Анализ и учет использования времени в работе менеджера

Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные Вам принципы самоменеджмента!

 

Анализ слабых сторон

Как только Вы вскроете свои личные слабые стороны, Вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую Вы держите в руках!

Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени».

После того как  Вы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих  дней, просмотрите каждую из заполненных  вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

1. Дайте оценку  каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим  критериям:

Если окажется, что  более чем на 10 % Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

Если в более чем 10 % случаев расход времени был  слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.— см. гл. 2 и 4);

 

Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, само рационализации (см. гл. 4 и 6)

Если более чем в 10 % случаев  момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. п.— см. гл. 4 и 5).

 

 

 

Тема 2. Постановка целей  в работе менеджера

 

ПЛАН:

1. Значение постановки целей
2. Нахождение целей
3. Лучевые диаграммы в планировании целей
4. Баланс успехов и неудач

 

 

1. Значение постановки целей

 

Постановка  цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках  наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а  также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.

Каждое предприятие  предполагает постановку целей. Поскольку в этой книге речь идет о самоменеджменте, мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что Вы делаете, а о том для чего Вы делаете. Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к действиям. Без целей отсутствует критерий Оценки, по которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если Вы заранее четко и однозначно не определите то, чего Вы хотите.

Цели являются «подстрекателями» наших действий, мотивами, определяющими нашу активность. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Чтобы поставить  цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач  чревато тем, что Вы потеряетесь  в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому.

Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос:

• Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели?

Постановка  целей — перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными.

Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для нашего самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим (т. е. самоопределение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие.

Если у меня есть осознанная цель, на нее направляются и мои неосознанные силы. Цели служат концентрации сил на действительно ключевых направлениях.

Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы понапрасну тратить свои силы.

В основу этой главы  положен следующий процесс постановки целей.

 

2. Нахождение  целей

 

Вы хотите достичь  большего — иначе бы Вы не приобрели  эту книгу. Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необходимо потратить время и средства. Необходимы определенные методы и тщательная диспозиция, чтобы по возможности хорошо и в приемлемое время достичь поставленной цели:

• Каких целей Вы хотите достичь?
• Согласуются ли они между собой?
• Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?
• Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (слабые стороны)?

Добейтесь ясности цели!

Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели и дать им определение означает придать своей жизни направление. В результате Вы сможете воплотить в действительность свои собственные ценности.

Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия.

Пример:

1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый  образ жизни.

Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.

2.  Как не  надо: Я хочу уметь лучше контактировать  со своими сотрудниками.

Как надо: Я хочу для каждого  сотрудника каждую неделю зарезервировать  час дополнительного времени, чтобы побеседовать с ним на профессиональные и личные темы.

Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно непосредственно планировать, например фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовать по этапам.

Точно опишите то, чего Вы конкретно  хотите достичь!

Письменная  регистрация способствует тому, что  зачастую фиксируются более или  менее смелые представления и желания. Таким образом Вы приучитесь постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко определите свои цели, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к перманентному анализу, перепроверке и ревизии.

•^ Мы хотим  в этом разделе побудить Вас к  тому, чтобы Вы с помощью различных  упражнений продумали свои цели, конкретно их сформулировали, систематизировали и письменно изложили.

От общих представлений о  жизненных устремлениях к инвентаризации целей!

Нахождение  личных целей может осуществляться посредством следующих четырех  ступеней.

(1) Разработка  общих представлений о жизненных устремлениях.

(2) Дифференциация  во времени жизненных целей.

(3) Разработка  путеводных представлений в профессиональной сфере.

(4) Инвентаризация  целей.

Набросайте общие представления  о жизненных устремлениях.

Попробуйте  изобразить для себя возможную картину Вашей будущей жизни. Не горюйте по поводу неудач и поражений в прошлом: здесь уже в любом случае ничего не изменишь, но из этого необходимо извлечь уроки!

«Кривая» моей жизни.

— Как протекала  до сих пор Ваша жизнь?

— В чем состояли Ваши крупнейшие успехи? Где были поражения? В профессиональной сфере? В личной?

— Как Вы представляете  себе свое будущее?

— До какого возраста Вы хотели бы дожить?

