Кадровое обеспечение системы управления организацией

Функции сектора по взаимодействию с Законодательным Собранием  Ростовской области: организует работу по взаимодействию Правительства Ростовской области с Законодательным Собранием Ростовской области; обеспечивает подготовку перечня проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, предлагаемых для включения в примерную программу законодательной и нормотворческой деятельности Законодательного Собрания Ростовской области на полугодие по инициативе Главы Правительства (Губернатора) Ростовской области и Правительства Ростовской области; осуществляет подготовку информации об исполнении примерной программы законодательной и нормотворческой деятельности Законодательного Собрания Ростовской области на полугодие в части внесения законопроектов по инициативе Главы Правительства (Губернатора) Ростовской области и Правительства Ростовской области для рассмотрения на коллегии Правительства Ростовской области в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области и т.д.

Функции архива: организует подготовку к сдаче в архив  законченных делопроизводством  дел, обеспечивает их сохранность и  выдачу справок по хранящимся в архиве Правительства Ростовской области делам; организует работу по оформлению и передаче документов постоянного срока хранения на хранение в Государственный архив Ростовской области, списанию документов временного срока хранения и т.д.

Функции бюро машинописных и копировально-множительных работ:  обеспечивает составление стенограмм заседаний и совещаний, проводимых Главой Правительства (Губернатором) Ростовской области, его заместителями, по заявкам лиц, ответственных за организацию мероприятий, и их хранение; обеспечивает выполнение машинописных, копировально-множительных работ в Правительства Ростовской области и согласование типографских работ и т.д.

Функции Канцелярии: готовит  и представляет заместителю Главы Правительства (Губернатора) Ростовской области документы по вопросам реализации функций отдела; обеспечивает единый порядок документирования, учета и прохождения документов, поступающих в Правительство Ростовской области, и исходящей корреспонденции, а также выдачу справочной информации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей в Правительство Ростовской области; обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению внутренней корреспонденции; осуществляет контроль за организацией ведения делопроизводства в Правительстве Ростовской области в соответствии с утвержденными Регламентом Правительства Ростовской области и Инструкцией по делопроизводству в Правительства Ростовской области и т.д.

В целом, Правительство Ростовской области имеет сложную, многоуровневую систему управления и относится к линейной модели управления. Подробная структура управления представлена в приложении В. Для обеспечения надлежащего функционирования общего Правительства Ростовской области, общий отдел выполняет следующие задачи:

1. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Правительстве Ростовской области; совершенствование форм и методов делопроизводства; методическое руководство работой по организации делопроизводства в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти; методическая помощь органам местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области в организации делопроизводства.

2. Организация разработки  инструкций и положений по  вопросам делопроизводства, составление сводной номенклатуры дел и разработка бланков документов; обеспечение контроля за соблюдением "Регламента" Правительства Ростовской области, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов.

3. Обеспечение подготовки, согласования и подписания правовых  актов Правительства Ростовской  области и Губернатора Ростовской  области.

4. Организация взаимодействия  Правительства Ростовской области с Законодательным Собранием Ростовской области, подготовки и внесения на рассмотрение Законодательного Собрания  РО законопроектов по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области; подготовка отзывов Правительства Ростовской области на проекты федеральных законов, поступившие из Государственной Думы Федерального Собрания РФ.

5. Обеспечение подписания  принятых областных законов и  официального опубликования в  газете "Наше время " по мере их принятия.

6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов архивного фонда Правительства Ростовской области.

Итак, в современных  условиях функции общего отдела не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем  за их исполнением. Общий отдел принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, общий  отдел решает три основных комплекса  задач:

1. обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2. организация работы  с документами в учреждении;

3. совершенствование  форм и методов работы с  документами.

3.2 Анализ Положения об общем отделе Правительства Ростовской области

Положение об общем отделе фиксирует основные направления  деятельности отдела, его цели и  задачи, права и обязанности его  сотрудников. Разработано и составлено в соответствии с ЕГСД «Положение о канцелярии», «Унификации текстов управленческих документов» ВНИИДАД, 1998 г., «Альбома унифицированных форм УРД» и «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» Росархив, 2009 г.

Положение об общем отделе состоит из 7 разделов: общие положения; основные задачи отдела; функции отдела; права отдела; руководство отделом; ответственность; взаимоотношения. Положение об отделе утверждается Главой Правительства (Губернатором) Ростовской области.

