Управление финансами

                 

Рис. 1 Процесс формирования основного бюджета⁷ 

     Реальные  стандарты широко используются, так  как они могут обслуживать  одновременно много целей и обладают мотивационным влиянием на рабочих.

     На  первоначальной стадии разработка стандартов и бюджетов входит в обязанности  персонала, непосредственно связанного с производством продукции. При  составлении бюджетов необходимо использовать документы, по форме и структуре  приближенные к документам бухгалтерской (финансовой) отчетности, что значительно  упрощает процесс бюджетирования.

     Программное обеспечение и современные компьютерные технологии позволяют значительно  облегчить трудоемкий процесс бюджетирования и применять в расчетах и прогнозах  комбинации экспертных, статистических методов и сценарный анализ по принципу: « что будет, если … ».

     Техника составления бюджета предусматривает  9 – 11 шагов, последовательность формирования бюджета определяется руководителем предприятия. Применительно к практике отечественных предприятий следует придерживаться схемы формирования бюджетов из одиннадцати последовательных шагов (рис. 2.).

     Шаг 1.   Составление бюджета продаж – первый и самый ответственный шаг, так как оценка объема продаж влияет на все последующие бюджеты. Для надежности прогноза продаж используют комбинации экспертных и статистических методов:

• статистические методы - позволяют сделать прогноз на основе соответствующих тенденций развития, однако не позволяет предвидеть возможные качественные изменения;
• метод экспертных оценок - функциональный метод, основанный на экспертных оценках: информация от руководителей отделов, экспертов поступает к директору по маркетингу, который несет ответственность за точность прогноза объема продаж и составление бюджета продаж;

  

     Рис. 2 Схема формирования бюджета предприятия⁸

     Экспертные  оценки разделяют на индивидуальные и коллективные. К индивидуальным экспертным оценкам относят: сценарии, метод «интервью», аналитические докладные записки.

     Коллективные  экспертные оценки можно назвать  комплексными методами прогнозирования, поскольку они включают:

1. подготовку и сбор индивидуальных экспертных оценок;
2. статистические методы обработки полученных материалов.

     К статистическим методам можно отнести:

• метод экстраполяции трендов, основан на статистическом наблюдении динамики определенного показателя, определении тенденции (тренда) его развития и продолжении этой тенденции для будущего периода;
• метод экспоненциального сглаживания, представляет собой прогноз показателя на будущий период в виде суммы фактического показателя за данный период и прогноза на данный период, взвешенных при помощи специальных коэффициентов.

     Факторы, влияющие на прогноз объема продаж:

• Объем продаж предшествующих периодов;
• Производственные мощности;
• Зависимость продаж от общеэкономических показателей, уровня занятости, цен, уровня личных доходов и т.д.;
• Относительная прибыльность продукции;
• Изучение рынка, рекламная компания;
• Ценовая политика, качество продукции;
• Конкуренция;
• Сезонные колебания;
• Долгосрочные тенденции продаж для различных товаров.

     Руководитель  предприятия утверждает бюджет продаж после рассмотрения представленных двух основных документов: бюджет продаж, график ожидаемых поступлений денежных средств от продаж, руководителями других структурных подразделений (производственного, материально – технического, финансового отделов и др.).

     Бюджет  продаж составляется с учетом: уровня спроса на продукцию предприятия, географию сбыта, категории покупателей, сезонных факторов и прочих аналогичных факторов.⁹

     При прогнозировании продаж в терминах «Товар/Рынок» рассматриваются 4 вида прогнозов (рис. 3.).

     

     Рис. 3 Прогнозы бюджета продаж¹⁰ 

     Базовый прогноз, скорее всего, окажется наиболее надежным, т.к. на него не влияют погрешности, связанные с освоением новых  рынков и выпуском новых продуктов.

     Прогноз А менее вероятен, чем базовый, что связано со сложностью получения достоверной оценки поведения потребителей на новых рынках.

     Прогноз В менее вероятен, чем А, из-за субъективности оценки потребностей в  новых продуктах (мнения торговых агентов, экспертов и т.д.)

     Прогноз С менее вероятен, чем В, что  связано с высокой степенью неопределенности объемов продаж новых продуктов  на новых рынках; при этом очень  высока степень риска получить доход  значительно ниже планируемого.

     Бюджет  продаж должен отражать квартальный  или месячный объем продаж в натуральных  и стоимостных показателях. Цены на продукцию должны планироваться  с учетом ожидаемой инфляции.

     Бюджет  продаж включает в себя ожидаемый  денежный поток от продаж, который  в дальнейшем будет включен в  доходную часть бюджета потока денежных средств. Для прогноза денежных поступлений от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают, какая часть отгруженной продукции будет оплачена в первый месяц отгрузки, во второй и т.д.

     Шаг 2.  Расчет коммерческих расходов должен соотносится с объемом продаж. Он производится по группам расходов, учитывая типы продукции, типы покупателей, географию сбыта, вид торговли (реализации).

     Большую часть коммерческих расходов составляют затраты на продвижение товаров  на рынок, рекламу, транспортировку  и т.д., поэтому ответственный  исполнитель (обычно директор по маркетингу) должен четко определить где, когда, и как должна быть проведена рекламная  компания и сколько потратить  не нее, чтобы достичь максимальной выгоды при минимальных затратах. Примерный бюджет коммерческих расходов представлен в Приложении 1, табл. 3. Большинство затрат на сбыт продукции  планируется в процентном отношении  к объему продаж, за исключением  арендных платежей за складские помещения. Величина планируемого процента зависит  от жизненного цикла товара.

