Анализ и учет использования времени в работе менеджера

Усовершенствование  коммуникационно-информационных аспектов распорядительной деятельности менеджера  в предприятиях может осуществляться в таких направлениях:

1. Оптимизация  информационных потоков.

Менеджеры на всех уровнях управления предприятием должны знать собственные потребности  в информации, а также высших руководителей  и подчиненных. В связи с этим необходимо оптимизировать качественно и количественно информационные потребности. Оптимальным считают такой информационный обмен, при котором передают только ту информацию и в таком объеме, который необходимой для обеспечения процесса управления.

2. Взаимодействие  руководителя и подчиненных.

Руководителю  не обязательно ожидать, когда к  нему поступит информация. По многим причинам необходимая информация может поступить  с изменениями, несвоевременно или  совсем не дойти до руководителя. Целесообразно  практиковать периодические обсуждения важных вопросов между руководителем и одним или несколькими подчиненными. С этой целью целесообразно периодически проводить совещания со всеми подчиненными. С этой же целью следует поощрять инициативу подчиненных, которые хотят контакта с руководителем.

3. Организация  эффективной системы обратной  связи. Система обратной связи дает возможность руководителю получить

информацию  из первичного звена, проходя обычные  каналы коммуникаций (направление руководящих  работников к структурным подразделениям для обсуждения разных вопросов, например: начальник отдела кадров универмага во время встречи с работниками торговой группы может получить важную информацию о состоянии объекта управления и донести ее к руководителю).

В зарубежной практике как систему обратной связи используют опрос работников, которые проводят периодически и охватывают много вопросов. Анонимность опроса практически гарантирует достоверность поставленных в известность сведений.

4. Внедрение  системы сбора предложений.

Успех предприятия  во многом зависит от того, насколько руководству удается использовать имеющийся интеллектуальный потенциал. С этой целью разрабатывают системы сбора предложений, которые облегчают процесс поступления информации снизу-вверх. Система сбора предложений должна исключать фильтрацию или игнорирование идей, которые есть в предложениях работников.

Обычно такую  идею реализуют, используя ящики  для предложений, в которые их можно подавать анонимно Однако такая  система неэффективная, поскольку  работник не знает, рассмотрены его предложения или нет. Следует отмечать, что механизма стимулирования работников за ценные, рационализаторские предложения нет. Потому теперь большинство зарубежных компаний применяют другие системы сбора предложений, например те, что ґрунтуються на анонимных телефонных сообщениях, обсуждении важных вопросов в кружках качеств, улучшения труда.

5. Информационные  сообщения администрации предприятия. За рубежом большие компании выдают информационные бюллетени

которые содержат информацию для персонала, например о новой системе стимулирования, мероприятия по охране труда и тому подобное. Для информирования работников можно использовать доску объявлений, стенную газету, радио обращения и другие формы.

Информирование  работников из официальных источников уменьшает потенциальные негативные последствия слухов.

6. Использование  современной информационной технологии - средств организационной и вычислительной  техники - персонального компьютеру, телефаксу и др.

 

Тема 5. РАБОТА МЕНЕДЖЕРА  С КОММЕРЧЕСКОЙ И ТАЙНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

 

ПЛАН:

1. Сущность понятия коммерческой  тайны

2. Защита документов коммерческой  тайны на предприятиях

3. Порядок учета, хранения и  использования конфиденциальной  информации, которая является собственностью  государства

 

1. Сущность понятия коммерческой тайны

 

Суть понятия коммерческой тайны есть в таких положениях:

• это любая  деловая информация, что имеет  действительную или потенциальную  ценность для предприятия по коммерческим причинам, разглашение которой может  нанести вреда предприятию. Она  не является общеизвестной или общедоступной на законных основаниях. Эти сведения соответствующим образом отражаются, а фирмой осуществляются надлежащие мероприятия по сохранению ее конфиденциальности. Эта информация не является государственным секретом и не защищается авторским и патентным правом. Эта информация не касается негативной деятельности предприятия, которая может наносить вред обществу (нарушений законов и неэффективной работы, административных ошибок, загрязнения окружающей среды и тому подобное).

27 марта 1991 года Верховной Радой Украины был принятый Закон "О предприятиях в Украине". Согласно с частью 1 статьи ЗО этого Закона "под коммерческой тайной предприятия имеют в виду сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия, что не является государственной тайной, разглашение (передача, пропитка) которых может нанести вреда его интересам".

Кроме того, в  статье ЗО раздела 2 Закона Украины "Об информации" от 2.10.1992р. дано определение конфиденциальной информации: "Конфиденциальная информация — это сведения, которые находятся во владении, пользовании или распоряжении отдельных физических или юридических личностей и распространяются за их желанием, в соответствии с предусмотренными ими условиями".

