Інформаційні технології (IT) в управлінні підприємством готельно-ресторанного бізнесу

3) Це дозволяє  зробити фірму стійкою – прибутковою  й конкурентноздатною, а також забезпечити її подальший розвиток.

Проведення систематичних  аналізів діяльності фірми дозволяє:

- швидко, якісно  й персонально оцінювати результати  діяльності фірми і її структурних  підрозділів;

- точно й  вчасно знаходити й враховувати  фактори, що впливають на одержуваний  прибуток;

- визначити  витрати й тенденцію їхніх  змін, що необхідно для визначення  продажної ціни й розрахунку  рентабельності;

- знаходити  оптимальні шляхи рішення різних  проблем і одержання достатнього  прибутку.

Для всебічної  оцінки ефективності діяльності готелю використовуються різні показники: товарообіг, прибуток, рентабельність й ін.

При плануванні прибутку виявляється вплив на розмір прибутку ряду факторів: визначається відсоток прибутку в базовому році й збільшення прибутку внаслідок  збільшення обсягу наданих послуг; збільшення прибутку за рахунок зміни  цін і ряду інших факторів.

Інформаційною основою аналізу господарської  діяльності готелю є дані бухгалтерської й статистичної звітності, бухгалтерські  баланси.

Документообіг в готелі «Братислава» грає дуже важливу  роль. Дуже важливим є документальне  оформлення угод (договорів). Дуже важливим аспектом є оформлення платіжних  документів (рахунка-фактури й ін.)та ін.

Документація  оформляється діловодами, і в залежності від призначення завіряється  директором, головним бухгалтером. Організація  роботи з документами – це створення  оптимальних умов для усіх видів  робіт із документами.

У документаційному забезпеченні підприємства виділяється три групи документів:

1) внутрішні;

2) що надходять  (вхідні)

3) що відправляються (вихідні).

У кожній з  цих груп маються свої особливості  обробки й проходження. Прийом і  обробку документів, що надходять, і  відправлення вихідних документів здійснює секретар-референт.

Реєстрація  документів – це присвоєння йому вхідного номера й поставлення його на документі  з наступним записом коротких зведень про нього в журналі-реєстрації. Реєстрація необхідна для забезпечення схоронності документа, обліку й  контролю. Документи підприємства надалі або залишаються на тривале збереження в архіві, або тимчасово зберігаються, а потім передаються до знищення.

Діяльність  готелю супроводжується складанням різних типів документів:

- організаційні  документи (структурна й штатна  чисельність, штатний розклад,  посадові інструкції й ін.);

- розпорядницькі  документи (рішення, розпорядження,  накази по основній діяльності);

- документи  по особовому складу (колективний  договір, накази по особовому  складу, трудові книжки, особисті  справи, особові рахунки);

- фінансово-бухгалтерські  документи (річний звіт, головна  книга, рахунки прибутку й збитків,  акти, ревізії і т.п.);

- інформаційно-довідкові  документи (листи, довідки, доповідні  записки);

- нормативні  документи від вищих органів;

- комерційні  документи (контракти і договори).

Сьогодні будь-який готельний  комплекс має справу з потоками різної інформації, які погребують швидкої  і оперативної обробки. Кількість  інформації залежить в основному  від розміру готельного комплексу - чим більший готельний комплекс, тим більший обсяг і рівень складності оброблюваної інформації. Величезну допомогу тут надають  сучасні комп'ютерні інформаційні технології. Професійно розроблена комп'ютерна інформаційна система істотно полегшує роботу бухгалтерії, керівників та інших працівників, дозволяє вести оперативний облік  в готельному комплексі швидко і  точно, надає широкі можливості для  аналізу, автоматизувавши облікові операції, позбавляє від величезної кількості зайвого паперу, дозволяє уникнути безліч людських помилок, що приводять до фактичної втрати контролю над фінансовим станом готельного комплексу, не дозволяючи керівникам приймати своєчасні  та правильні рішення, а також  до порушення термінів здачі бухгалтерської звітності та порушення правил ведення  обліку, що в свою чергу приводить  до втрат від податкових санкцій.

