Совершенствование системы управления администрации Калининского района

Министерство образования и  науки РФ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Санкт-Петербургский Государственный  Политехнический Университет

Факультет Экономики и Менеджмента

кафедра:

«Информационные Системы в Экономике  и Менеджменте»

Курсовой проект

по дисциплине «Теория систем и  системный анализ»

на тему:

 

 

«Совершенствование системы управления администрации Калининского района »

 

 

 

Выполнил: студент группы 3074/1

А.А. Нахапетов

Проверила: профессор, д. э. н.

В.Н. Волкова

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2011

 

Оглавление

Оглавление 2

Введение 3

1. Структура работы. 5

2. Выявление закономерностей организации как системы 6

3. Описание организации 8

Распределение отделов организации по направлениям деятельности 10

4. Выявление и описание функций организации 11

5. Оценка функций и элементов организации по степени свойственности организации и их важности 14

6. Анализ проведенной работы по соотнесению оценок функций и отделов 16

7. Рекомендации по инновациям 17

7.2. Переоценка функций 18

7.3. Анализ переоценки функций 19

8. Оценка целесообразности внедрения нововведений 21

8.1. Применение метода оценки степени целесоответствия и вероятности реализации нововведений 21

Заключение 24

Приложение 1 25

Список литературы 28

 

Введение

В наше время, в эпоху существования огромного  количества разнообразных предприятий, фирм и т.п., весьма остро стоит  вопрос о грамотной организации  работы этих самых организаций, являющихся по сути системами различной сложности. Очень часто в организации можно наблюдать достаточно большое количество всевозможных департаментов, отделов, каждый из которых должен выполнять свои определенные функции и задачи.

Но почти  также часто, к сожалению, наблюдается  несколько неправильная организация работы системы, приводящая к тому, что какие-то функции выполняются сразу несколькими департаментами, а какие-то вовсе не выполняются, задачи дублируются по отделам, что приводит к удручающе низкой производительности деятельности организации. Таким образом, основная цель деятельности системы либо не выполняется, либо выполняется в неполном объеме. Так, например, различные подразделения организации могут выполнять несвойственные организации функции, которые было бы целесообразно отдать на аутсорсинг (передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области).

Именно для  того, чтобы найти изъяны в системе  и дать рекомендации по правильной организации деятельности системы, и используется системный анализ, применение которого можно будет  наблюдать в моей работе.

Свою работу я провожу на примере администрации Калининского района, котораяявляется как раз сложной системой, имеющей перед собой множество задач. На первом этапе работы мной были проанализированы материалы, дающие достоверную информацию о структуре и функцияхадминистрации Калининского района (отчет организации за 2010 год).

 

 Целью данной работы является анализ целей и функций организации, анализ, предложение и оценка инноваций (нововведений) в организационной структуре администрации Калининского района.

В ходе работы я ставил перед собой следующие задачи (выходящие из выше обозначенной цели): 

1. Выявить закономерности организации как системы
2. Проанализировать и описать исследуемую организацию, показать ее действующую организационную структуру, разбив отделы по направлениям деятельности
3. Построить структуру функций по направлениям деятельности
4. Произвести экспертную оценку функций
5. Совершить переоценку функций
6. Дать рекомендации по улучшению организационной структуры (предложить самый целесообразный и удобный способ улучшения организационной структуры администрации Калининского района)
7. Произвести оценку нововведений

 

1. Структура работы. 
   

2. Выявление закономерностей организации как системы

 

У каждой сложной  открытой системы с активными  элементами, каковой является и изучаемый  мной ректорат СПбГПУ, существует ряд  закономерностей, показывающих диалектику части и целого в системе. Я рассмотрел основные из них:

1. Целостность. Эта закономерность проявляется в системе в появлении у нее новых свойств, отсутствующих у элементов. Суть этой закономерности лежит в следующем: а) свойства системы (целого) не являются простой суммой свойств составляющих ее элементов; б) свойства системы (целого) зависят от свойств составляющих ее элементов (частей); в) объединенные в систему элементы чаще всего утрачивают часть своих свойств, присущих им вне системы, т.е. система как бы подавляет их; в то же время, элементы, попав в систему, могут приобрести новые свойства.
2. Историчность. Любая система не может быть неизменной, она возникает, функционирует, развивается, погибает, у нее есть периоды становления, расцвета, упадка (старения) и смерти.
3. Коммуникативность. Эта закономерность демонстрирует то, что система не изолирована от других систем. Она связана множеством коммуникаций со средой, представляющей собой, в свою очередь, сложное и неоднородное образование, содержащие надсистему (систему более высокого порядка, задающую требования и ограничения исследуемой системе), подсистемы (нижележащие, подведомственные системы) и системы одного уровня с рассматриваемой. Коммуникативность организации представлена на рис.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2Коммуникативностьсистемы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Описание  организации

 

Администрация Калининского района – это очень  сложно устроенная организация, в состав которой входят 18 отделов, отвечающих за разные сферы деятельности организации (направленных как непосредственно  на поддержание и улучшение жизни  на территории района, так и на деятельность и функционирование самой организации).

Поскольку организация  выполняет и так достаточно много  разнообразных функций, ее организационная  структура сильно перегружена, штат раздут.

Для того, чтобы избежать такое неправомерное и необоснованное усложнение организационной структуры, необходимо провести экспертную оценку подразделений организации и функций, ей выполняемых, выявить наиболее слабые и наименее полезные элементы организационной структуры, а главное – несвойственные функции организации, под выполнение которых задействованы лишние ресурсы организации.

