Анализ и учет использования времени в работе менеджера

Издание с грифом "Для служебного пользования" из письменного разрешения руководителя организации могут выдаваться за межбиблиотечным абонементом на основании письменных запросов руководителей  организаций, которым эти издания нужны.

Дела постоянного  и длительного (свыше 10 лет) хранения с грифом "Для служебного пользования" периодически пересматриваются с целью  возможного снятия этого грифа. Пересмотр  осуществляется во время передачи дел  из структурных подразделений к архивному подразделу организации, в процессе хранения дел в архивном подразделе (как правило не менее как один раз на 5-Ю лет), а также во время подготовки дел постоянного хранения для передачи в государственное архивное учреждение.

Решения о снятии грифа принимаются экспертной комиссией организации-автора документа (издание) или правопреемника. В состав комиссии входят работники канцелярии, режимно-секретного и других подразделов организации.

Решение комиссии оформляется актом, что складывается удовлетворительной формой и утверждается руководителем организации.

Обеспечение сохранности документов, проверка их наличия

Документы с  грифом "Для служебного пользования" должны сохраняться в служебных  помещениях и библиотеках в шкафах (хранилищах), которые надежно защелкивающиеся и опечатываются. Запрещается хранить такие документы в подсобных фондах библиотек.

Дела с грифом "Для служебного пользования", выданные для работы, подлежат возвращению  в канцелярию или архивный подраздел  в тот же день.

Отдельные дела с разрешения руководителя канцелярии или архивного подраздела организации  могут находиться у исполнителя  на протяжении срока, необходимого для  выполнения задания, при условии  полного обеспечения их сохранности  и сдерживания правил хранения.

Передача документов другим сотрудникам осуществляется только через канцелярию, архивный подраздел или библиотеку.

Запрещается выносить документы с грифом "Для служебного пользования" за пределы служебных  помещений организации.

Уразі потребности руководитель организации (структурного подразделения) может позволить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынести за пределы служебного помещения организации документы с грифом "Для служебного пользования" для их согласования, подписание и тому подобное в организациях, которые находятся в пределах одного населенного пункта.

Лицам, которые  отправлены к другим населенным пунктам, запрещается иметь при себе материалы  с грифом "Для служебного пользования". Эти материалы должны быть предварительно посланные по адресу организации за местом командировки сотрудника.

В отдельных  случаях с разрешения руководителя организации позволяется перевозка  документов с грифом "Для служебного пользования" к другому населенному  пункту при условии, что такие  документы перевозятся группой в составе не меньше двух работников (или одного вооруженного работника), которые должны выполнять работу с ними в другом населенном пункте.

Проверка наличия  документов с грифом осуществляется ежегодно комиссией, что назначается  приказом руководителя организации. В состав этой комиссии обязательно входят лица, которым поручены учет и хранение этих документов, а также работники режимно-секретных подразделов.

В библиотеках  и архивных подразделах, где сосредоточенное  значительное количество документов, проверка их наличия может осуществляться один раз на пять лет.

О фактах потери документов или разглашения сведений, которые содержатся у них, срочно приходится к сведению руководителя организации, руководителей режимно-секретного подраздела и канцелярии.

Для расследования факта потери документов с грифом или установление факта разглашения сведений что содержатся у них, приказом руководителя организации назначается комиссия, вывод которой утверждается руководителем организации.

Акты комиссии о потерянных делах постоянного хранения после утверждения их руководителем организации передаются к архивному подразделу для внесения в дело фонда.

За нарушения, которые привели к разглашению  информации "Для служебного пользования", потери или незаконного уничтожения  документов, а также других требований винные лица несут дисциплинарную и гражданско-правовую ответственность согласно с законодательством.

Учет, хранение и использование  печатей и бланков

Обязательному учету подлежат печати и штампы с  полным наименованием организаций; бланки с угловыми и продольными штампами организаций, которые имеют необходимый трафаретизований текст документов, которые дают право на инспекцию, присмотр и посещение организаций; удостоверение личности, удостоверение о командировках, а также всех видах пропусков, бланках документов об образовании (аттестаты, дипломы, удостоверения), трудовых

книжки.

Порядок учета, хранения и использования других видов печатей, штампов, бланков  суровой отчетности определяется соответствующими ведомственными инструкциями. Контроль за их изготовлением, хранением и  использованием возлагается на канцелярии организаций и лиц, ответственных за делопроизводство;

Лица, которые  персонально отвечают за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются  приказами руководителей организаций.

Учет печатей, штампов и бланков ведется  в специальных журналах. Выдача бланков  ответственным за их использование лицам осуществляется под расписку в соответствующих журналах.

Журналы учета  печатей, штампов и бланков вносятся в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваються и опечатываются.

Печати и  штампы должны сохраняться в сейфах или металлических шкафах. Бланки позволяется хранить в шкафах, которые надежно защелкивающиеся и опечатываются.

На бланках  удостоверений личности, удостоверений  о командировке, всех видов пропусков, документов об образовании, документов, которые предоставляют право на инспекцию, присмотр или посещение организаций, печатным способом или перечислителем проставляются порядковые номера на всех частях (страницах) этих бланков.

Выдача заполненных  бланков документов осуществляется под расписку в соответствующих  учетных формах, которые предусмотрены ведомственными инструкциями.

Выдача этих бланков без заполнения запрещается.

Печати и  штампы, изготовленные с разрешения органов МВД, кажутся для уничтожения  этим органам за местонахождением организаций.

Проверка наличия  печатей, штампов и бланков осуществляется ежегодно комиссией, назначенной приказом руководителя организации.

При проверке наличия  печатей, штампов и бланков делаются отметки в журналах учета.

В случае потери печатей  и штампов руководители организаций  обязаны немедленно сообщить об этом органы МВД и принять меры для их розыска.