Первый раздел – «Общие положения» содержит основную информацию о деятельности общего отдела, о его структуре и штатной численности, основную цель отдела, а также перечень нормативных документах, которыми руководствуется отдел.

Второй раздел содержит основные задачи:

• организация и обеспечение функционирования единой системы документооборота в Правительстве Ростовской области;
• методическое руководство работой по организации делопроизводства в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти, органах местного самоуправления муниципальных образований области;
• организация разработки инструкций и положений по вопросам делопроизводства, составление сводной номенклатуры дел и разработка бланков документов;
• обеспечение контроля за соблюдением Регламента Правительства Ростовской области, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов;
• обеспечение подготовки, согласования и подписания правовых актов Главы Правительства (Губернатора) Ростовской области и Правительства Ростовской области;
• организация взаимодействия Правительства Ростовской области с Законодательным Собранием Ростовской области, подготовки и внесения на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области законопроектов по инициативе Главы Правительства (Губернатора) Ростовской области и Правительства Ростовской области; и другие задачи.

Третий раздел – «Функции отдела».  В соответствии с основными задачами отдел выполняет следующие функции (всего 35, перечислены некоторые из них):

• готовит и представляет заместителю Главы Правительства (Губернатора) Ростовской области – управляющему делами документы по вопросам реализации функций отдела;
• обеспечивает единый порядок документирования, учета и прохождения документов, поступающих в Правительство Ростовской области;
• обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу внутренней корреспонденции;
• осуществляет методическую работу по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, а также работу по совершенствованию форм и методов документирования деятельности Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований области.

Четвертый раздел – «Права отдела». Отдел для осуществления своих задач и функций имеет право:

• разрабатывать и вносить на рассмотрение в установленном порядке проекты указов и распоряжений Главы Правительства (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области, инструкций и положений по вопросам делопроизводства, а также по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований области материалы, решения, правовые акты и их проекты, другие документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач и функций;
• принимать участие в работе коллегиальных органов Правительства Ростовской области в соответствии с положениями о них;
• проверять состояние делопроизводства в структурных подразделениях Правительства Ростовской области;
• подписывать письма и иные документы по вопросам деятельности отдела.

Пятый раздел – «Руководство отделом». В данном разделе говорится о том, что руководство отделом осуществляет начальник общего отдела, назначаемый и освобождаемый от должности Главой Правительства Ростовской, а также описываются его обязанности.

Шестой раздел – «Ответственность». Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных настоящим Положением. Заместитель начальника отдела, руководители подразделений отдела, другие работники отдела несут персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных на них должностными регламентами, а также за неиспользование в необходимых случаях предоставленных им прав.

Седьмой раздел – «Взаимоотношения» перечисляет службы, с которыми сотрудничает Общий отдел :

• со структурными подразделениями Правительства Ростовской области – по вопросам документационного обеспечения управления.
• с юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
• с отделом по управлению персоналом – по вопросам подбора и расстановки кадров общего отдела и повышения их квалификации, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.
• с отделом материально-технического снабжения и хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам бытового обслуживания работников.

Таким образом, должностной  и численный состав общего отдела представлен в полном объеме. В его состав входит квалифицированный персонал всех необходимых категорий служащих. Персонал выполняет многочисленные и разнородные задачи, в соответствии с инструкцией по делопроизводству, Положением о структурном подразделении и другими нормативными актами. В Положении об общем отделе Правительства Ростовской области подробно изложены все необходимые положения и оно соответствует принятым нормам, которые рекомендованы нормативными актами, стандартами и рекомендациями.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Качественная работа кадровых служб имеет как никогда большое значение для эффективного функционирования предприятия. И поэтому кадровые службы управления персоналом должны быть укомплектованы специалистами, способными успешно решать широкий спектр вопросов деятельности предприятия и совместно с другими службами активно влиять на эффективность работы предприятия.

Под Кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.

На практике сложно подобрать  в кадровые службы специалистов с  учетом требуемых качественно новых  характеристик. Это объясняется  тем, что образовательный уровень  руководителей кадровых служб самый  разный, еще не выработались общие подходы к подготовке как руководителей, как и специалистов кадровых служб фирм и предприятий, министерств и ведомств. Но уже сегодня просматривается тенденция: руководитель кадровой службы должен быть управленцем, многосторонним специалистом, который умеет вести дело в интересах всего предприятия. Он должен владеть навыками управления и использования современных информационных технологий, иметь хорошие знания и практические навыки в области трудовых отношений. Прежде чем производить набор работников в кадровые службы, нужно определить их количественный состав.