Застосування сучасних комп'ютерних  технологій звичайно вимагає чималих  витрат від готельного комплексу  як на розробку і впровадження, так  і на подальше їх обслуговування і  розвиток, тому багато готельних комплексів не наважуються впроваджувати їх.

Розглянемо взаємозв'язки між готельним комплексом «Експрес»  та інформаційними системами. В готельних  комплексах є різні рівні управління, для яких необхідні свої типи інформаційних  систем. У свою чергу, співвідношення ролей менеджерів і комп'ютерів у  прийнятті рішень також залежить від типів інформаційних систем.

Інформаційні системи  та готельні комплекси мають взаємний вплив один на одного. З одного боку 1С необхідні готельному комплексу  для забезпечення необхідною інформацією. В той же час готельний комплекс повинен слідкувати за розвитком  інформаційних систем і освоювати  нові технології в цій області.

З економічної точки зору технології інформаційних систем можуть розглядатися як засоби виробництва  готельних послуг, які можуть вільно замінювати персонал готельного комплексу. Оскільки вартість інформаційних технологій надає, вони замінюють найманих працівників, вартість яких зростає. Таким чином, інформаційні технології повинні призвести  до зниження числа середніх менеджерів і службовців, оскільки інформаційні технології замінюють їх. Інформаційні технології також зменшують собівартість готельних послуг внаслідок зниження операційних витрат[4, c. 24-25].

Дослідження поведінкової теорії показало, що інформаційні системи  у готельному комплексі «Експрес»  автоматично змінюють структуру  організаційної структури управління готельним комплексом. Дослідники вивчали  заплутані зв'язки, за допомогою  яких організації та інформаційні технології взаємно впливають одне на одне, і оцінили те, що інформаційні технології можуть змінювати ієрархію прийняття  рішень в готельних комплексах, знижуючи витрати на придбання інформації і розширюючи можливості її використання.

Існує зростаюча взаємозалежність між діловою стратегією, правилами  та процедурами, з одного боку, та інформаційним  програмним забезпеченням систем, устаткуванням, базами даних і передачею даних -з іншого. Зміна в одному з  цих компонентів часто призводить до змін в інших компонентах. Цей  зв'язок стає критичним, коли планується управління на перспективу. Збільшення частки на ринку, рух у бік підвищення якості або здешевлення собівартості послуг при підвищенні продуктивності праці службовців все більше залежать від видів і якості інформаційних  систем в готельному комплексі.

Якщо змінилася технологія у готельному комплексі «Експрес» (наприклад, програмне забезпечення), ця зміна впливає на інші компоненти. Можуть бути кадрові перестановки, зміна методів роботи, перетворення організаційної структури.

Інформаційні системи  можуть стати потужними інструментами  для створення більш конкурентоздатних  і ефективних готельних комплексів. Інформаційні технології можуть використовуватися, щоб перепроектувати організацію, трансформувати її структуру, область дії, засоби сполучення і механізми управління роботою, трудовими процесами, наданням послуг[19, c. 102-104].

Сучасна технологія передачі даних надала багатьом готельним  комплексам можливість більш гнучко реагувати на зміни ринку. Маленькі готелі можуть використовувати інформаційні системи, щоб мати можливість виживати поряд з великими. Вони можуть координувати дії типу виконання замовлень  або стеження за інвентарем, маючи  невеликий кадровий склад менеджерів. Великі готельні комплекси можуть використовувати  інформаційні технології, щоб досягти  частини маневреності та чутливості маленьких готелів.

Інформаційні технології у готельному комплексі «Експрес»  мають наступні властивості, які  корисні для економіста-менеджера:

- допомагають долати прірву між економікою і математикою;

- є найефективнішими носіями сучасних методів вирішення економічних задач;

- сприяють узгодженню економічних процедур з міжнародними вимогами;

- підключають готельний комплекс до єдиного інформаційного простору. Комп'ютерні технології дають можливість оптимізувати та раціоналізувати управлінські функції за рахунок застосування нових засобів збору, передачі та обробки інформації.

Реформа методів управління економічними об'єктами спричиняє не тільки перебудову організації процесу  автоматизації управлінської діяльності, але і призводить до впровадження нових форм реалізації цієї діяльності.

