Анализ и учет использования времени в работе менеджера

Менеджер часто  должен отвечать нарезные вопросы. Нужно  все время четко проводить  границу: обычные, рядовые вопросы  и вопросы "скользящие", ответы на которые раскрывают конфиденциальные стороны работы фирмы. В этом случае нужно спросить себя: "Имеет ли право собеседник знать данную информацию? Необходима ли она ему в работе?". На "скользящие" вопросы ответа должны быть уклончивые. Хотя за рекомендациями японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос — "не знаю", а за деловой этикой такой ответ для менеджеров нежелательная. Можно также порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю фирмы.

В большинстве  конфиденциальной информации необходимо руководствоваться рекомендациями руководителя фирмы или службы безопасности предприятия. Менеджер за видом своей деятельности должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск и придерживаться установленных правил. И если, например, рядовой работник фирмы вдруг заинтересовался конфиденциальным документом, нужно быстро и тактически остановить эту попытку.

Особенно внимательным нужно быть до предметов, которые "забывают" посетители. Обычный блокнот, фломастер, портмоне или другие предметы могут  оказаться техническими устройствами для подслушивания и "снятия" самой важной информации, например, сразу после переговоров и выхода посетителей. Нельзя оставлять посетителей в кабинете самих, так как профессионалы могут легко на протяжении секунды установить подслушивающее устройство. Все оставленные или найденные предметы нужно быстро передать в службу безопасности предприятия. Разобраться с ними — задание специалистов.

Менеджер, как  и другие работники фирмы, должен осознавать значимость конфиденциальной информации для успешной работы и  процветания фирмы, а также знать  о приемах и методах, которыми могут пользоваться конкуренты по сбору такой информации.

Существуют  испытанные на практике рекомендации относительно защиты конфиденциальной информации.

Для ограничения  доступа к информации коммерческой тайны руководитель выдает специальный приказ о введении "Перечня сведений, которые вмещают коммерческую тайну предприятия", мероприятия по охране этих сведений, устанавливает круг лиц, которые имеют доступ к этой информации, и правилу работы с документами, которые имеют гриф "Коммерческой тайны". Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

Приблизительно  перечень сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия  может быть таким:

•  объемы кредитов, что получила или хочет получить фирма;

•  названия контрагентов фирм;

•  объемы производства (месяц, квартал, год);

•  объемы прибыли (месяц, квартал, год);

•  деление  прибыли;

•  цели, задания, тактика переговоров с партнерами;,   

• условия коммерческих контрактов, услуг;

• степень заинтересованности в приобретении товаров или услуг;

•  заработная плата работников фирмы;

•  характер и репутация персонала фирмы;

• регионы сбыта  продукции;

исследований  фирмы. В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и

также заверенный подписью руководителя с проставлением  новой даты.

 

2. Защита  документов коммерческой тайны  на предприятиях

 

Если сведения из Перечня коммерческой тайны переносятся  на документы, то документы становятся конфиденциальными, а от того, как  будет организованная работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия в конкурентной среде на рынке товаров и услуг.

Потому ведение  делопроизводства, которое обеспечивает учет и утверждение документов коммерческой тайны (КТ) предусматривает выполнение таких рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается служебное  лицо (лица), которое отвечает за учет, хранение и использование документов, которые вмещают конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для какого робота с документами КТ является основной служебной обязанностью.

Все документы, которые вмещают конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют  гриф конфиденциальности в правом верхнем  углу первого листа с указанием  номера экземпляра, например:

 

Коммерческая  тайна Екз. № 1

или

Конфиденциально

Екз. №1

 

Такие грифы  покажут, что право собственности  на информацию, которую вмещает документ, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа  также может быть обусловленная конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и. Др. Например, коммерческая тайна является результатом совместимой деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отображена в контракте. В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предусматривается, что автор и лица, которые подписали или утвердили документы, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе  с грифом "Коммерческая тайна" (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место  нахождения каждого из них (после  реквизитов "подпись" и "фамилия  исполнителя"), например:

Составленный  в двух экземплярах:

прим. № 1 -в адрес;

прим. №2-в дело №...

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется  на втором экземпляре, если подшивается  в дело.

На обороте  листа документа, который имеет  гриф "Коммерческая тайна", руководитель пишет фамилии тех служебных  лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

 

ПОЗВОЛЯЮ:

1. Василенко К. Г. -
2. Петренко П. П.

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится централизовано, в специально отведенном помещении (рабочем месте), которое исключает доступ посторонних лиц.

