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. С. 180

⁹ Кови С.Р. Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера – М. – 2010г. С. 116

¹⁰ Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. С. 182

¹¹ Форсайт П. Делу – время: как правильно распоряжаться своим временем – Минск – 2010г. С. 12

¹² Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. С. 183

¹³ Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. С. 190

¹⁴ Веснин В.Р. Менеджмент – М. – 2011г. С. 116

¹⁵ Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. – 2006. - №18. – С.50

¹⁶ Резник С.Д. Персональный менеджмент – М. – 2011г. С. 193