Совершенствование кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  автономное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Дальневосточный  федеральный университет»

 

 

 

ШКОЛА ЭКОНОМИКИ  И МЕНЕДЖМЕНТА    Кафедра управления персоналом и экономики труда

 

 

 

 

Нефёдов Александр Владимирович

 

Совершенствование кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

 

Студент гр. Б1203       _________________                                                                      (подпись)
Руководитель ст. преподаватель   _____________  Н. Ю. Попова
Регистрационный №  ________ ___________ ___________________       подпись                      И.О.Фамилия « _____» _______________  2013  г.	Оценка  _________________________   _____________  Н. Ю. Попова                    подпись «_____» ________________ 2013 г.

 

 

 

 

г. Владивосток

2013

 

Содержание

 

 

 

Введение

Проблема кадрового  и делопроизводственного обеспечения  системы управления персоналом достаточно актуальна и представляет научный и практический интерес в связи с тем, что роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы  документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Теоретико-методологическую базу исследования составили три группы источников. К первой отнесена учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству). Ко второй отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой проблематике. И к третьей отнесены специализированные веб-сайты организаций.

Эмпирическую базу составил практическая информация касательно кадрового  и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Цель работы – изучение кадрового и делопроизводственного обеспечения системы

управления персоналом.

Поставленная цель определяет задачи исследования:

1. обоснование требований к кадровому обеспечению системы управления персоналом (количественные и качественные характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом);
2. анализ существующего кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации (качественные и количественные характеристики персонала, выполняющего функции управления персоналом) и его влияния на качество выполнения функций управления персоналом;
3. анализ факторов, определяющих состав звеньев системы управления персоналом и их численность в конкретной организации;
4. расчет требуемой численности персонала, выполняющего функции управления персоналом, сравнение расчетных данных с фактическими;
5. обоснование требований к работникам, выполняющим функции управления персоналом, составление должностных инструкций;
6. разработка мероприятий по сокращению численности работников системы управления персоналом или по их дополнительному привлечению;
7. разработка организационной процедуры совершенствования кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Объект исследования – ООО "Хоум Кредит энд Финанс Банк"

Предмет исследования – система управления персоналом.

Методы исследования: анализ научной литературы по рассматриваемой  проблематике, ретроспективный анализ, моделирование.

 

1. Теоретико-методические основы кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации

1.1 Кадровое обеспечение  системы управления персонала

Кадровое обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой необходимый  количественный и качественный состав работников кадровой службы.

Количественный состав кадровой службы – это списочный  состав работников данного подразделения  организации. Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту. Всю совокупность качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы:

1. способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки);
2. мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам);
3. свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами  и уставом организации. При расчете  количественного состава службы управления персоналом должны учитываться  следующие факторы:

• общая численность работников организации;
• конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов;
• социальная характеристика организации;
• структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.);
• техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.).

В 1990-х гг. в кадровых службах отечественных организаций (в основном в отделе кадров и отделе технического обучения) было занято всего от 0,3 до 0,8% общего числа работающих во всех отраслях промышленности и строительства. Для сравнения важно сказать, что в зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает от 1 до 1,2% общей численности работников. Качественная характеристика кадровиков тех лет также представляла весьма печальную картину. Были установлены чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, образования, неблагоприятные возрастные характеристики, низкая оплата труда кадровиков. В настоящее время в большинстве компаний ситуация с количественным и качественным составом работников кадровых служб меняется в лучшую сторону, появились специалисты по подбору и оценке персонала, психологи и социологи, менеджеры по развитию кадров.

Что касается качественной характеристики тех лет, она представляла весьма удручающую картину. Прежде всего, следует указать на чрезвычайно  низкий уровень профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием  специалистов в области управления персоналом, недостаточным количеством социологов, психологов.

Также присутствовал  низкий уровень образования: лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании  и почти каждый третий - только школьный аттестат. Примерно каждый третий-четвертый имел среднее специальное образование. Отметим неблагоприятный возрастной состав: каждый пятый в промышленности приближался к пенсионному возрасту или уже был пенсионером. Еще один отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков - на уровне канцелярских работников. Отсюда высокая текучесть кадров: четверо работников из семи задерживались в кадрах не более трех лет. В результате - некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом.

 

1.2 Делопроизводственное обеспечение системы управления персонала

Делопроизводственное  обеспечение - организация работы с  документами, обращающимися в системе  управления персоналом. Его основой  является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями  по делопроизводственному обеспечению  системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
• печатание документов по кадровым вопросам;
• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
• копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
• контроль за исполнением документов;
• передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [16, c. 159].

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ 2003 года «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др. [14, c. 95].

В настоящее время  документы составляются как в  традиционном исполнении, так и в  виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);
• отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
• организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.) [8, c. 148].