— Чего еще хотите достичь?

— На какие удары  судьбы или поражения Вы рассчитываете?

• Нарисуйте Вашу «жизненную кривую» и пометьте то место, где Вы сейчас находитесь. Рядом с экстремальными точками Вашей «жизненной кривой»
• напишите ключевые слова, характеризующие успехи или неудачи.
• Попробуйте представить себе свое будущее и продолжите «кривую» дальше.

 

Дифференцируйте свои жизненные цели по временным критериям.

При этом несущественно, окажутся ли Ваши собственные представления реалистическими или утопическими,— этот аспект будет рассмотрен позже. Значительно важнее сейчас выяснить, что представляют собой Ваши «жизненные линии», определяющие Ваше существование, а также каковы ваши желания, к исполнению которых Вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни.

Уясните себе с  помощью нижеследующего упражнения, с какими событиями Вы должны считаться в ближайшие 20 лет Вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т. д.) и свой возраст.

Подобными особыми  событиями могут быть:

— поступление  детей в школу или достижение ими совершеннолетия;

— выход на пенсию отца или матери;

— выход на пенсию непосредственного начальника,

— истечение  сроков платежей по долгосрочным кредитам;

— высвобождение  вложенных денежных средств и  т. п.

Временной ряд для нахождения личных целей

Этот временной  ряд ставит Ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами из жизни людей вашего личного окружения.

Впишите в графы  следующего формуляра все желаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

— Долгосрочные жизненные цели, путеводные ориентиры и т. д. Чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни?

— Среднесрочные  цели.

— Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?

— Краткосрочные  цели.

Чего Вы хотите добиться уже в ближайшие 12 месяцев?

 

На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия».

Выделите  свои профессиональные ориентиры!

Чем бы вы охотнее  всего занимались в профессиональном отношении? Если бы Вы могли свободно выбрать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы Вы охотнее всего были или стали?

Примеры:

— Стать управляющим  в средней фирме XY — отрасли.

— Стать членом правления фирмы X или Y.

— Основать или  руководить зарубежным филиалом (в  какой стране?).

— Быть причисленным к ведущим специалистам.

— Достичь должности в государственном аппарате.

— Добиться звания профессора или доктора.

— Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение.

—  Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...

—  Сделать  политическую карьеру в качестве...

— Через пять лет «выйти из игры» и стать  пастухом в Люнебургской Долине.

— И т. д.

 

3. Лучевые  диаграммы в планировании целей

 

Например, цель в профессиональном аспекте вашей  жизни, ключевом для вас, может состоять в том, чтобы стать директором. Свою задачу вы, возможно, видите в получении повышения в течение предстоящих двух лет. Шаги, которые призваны помочь вам в решении этой задачи, могут быть определены следующим образом: сдать квалификационный экзамен, произвести впечатление на комиссию по назначениям, проявить себя перед начальством. Более частными могут стать следующие задачи: прослушать специальный курс, исследовать документацию за предшествующие периоды, изучить технику сдачи экзаменов, взять консультацию по технике прохождения интервью, изучить отчеты и информационные бюллетени компании, вовремя завершить работу над значительным проектом, выступить с инициативой, принять участие в подготовке рождественского концерта (рис. 2).

Изложите свои цели на первой странице ежедневника или органайзера (более подробно об их выборе и использовании читайте в главе 3), так чтобы они всегда были у вас перед глазами. Ежедневно сверяйтесь с ними и каждый год заново оценивайте и корректируйте. Ваши ценности и цели могут с течением времени меняться. Если так, то при пересмотре целей и задач подобные перемены также должны учитываться.

Таким образом, вы разрабатываете собственный стратегический план. План призван обеспечить реализацию ваших целей за счет предложения стратагем их достижения. Именно так действуют те, кто добился в жизни успеха.

 

Лучевые диаграммы

Казалось бы, с постановкой целей и задач  все ясно, однако не исключено, что  при попытке выработать четкую их картину голова у вас пойдет кругом. Бывает, что никак не удается определиться с собственными жизненными целями и заглянуть в будущее дальше чем на весьма короткую перспективу, и в итоге жизнь течет как бы сама по себе, а вы лишь плывете по течению.