Вместе с  тем, 9 августа 1993 года Кабинетом Министров  Украины в соответствии с частью второй статьи З0 Закона Украины "О  предприятиях в Украине" утвержденный перечень сведений, которые не составляют коммерческую тайну:

•  учредительные  документы, документы, которые позволяют заниматься предпринимательской или хозяйственной деятельностью и ее отдельными видами;

• информация за всеми установленными формами государственной отчетности;

• данные, необходимые  для проверки вычисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;

• сведения о  количестве и составе работающих, их заработную плату в целом и  за профессиями и должностями, а  также наличие свободных рабочих  мест;

• документы  об уплате налогов и обязательных платежей, информация о загрязнении  окружающей естественной среды, несоблюдение безопасности условий труда, реализация продукции, что наносит вреда здоровью, а также другие нарушения законодательство Украины и размеры нанесенного при этом вреда;

• документы  о платежеспособности;

• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, союзах, объединениях и других организациях, которые занимаются предпринимательской деятельностью;

•  сведения, которые в соответствии с действующим  законодательством подлежат объявлению.

Согласно с  этим постановлением предприятия обязанные  подавать перечисленные сведения органам  государственной исполнительной власти, контролирующим и правоохранительным органам, другим юридическим лицам  в соответствии с действующим  законодательством, за их требованием.

Таким образом, коммерческая тайна — это производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и другая документируемая информация, которую используют для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращения потери, получения добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, которые позволяют успешно конкурировать, прибыль фирмы и др.

К условиям, при  которых информация предприятия  может быть отнесена к коммерческой тайне относятся:

• действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности  ее третьим лицам;

• отсутствие свободного доступа к этой информации на законной основе;

Работа  персонала с коммерческой тайной информацией

•  принятие владельцем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохраненности  конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдение следующих условий:?

•  определение  сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия;                                                                        

•  обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то предприятие не будет иметь законной основы для привлечения к ответственности работников за распространение или передачу сведений, которые составляют коммерческую тайну.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два больших блока:

1) научно-техническая  (технологическая) информация;

2) деловая информация.

Научно-техническая  информация содержит: сведения о конструкциях машин и оборудования; схемы; материалы, которые используются; рецептуры; методы и способы производства (особенно о новых изделиях, которые разрабатываются); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПК.

Деловая информация содержит:

• сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, кроме финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и др.);

• сведения о  размере прибыли, себестоимости виробляємої продукции и ін.;

• планы развития предприятия (тактические и стратегические);

• планы и объемы реализаций продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, об уровнях цен, наличии товаров);

• анализ конкурентоспособности  выработанной продукции, эффективность  экспорта и импорта, время выхода на рынок, что предлагается;

• планы рекламной  деятельности;

• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, ведомости  о взаимоотношении с ними

их финансовое положение, проведенных операциях  и объемах, условиях действующих  и новых контрактов и др.

Перечень и  объем сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия, сроки  конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем  организации. Руководитель может привлечь для проведения этой работы аналитиков специалистов.

Основная цель защиты конфиденциальной информации заключается  в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить распространение  ее к конкурентам. В некоторых  случаях требуется защита и "чужих" коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может оставить предприятие без выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты коммерческой тайны содержит:

•  установление правил отнесения информации к коммерческой тайне;

•  разработку и доведение до лиц, допущенных к  сведениям, которые составляют коммерческую тайну, инструкций за соблюдением режима конфиденциальности;

• ограничение  доступа к носителям информации, которые вмещают коммерческую тайну;

•  использование организационных, технических и других средств  конфиденциальной информации;

•  осуществление  контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Как и все  сотрудники фирмы, менеджер должен при  вступлении на работу подписать обязанность о неразглашении коммерческой тайны (об ответственности за ее сохранение).

В этом документе  основными являются следующие обязанности:

1) не разглашать  сведений, которые составляют коммерческую  тайну, которые будут доказаны  станут ли известны при выполнении служебных долгов, в том числе, на протяжении определенного срока после освобождения из фирмы;

2) придерживаться  доказанных до відома* сотрудника  требований по защите коммерческой  тайны;

3) не использовать  сведения, которые составляют коммерческую тайну без ведома на это ее владельца;

4)  не иметь  никаких обязанностей перед другими  лицами и предприятиями.

За информированностью менеджеры большинства предприятий  есть вторые лица после руководителя. Менеджер имеет доступ к самым  многообразным источникам информации. Он может ее получать:

•  организовывая  разные парады, приемы, переговоры;

•  принимая и обрабатывая корреспонденцию;

•  составляя  и контролируя выполнение документов;

•  проводя  телефонные переговоры;

•  принимая посетителей и др.

Менеджер является основной фигурой для лиц, которые  добывают многообразную информацию. Потому ему необходимо проявлять  умную осмотрительность в разговорах с потенциальными партнерами или  клиентами, для которых любая  информация может стать важной.