Напечатанные  и подписанные документы передаются для регистрации служебному лицу, которое отвечает за их учет.

Черновики и  варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта  уничтожения записью на копии исходного документа: "Черновики (варианты) уничтожены. Подпись. Дата."

Все документы, которые  вмещают конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от другого документации в "Журнале  регистрации документов с грифом "коммерческая тайна"".

При значительном объеме документов могут быть заведенные журналы отдельно для входных, исходных и внутренних документов предприятия, которые вмещают гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывая документы коммерческой тайны, нумеруются, прошиваються и опечатываются. В конце журнала указывается количество листов (цифрами и прописью).

 

 

Все документы, которые поступают (входные) с грифом "КТ" принимаются и раскрываются специально назначенным служебным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ" складывается акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, которые  имеют гриф "КТ", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу относится гриф "КТ". На внутренней странице обложки дела записывают список сотрудников, которые имеют право пользоваться этим делом. Все листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Сначала дела подшивается внутреннее описание документов, в конце дела подшивается заверенный лист. Сохраняются такие дела в сейфе, который опечатывается служебным лицом, которое отвечает за хранение документов с грифом "КТ". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сектору.

Движение (выдача и возвращение) документов с грифом "КТ" должно своевременно отбиваться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ".

При выдаче документу  работник, который получил документы с грифом "КТ", должен сверить № (индекс) полученного документу с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале своя подпись.

Выданные для  работы документы с грифом "КТ" подлежат возвращению в этот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом " КТ" могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения хранения документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и др.).

При возвращении  документу с грифом "КТ" сверяется № документу по журналу, проверяется количество листов документа и в присутствии работника относится в графе "Отметка о возвращении" свою подпись и дату возвращения документу.

 

Запрещается исключение из дела или  перемещения документов с грифом "КТ" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ".

Документы с грифом "КТ" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут позволить сотрудникам выносить такие документы из здания для согласования, подписания и др. с применением необходимых мер предотвращения.

На предприятии  должен быть суровый порядок размножения документов с грифом "КТ". Они должны размножаться с разрешения руководства предприятия в специально отведенном помещении. Все копии документов "КТ" берут на учет в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ". Количество экземпляров документов с грифом "КТ" должно быть ограничено, и каждый экземпляр готовится для ранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов нужно выполнять в присутствии служебного лица, которое отвечает за документ. Все некачественные копии документу ею забираются и подлежат уничтожению.

Все дела с грифом "КТ" журналы (картотеки) учета документов "КТ" в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончанию  года специально созданная комиссия предприятия выполняет такие работы:

•  проверяет наличие всех документов с грифом "КТ";

•  откладывает  документы с грифом "КТ" для архивного хранения;

•  откладывает  документы с грифом "КТ" для уничтожения; Проверка наличия документов с грифом " КТ" за решением

руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончанию каждый квартал.

В случае установления факта потери документов с грифом "КТ" сразу сообщается руководителю предприятия и принимаются все мероприятия для розыска документа. Для выявления факта потери руководителем предприятия предназначается комиссия.

При освобождении сотрудника, который отвечал за документы  с грифом "КТ", проводится проверка документов, которые за ним закреплены и их передача новому назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращенные трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен  к "КТ", обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют на протяжении 2-х годов, если другой срок не установлен трудовым контрактом.

В некоторых  фирмах сотрудника не освобождают 2 месяца после представления им заявления. Такая строчка позволяет перевести  сотрудника в другой подраздел, где  он хотя бы 2 месяца не будет иметь доступа к документам "КТ".

При передаче дел  в архив на документы с грифом "КТ" складывается отдельно описание.

Архивное хранение таких документов проводится в опечатанных  коробах, в помещениях, которые исключают  несанкционированный доступ.

На документы с грифом "КТ", отобранные для уничтожения, складывается акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, который исключает возможность воссоздания или возобновления информации которая есть у них.

 

3. Порядок  учета, хранения и использования  конфиденциальной информации, которая  является собственностью государства

 

Кабинет Министров Украины  постановлением от 27.11.98 г. № 1893 утвердил инструкцию о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, что является собственностью государства. Она определяет обязательный для всех центральных и местных органов исполнительной власти предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности порядок работы с документами, которые содержат конфиденциальную информацию.

Конфиденциальной информации предоставляется гриф ограничения  доступа "Для служебного пользования", а ее перечень разрабатывается и вводится в действие руководителями органов исполнительной власти, в которых образуются или во владении, пользовании или распоряжении которых находятся эти сведения.