Анализ и учет использования времени в работе менеджера

Однако если принцип 80/20 для вас оказался справедливым, то можно сделать довольно суровые выводы и дать некоторые простые рекомендации:

• значительная доля наших дел имеет малую  ценность;

• к сожалению, 80 % вашего времени используется неэффективно;

• некоторые  интервалы времени имеют для  вас большую ценность, чем сумма  всех остальных интервалов времени;

•   повышение  эффективности использования своего времени по классическим методам и приемам и сегодня уже может оказаться нецелесообразно;

• остановитесь, прекратите выполнять дела и сделайте перерыв. Подумайте, действительно ли вы сейчас выполняете самые нужные дела;

• прекратите делать то, что не дает результата;

• пересмотрите и осознайте свои цели и задачи с учетом затрат и результатов;

• оцените, а если возможно, проведите расчеты, насколько целесообразно то, что вы сейчас делаете;

• если вы сможете правильно  использовать 20 % своего рабочего времени, то у вас появится много «свободного» времени.

Рассмотрим  алгоритм составления плана с  учетом принципа 80/20.

Первое: ранжируйте (сортируйте) ваши дела по выбранному критерию. Например, по уменьшению, увеличению прибыли, уменьшению, увеличению объема продаж, значимости партнера и т. п.

Выберите главное, самое важное дело, затем менее  важное и т. д.

Определите  приоритеты доходности дел и расположите их в порядке убывания, то есть на первом месте будет самое прибыльное дело. Подсчитайте и определите, какие дела дают вам большую прибыль.

Допустим, что это дела А-1, А-2, А-3, А-4. Именно они приносят вам основную часть прибыли, возможно, те же 80 %, а остальные дела приносят вам оставшиеся 20 % прибыли.

Как мы уже отмечали, соотношение 80/20 для различных отраслей может быть разным — и 70/30, и 90/10, однако эти соотношения достаточно устойчивы в пределах одной отрасли или под отрасли.

Второе: составьте план дел на день с учетом последовательности выполнения дел, начиная с А-1.

Третье: проверьте на непротиворечивость работы и наличие необходимых ресурсов.

Четвертое: разработайте перечень и план работ быстрого реагирования, то есть работ, которые занимают незначительные промежутки времени от одной-двух минут до десяти-пятнадцати минут. Дела быстрого реагирования выполняйте в промежутках между основными делами или во время поездок в транспорте, отдыха, прогулок.

Пятое: приступайте  к выполнению выбранной последовательности работ немедленно.

ПРАВИЛО 60/20/20

 

В дальнейшем для  удобства и детализации рассмотрения вопросов планирования введем термин «правило 80/20» вместо уже привычного «принципа 80/20». Применение правила 80/20 при разработке краткосрочных и оперативных планов по некоторым причинам оказалось недостаточно эффективным. Например, при краткосрочном планировании не учитываются непредвиденные обстоятельства, в частности, необходимость быстрого изменения приоритетности задач и многое другое. Для устранения этих недостатков был разработан более детальный подход, который получил название «правило 60/20/20».

Это правило  распределяет время планирования в  следующей пропорции:

• 60 % запланированного рабочего времени отводится для выполнения дел категории А и В;

• 20 % времени  отводится для коллективной деятельности, выполнения дел, связанных с делегированием полномочий, проверкой качества и своевременного окончания, завершения работ;

• 20 % приходятся на непредвиденные дела (звонки, сверхсрочные совещания и обсуждения, незапланированный приход визитеров и т. д.).

Это правило, в  силу его значимости, часто называют «основным правилом планирования.

 

МЕТОД «АЛЬПЫ»

 

Пять стадий метода «Альпы»

 

Предлагаемый  Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Метод включает пять стадий:

1) составление  заданий;

2) оценку длительности  акций;

3) резервирование  времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений  по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет  несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под  соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

• в первом приближении распределять их по приоритетности;
• подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
• перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем ( с помощью телефона и т. п.).

Однако это только начало составления  Вашего плана дня.

Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте  против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Вы можете возразить в том  смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.

• Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
• Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
• Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.

