Анализ и учет использования времени в работе менеджера

Тема 1. Анализ и учет использования времени  в работе менеджера

 

Биологический ритм работы менеджера.

 

В нашей жизни  наблюдается ритмичность, как и во многих процессах, происходящих на Земле и в нашем организме в частности. Это приливы и отливы в морях и океанах, восход и закат солнца, смена времен года и многое, многое другое. Ваша задача — зная свои биологические ритмы, составлять расписание с учетом индивидуальности.

Работоспособность человека в течение суток обычно изменяется по физиологически обусловленной М-образной кривой, на которой имеются два четко выраженных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной работоспособности в период между 10 и 12 часами и 16 и 18 часами. Минимальная работоспособность, как правило, приходится на 14 часов, а после 18 часов наблюдается спад деловой активности.

Но это общие  тенденции, которые наблюдаются  у большинства, однако каждый человек  индивидуален и имеет свою кривую М.

Кроме того, давно  известно, что почти все люди могут  быть отнесены либо к «жаворонкам», либо к «совам». «Жаворонки» просыпаются рано утром, в первой половине дня чувствуют себя бодрыми и энергичными. Работоспособность в этот интервал времени у них высокая, но вечером падает, затем наступает сонливость, и они рано ложатся спать. «Утро вечера мудренее» — это их главный девиз.

«Совы» засыпают, как правило, довольно поздно и просыпаются, естественно, поздно. Они встают с  трудом, поскольку глубокий сон у них наступает утром. Работоспособность «сов» нарастает постепенно в период от обеда к вечеру.

Ученые выделяют и третий тип людей — это  аритмики, работоспособность которых  практически одинакова в течение дня. К этому типу в основном относятся люди, занимающиеся физическим трудом.

Определение типа людей очень важно для каждого, кто держит сейчас эту книгу. В свое время учеными было установлено, что 45 % людей очень плохо приспосабливаются к изменению суточных графиков работ. Следует подчеркнуть, что в зависимости от того, к какому типу людей вы относитесь, в большой степени определяется выбор или пересмотр вашей профессиональной деятельности. Например, в работе операторов крупных объектов, где практически все функциональные задачи решает автоматика, информационная и эмоциональная нагрузка невелика. Монотонность в работе, редкие, незначительные изменения показаний приборов вызывают у операторов состояние апатии, снижение бдительности, что приводит к сонливости. В таких ситуациях операторы могут пропустить сигналы, или неадекватно на них среагировать. Известны случаи, когда операторы «отключались» на полминуты или почти на минуту, не замечая и не сознавая этого.

Анализ происшествий в атомной промышленности, на железнодорожном, морском и речном транспорте, на крупных промышленных предприятиях показал, что наибольшее количество катастроф происходило в ночное время. Минимальная производительность и минимальная бдительность приходятся на временной промежуток от часа до трех часов ночи.

Французский ученый - хронобиолог выступал категорически против дальних ночных поездок на отдых. С одной стороны, пустые дороги и шоссе, но с другой стороны, очень низкий уровень внимания и низкая работоспособность приводят к серьезным авариям.

Ваш индивидуальный ритм может значительно отличаться от начала и окончания рабочего дня, установленного обеденного перерыва на производстве или в фирме. Поэтому вам необходимо разработать программу исследования личных биоритмов, которая позволит вам выяснить, как изменяются ваша работоспособность, производительность, внимание в течение дня, по дням в неделю и по месяцам. Самым простым способом будет включение этих замеров в ежедневный план проведения хронометража. Как проводить хронометраж, мы рассмотрим позже. После проведения недельных замеров постройте свою кривую М. Сравните индивидуальные результаты с той зависимостью, которая наблюдается у большинства людей.

Полученные  результаты очень важны, поскольку  вы теперь сможете адаптироваться к  режиму работы производства или фирмы, где вы трудитесь. Некоторые руководители подстраивали или подстраивают работу подчиненных под свой биологический ритм. Например, Сталин организовывал совещания поздно ночью, а некоторые современные руководители фирм на Западе начинают работу со своими топ менеджерами в пять часов утра.

Равномерность загрузки по часам. Зная общие законы движения в природе, в том числе и выполнения запланированных дел, целесообразно работать равномерно. Здесь уместно провести аналогию с движением автомобиля.

Ваши усилия, творческие или физические, будут  иметь максимальную эффективность, если в течение дня вы будете трудиться без «ускорений» и «торможений». Поэтому практической рекомендацией является по возможности равномерная загрузка по часам.

«Уплотнение»  расписания. Когда вы сформируете  план работ, то, возможно, а скорее всего  наверняка, у вас останется часть  дел, которые не попадут в расписание.