     Шаг 3.   Бюджет производства - представляет собой план выпуска продукции в натуральных показателях, составляется исходя из бюджета продаж. При его составлении необходимо учитывать производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов, величину внешних закупок и др.

     Необходимый объем выпуска продукции определяется следующим образом: предполагаемый запас готовой продукции на конец  периода плюс объем продаж за данный период и минус запас готовой  продукции на начало периода.

     Шаг 4. Бюджет производственных запасов - включает информацию, необходимую для подготовки двух заключительных финансовых документов основного бюджета: прогноза о прибылях и убытках - в частности подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции; прогноза балансового отчета – в части подготовки данных по оборотным средствам (сырье, материалы и др.) на конец планируемого периода.

     Все затраты подразделяются на прямые и  косвенные; к прямым затратам относятся, например, сырье и материалы, заработная плата основного производственного  персонала, большая часть общецеховых  расходов.

     Прямые  затраты на сырье и материалы  – это затраты на сырье и  материалы, из которых производится конечный продукт.

     Бюджет  прямых затрат на материалы составляется на основе производственного бюджета  и бюджета продаж.

     Бюджет  прямых затрат на материалы показывает, сколько сырья и материалов требуется  для изготовления и сколько сырья  и материалов должно быть закуплено.

     Шаг 5.   Бюджет прямых затрат на материалы - формируется исходя из объема закупок сырья и материалов, из ожидаемого объема их использования и предполагаемого уровня запасов.

     Алгоритм  расчета объема закупок таков:

     Объем закупок = объем использования + запасы на конец периода – запасы на начало периода

     Шаг 6.    Бюджет прямых затрат на оплату труда – зависит от вида продукции, трудоемкости изготовления и расценок на оплату труда за один час работы. На предприятиях, где существуют разные формы оплаты труда, выделяют финансовую и сдельную части оплаты труда.

     Если  к моменту составления бюджета  накопилась кредиторская задолженность  по выплате заработной платы, то необходимо предусмотреть график ее погашения.

     Шаг 7.    Бюджет общепроизводственных накладных расходов - включает все затраты, связанные с производством продукции, за исключением затрат на материалы и прямых затрат на оплату труда.

     Общепроизводственные  цеховые расходы включают в себя постоянные и переменные части. Постоянная часть планируется исходя из потребностей производства, переменная - как норматив, например, от трудозатрат основных производственных рабочих.

     Бюджет  общепроизводственных накладных расходов обычно включает в себя ряд стандартных  статей затрат: амортизацию и аренду производственного оборудования, страховку, дополнительные выплаты рабочим, оплату непроизводительного времени и  т.д.

     Шаг 8. Управленческие расходы – это все расходы не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия. Бюджет управленческих расходов включает в себя затраты на содержание управленческих отделов (отдел кадров, АСУ, юридический отдел, плановый отдел и т.д.) освещение, отопление офисов, сооружений производственного назначения, услуг связи и т.п.

     Большинство управленческих расходов носит постоянный характер: переменная часть затрат, если она присутствует, планируется  как процент (например, от объема продаж).

     Шаг 9.  Отчет (прогноз) о прибылях и убытках – первый из итоговых документов основного бюджета, показывающий, какой доход должно заработать предприятие и какие затраты понести.

     Отчет о прибылях и убытках может  быть аналогом Формы № 2 российской бухгалтерской отчетности. Балансовый отчет (прогнозный) показывает, какими средствами финансирования предприятие  обладает, как они используются, и характеризует финансовое состояние  предприятия на конкретную дату.

     Инвестиционные  проекты (программы) служат основой  для прогноза стоимости основных средств.

     Для прогноза баланса используется величина нормативных оборотных средств (сырье, материалы, незавершенное производство и запасы готовой продукции) и  величина дебиторской задолженности, которые рассчитываются при подготовке соответствующих бюджетов.

     Пассивная часть баланса формируется исходя из предполагаемой оборачиваемости  кредиторской задолженности и прочих текущих пассивов.

     В первом приближении никаких изменений  в постоянном капитале (кредиты банков плюс собственный капитал) не планируется.

     Расхождения в прогнозах активной и пассивной  частей баланса дает представление  о недостатке (избытке) финансирования.

     Изменение структуры баланса сказывается  на итоге денежных средств.

     Шаг 10.   Составление бюджета потока денежных средств – один из самых важных и сложных шагов в бюджетировании. Основой для его составления служат составленные (ранее изложенные) бюджеты и в первую очередь прогноз объема продаж.

     Поступление средств от основной деятельности рассчитывается с учетом изменений в дебиторской  задолженности, расходы (оттоки денежных средств), с учетом изменений в кредиторской задолженности. 

     Шаг 11.  Прогноз отчета о движении денежных средств рассчитывается отдельно по видам деятельности (основной, инвестиционной, финансовой). В расчетах может использоваться как прямой метод, так и косвенный метод.

     Прямой  метод расчета потока денежных средств  основан на анализе движения денежных средств по счетам предприятия.

     Косвенный метод основан на анализе статей баланса и отчета о финансовых результатах. Обычно бюджет потока денежных средств составляется на год или  полгода вперед с разбивкой по месяцам. В реальной практике нередки  случаи определения понедельных (на неделю вперед) бюджетов потока денежных средств.