Третья стадия: резервирование времени  про запас

При составлении  плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов! Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

 

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

• Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
• Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности.
• Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня  в нашем примере выглядит следующим образом:

Пятая стадия: контроль и перенос  несделанного

Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и  тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:

• Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;

• Вы отказываетесь  от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Поскольку для  планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные  листки имеют тот недостаток, что  теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).

Рационализация использования  времени с помощью бюрографии

Вы можете еще  больше рационализировать составление  плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

 

Применяйте также другие, свои собственные  обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать.

При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.

 

3. Методы  выполнения оперативных планов

Прием «Съедание слона»

В деятельности каждого из нас иногда встречается  проблема серьезная, большая и сложная. И возникают вопросы: «Как к ней вообще подступиться?», «С чего начать?» и т. п.

Возникает мысль, что задача неподъемна. Часто формируется  внутренняя установка: либо отложить решение  на какой-то срок, либо представить  себе, что , такой задачи вообще не существует. Однако проходит время, и вы понимаете, что какие бы хитрости вы ни придумывали, задачу все равно придется решать.

• Как быть?

• Как сократить  или свести до минимума время «оттяжки»?

• Как быстрее  приступить к решению задачи?

Теория и  практика планирования дают следующие  рекомендации.

Представьте себе, что ваша задача — это большой  «слон», ну очень большой! Слон большой  и неподъемный. А вы хотите съесть этого слона. Вполне очевидно, что съесть его за один присест, к сожалению, не удастся. Поэтому разрежьте его на части, каждую из которых можно будет съесть за раз. Можно пригласить на трапезу родственников, друзей и сотрудников и каждому предложить «кусочек».

Аналогично  поступайте с вашей задачей (дело А-1). Разделите (декомпозируйте) ее на такое  количество подзадач, которые сможете решать по отдельности. Размерность задачи уменьшится и ее решение упростится. Кроме того, возможно, часть подзадач вы сможете передать (делегировать) соисполнителям (родственникам, друзьям, сотрудникам).

В некоторых  случаях время решения всей задачи, возможно, значительно уменьшится, если удастся распараллелить работу между сотрудниками.

Прием выполнения дел «Швейцарский сыр»

Бывают ситуации, когда в силу различных причин, как объективных, так и необъективных, вообще не удается приступить к делу А-1. Поставьте это дело сразу под жесточайший контроль, как только вы осознали, что оно является самым приоритетным.

Один из прекрасных способов начать дело — постараться превратить его в «швейцарский сыр». Для этого необходимо проделать «дырки» в деле. «Дырками» мы будем называть задачи быстрого реагирования (БР).

Задачи БР могут  потребовать всего 3-5 минут, но, выполнив их, вы проделаете «дырки» и «дырочки»  в деле А-1 .Таким образом, если у  вас есть всего 10 минут времени, то вы можете выполнить две-три «задачи немедленного исполнения».

Вам, прежде всего, необходимо знать, какие это задачи, поэтому сначала составьте список возможных задач быстрого реагирования, а затем распределите их с учетом приоритетов.

При формировании списков задач быстрого реагирования целесообразно включать те работы, которые можно быстро начать и легко выполнить. Очевидно, что они должны быть либо частью дела А-1 либо каким-то образом с ним связаны.

Прием выполнения дел «Оставьте  брезгливость, съешьте лягушку!»

Этот прием рекомендуется использовать совместно с« всеми перечисленными методами,  за исключением! может быть, методов простого планирования, «шест задач» и «швейцарского сыра».

На Западе давно  имеется изречение, которое очень  хорошо используется при выполнении различных дел! «Если каждое утро вам приходится съедать живую лягушку, весь день после этого можете довольствоваться сознанием, что, вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не случится».

Как вы, наверное, догадались, «лягушка» — это дело А-1, самое тяжелое, самое неприятное, самое трудоемкое и т. п. Таким образом, приступая утром к работе, в первую очередь необходимо съесть «лягушку». А если вам надо выполнить два важных, тяжелых, приятных и трудоемких дела, то воспользуйтесь другим изречением: «Если вам надлежит съесть двух лягушек, первой съедайте самую гадкую из них».

Согласно этой методике, необходимо выработать устойчивую привычку решать самые важные и срочные; задачи с самого утра, не тратя время  на другие работы.