Інформаційні системи  можуть також бути диференційовані  за функціональними ознаками. Головні  організаційні функції типу продажу  і маркетингу, надання послуг, управління фінансами, бухгалтерського обліку і управління персоналом обслуговуються власними інформаційними системами. У  великих готельних комплексах підфункції кожної з цих головних функцій також мають власні інформаційні системи. Наприклад, функція надання послуг може мати системи для управління запасами, управління процесом обслуговування і планування матеріальних витрат[15, c. 68-69].

Система інформаційних технологій, використовуваних у готельному комплексі  «Експрес», складається з комп'ютерної  системи резервування, системи проведення телеконференцій, відеосистем, комп'ютерів, інформаційних систем управління, електронних інформаційних систем, електронної пересилки грошей, телефонних мереж, рухомих засобів сполучення і т.д. При цьому необхідно відзначити, що ця система технологій розгортається не окремими готельними комплексами, а всіма ними. Більше того, використання кожним сегментом готельної індустрії системи інформаційних технологій має значення для всієї решти сегментів. Наприклад, системи внутрішнього управління готелем можуть бути пов'язані з комп'ютерними глобальними мережами, які забезпечують, у свою чергу, основу для зв'язку з системами резервування, які, вже у зворотному напрямі, можуть бути доступні турагентам через їх комп'ютери.

Отже, ми маємо справу з  інтегрованою системою інформаційних  технологій, яка розповсюджується в  готельному бізнесі. З вищевикладеного  стає ясно, що в готельній індустрії  розповсюджуються не комп'ютери, не телефони, не відеотермінали самі по собі - тут функціонує система взаємозв'язаних комп'ютерних і комунікаційних технологій.

2.2. Види сучасних  інформаційних технологій у готельному  комплексі «Експрес»

Інформаційні технології обробки даних у готельному комплексі  «Експрес» призначені для виконання  завдань, щодо яких необхідні вхідні дані та алгоритми та інші стандартні процедури їх обробки. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу  невисокої кваліфікації з метою  автоматизації деяких рутинних операцій, що постійно повторюються. Впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищує продуктивність праці персоналу, звільняє його від рутинних операцій, часто приводить до необхідності скорочення чисельності працівників.

Нарівні операційної діяльності розв'язуються наступні завдання:

- обробка даних про операції, які здійснюються готельним комплексом;

- створення періодичних контрольних звітів про стан справ у готельному комплексі;

- отримання відповідей на всілякі поточні запити та оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

Прикладом може послужити  щоденний звіт про надходження і  видачу коштів банком, що формується з  метою контролю балансу готівкових коштів, чи запит до бази даних кадрів, який дозволяє одержати дані про вимоги, що висуваються до кандидатів на заняття  певної посади.

Існує декілька особливостей, пов'язаних з обробкою даних, що відрізняють  дану технологію від всіх інших:

- виконання необхідних готельному комплексу завдань з обробки даних. Кожному готельному комплексу згідно з законодавством України необхідно зберігати дані про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на підприємстві. Тому у готельному комплексі «Експрес» обов'язково повинна бути інформаційна система обробки даних і розроблені відповідні інформаційні технології;

- вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

- виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури обробки даних і зобов'язують готельні комплекси їх дотримуватися;

- виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

- використання деталізованих даних. Записи про діяльність готельного комплексу мають детальний (докладний) характер, що допускає проведення ревізій. В процесі ревізії діяльність готельного комплексу перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

- акцент на хронологію подій;

- мінімальна потреба допомоги у вирішенні проблем з боку фахівців інших рівнів;

- зберігання даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для подальшого використання або тут же, або на іншому рівні. Для їх зберігання створюються бази даних;

- створення звітів (документів). В інформаційній технології обробки даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників готельного комплексу, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за запитом або у зв'язку з проведеною готельним комплексом операцією, так і періодично в кінці кожного місяця, кварталу або року[18, c. 114-116].

Метою інформаційних технологій управління у готельному комплексі  «Експрес» є задоволення інформаційних  потреб всіх без виключення співробітників готельного комплексу, що мають справу з прийняттям рішень. Вони можуть бути корисні на будь-якому рівні управління.