В этих случаях  рекомендуется «уплотнить» расписание.

Рассмотрите варианты совмещения двух и более дел. Например, во время уборки, наведения порядка, и т. п. вы прослушиваете курс иностранного языка. Однако если в течение каждого дня вы будете выполнять несколько дел одновременно, то рано или поздно наступит психологическая усталость. Поэтому рекомендуется не злоупотреблять этим приемом.

Составляя расписание на ближайший день, целесообразно учитывать накопленный опыт многих бизнесменов, менеджеров и руководителей среднего звена. Например, нельзя планировать больше 3-4 встреч, можно провести максимально 10-15 телефонных разговоров, либо 1-2 совещания, либо беседы не более чем с четырьмя подчиненными (от 10 до 45 минут на каждую беседу).

 

Баланс времени менеджера

 

Другой способ оценки использования времени состоит  в составлении своего рода балансового  отчета, в котором производится подсчет остатка времени к моменту истечения типичной недели вашей жизни. Баланс подводится следующим образом:

 

Количество  часов в неделе		168
Сон	-56	112
Еда	-10,5	101,5
Умывание, одевание и т. д.	-3,5	98
Работа	-40	58
Просмотр телепрограмм	-14	44
Дорога	-5	39
Чтение	-10	29
Общение с семьей	-15	14
Общение с друзьями	-8	6
Религия	-8	-2
Личные дела, домашние поручения, магазины	-4	-6
Личные увлечения	-10	-16
Вынужденная потеря времени: ожидания перед началом совещания, переезды и т. д.	-2,5	-18,5

 

Как видите, совсем не сложно потратить больше времени, чем у вас есть! Естественно, многие виды деятельности накладываются друг на друга, то есть выполняются одновременно; но, с другой стороны, становится понятно, на что уходит львиная доля вашего времени и на чем его можно сэкономить.

 

 

Капитал времени

Задумывались  ли Вы над тем, сколько осталось в Вашем распоряжении времени для профессиональных и личных дел? В наш век, когда мы привыкли иметь дело с миллионными (если не с миллиардными) величинами, быстро проведенный расчет на модели определенно заставит кое над чем задуматься.

 

 

Если Вы сложите  обе величины (капитал рабочего времени + капитал свободного времени), Вы получите ВАШ ЛИЧНЫЙ ВРЕМЕННОЙ КАПИТАЛ.

Для многих результат наверняка  окажется неожиданным, так как в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Конечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинаковыми для каждого. Что ж, варьируйте число дней и часов! В любом случае можно констатировать:

Личный временной  капитал составляет в зависимости от возраста величину порядка лишь нескольких десятков тысяч часов! Даже если рабочее время составляет 10 часов ежедневно трудовая жизнь длится в обшей сложности менее 90000 часов (40 лет х 220 дней х 10 часов = 88000 часов).

 

 

Анализ использования времени

 

Предпосылкой того, что в Вашем  личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление  о том, куда уходит Ваше время, что  конкретно и как Вы делаете. Часто  это представление бывает совершенно ошибочным.

Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

Этот шаг необходим!

«Неправильный»  рабочий стиль часто имеет  следующие признаки:

—  не известно, на что вообще расходуется время;

—  не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

—  не известны сильные и слабые стороны до сих  пор практикуемого рабочего стиля;

—  не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, Вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или само менеджмента.

Первый шаг — составление  инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы:

О анализ видов  деятельности и расхода времени; Q листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Заполните последовательно и без пропусков эти две анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе.

Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.

 

Указания  по методу записи (инвентаризации времени)

— не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения;

— старайтесь производить  немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвентаризации времени).

К формуляру  «Анализ видов деятельности и расхода времени»:

 

—  ограничивайтесь  существенным  и  фиксируйте все  виды деятельности в форме результатов  за пятнадцатиминутные отрезки времени;

—  поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

 

К формуляру  «Дневные помехи»:

— заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т. п.;

фиксируйте  все, что Вас отрывает от дел:

Н —_: начальник

Кл — клиент

Ко — коллега  по профессии

Пос — поставщик

П — подчиненный

Сем — семья

С — секретарша

Пр — прочие

При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позвонить господину «Н»!).

Прежде чем  Вы приступите к оценке результатов  анкет, Вы должны определить, в каком  виде Вы могли бы получить итоги.

В центр  анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.

Таким образом  получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.

 

Анализ сильных  сторон

Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

В этом смысле Вы уже сейчас представляете  собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

Рассмотрите инвентарную  опись своего времени с таких  позиций, чтобы выявить сильные  стороны и преимущества Вашего личного  рабочего стиля с целью систематически их развивать.