Организационная структура Администрации Калининского района представлена на Рис.3. Из нее очевидно, что мы наблюдаем излишнее количество отделов (18 штук), раздутый руководящий блок (три заместителя и первый заместитель главы администрации).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Распределение отделов  организации по направлениям деятельности 

5. Выявление и описание функций организации

 

Функции Администрации Калининского района 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Как мы видим  на приведенной схеме соответствия функций организации организационным  подразделениям, явно присутствуют менее  важные (т.е. скорее всего несвойственные) функции, которые можно отдать на аутсорсинг.

Однако, для  того, чтобы подтвердить наши предположения, необходимо осуществить экспертные оценки всех функций и соответственно с этим сделать выводы о том, какие  функции можно передать на исполнение сторонним организациям. 

6. Оценка  функций и элементов организации по степени свойственности организации и их важности

 

Для того, чтобы предлагать какие-либо нововведения, касающихся функций организации, необходимо совершить оценку важности функций и элементов организационной структуры, к которым они относятся.

Для оценки составляющих структуры  целей и функций, для учета  предпочтений лиц, принимающих решения  по управлению компанией применяются  экспертные оценки. Для оценки составляющих структуры целей и функций  могут быть использованы различные  методы экспертной оценки – ранжирование, нормирование, упорядочение разного  рода. При обработке оценок используются различные методы усреднения оценок от простейших до специальных, учитывающих  коэффициенты компетентности экспертов  и различные способы оценки согласованности  мнений экспертов.

Для повышения объективности оценок разрабатываются методы организации  сложных экспертиз, которые помогают, расчленяя большую неопределённость на части, вводя критерии оценки и  применяя различные формы опроса, получать более эффективные и  достоверные оценки.

Поскольку в качестве основного  критерия я выбрал свойственность/несвойственность функции, то и оценки я буду производить сточки зрения собственно системы, а основным и единственным критерием оценки выберу свойственность функции (и, как следствие, соответствие целям организации).

Оценка функций приведена вТабл.1, оценка элементов организационной структуры – в Табл.2.

Оценка свойственности функций осуществляется путем экспертных оценок нормированием к 1 по группам по 6-7 элементов.

 

Функция/Критерий	Свойственность (важность) функции
Надсистема
проведение здравоохранительных  мероприятий	0,2
проведение природоохранительных мероприятий	0,15
контроль за организацией сбора, вывоза бытовых отходов	0,05
обеспечение выполнения государственных  заказов и программ	0,25
обеспечение соблюдения административного  законодательства, организация работы административной комиссии	0,15
повышение уровня образования жителей	0,2
Итого	1
Собственно система
прием граждан, организация приема граждан  по месту жительства	0,15
профессиональная ориентация, психологическая  поддержка и социальная адаптация	0,2
автоматизация доступа жителей к  государственным услугам	0,05
проведение спортивно-массовых мероприятий	0,05
проведение культурных  мероприятий	0,05
обеспечение взаимодействия подразделений  организации	0,3
формирование здорового образа жизни	0,2
Итого	1
Подсистема
содержание и текущий ремонт муниципального жилого фонда	0,15
контроль санитарного состояния  района	0,2
координация деятельности органов общественного  территориального самоуправления	0,15
содержание и текущий ремонт городских  дорог на территории района	0,2
обеспечение правопорядка на территории района	0,2
взаимодействие с муниципальными образованиями	0,15
благоустройство, озеленение района	0,05
Итого	1

Табл.1 Оценка важности функций по критерию свойственности

7. Анализ проведенной работы по соотнесению оценок функций и отделов

 

В табл. 3 приведена оценка важностей функций Администрации Калининского района. Функции распределены по трем направлениям: Надсистема, Собственно система и Подсистема.

Значения  в таблице получены путем экспертных оценок в группах по 6-7 штук. В таблице жирным шрифтом обозначены несвойственные функции, которые я бы предложил направить на аутсорсинг.

В качестве минимального значения мной было выбрано значение 0,05, потому что большая часть оценок явно основных функций значительно больше этой отметки, а все, что меньше 0,05 – явно выпадает из общей тенденции

Итак, мы получаем следующий перечень несвойственных функций:

1. Контроль за организацией сбора, вывоза бытовых отходов;
2. Проведение спортивно-массовых мероприятий;
3. Проведение культурных (концертных) мероприятий;
4. Благоустройство, озеленение района;
5. Проведение природоохранительных мероприятий;
6. Автоматизация доступа жителей к государственным услугам.

 

Ниже будут  даны объяснения и предложения по всем пунктам.

 

8. Рекомендации  по инновациям

 

Итак, мы получили благодаря нашей оценке определенные результаты, и теперь необходимо их пояснить и высказать предложения по исправлению ситуации.

Как было сказано  выше, в рассматриваемой мной организации (Администрация Калининского района) обнаружены 6 несвойственных функций, т.е. наше изначальное предположение  об их существовании верно.

Данные функции  было бы выгоднее по многим факторам передать на аутсорсинг, т.е. найти сторонние  фирмы, которые бы по договору либо на условиях тендера выполняли бы эти функции. Это сэкономило бы бюджет, человеческий ресурс (что, возможно, позволило  бы организации сократить раздутый штат).

За контроль за организацией сбора, вывоза бытовых отходов, а также проведение природоохранительных мероприятий могут отвечать коммерческие природоохранные фирмы.

Организацию спортивно-массовых и культурных (концертных) мероприятий могут осуществлять разнообразные фирмы по организациям праздников либо спортивные школы и т.п., которые разбираются в своих сферах значительно лучше чем работники соответствующих отделов администрации.

Осуществление благоустройства и озеленения района возможно силами все тех же природоохранных фирм.

Автоматизация доступа жителей к государственным  услугам – безусловно важная функция, и ее нельзя полностью отдавать на аутсорсинг, но и осуществлять ее полностью своими силами – нецелесообразно. Часть работы нужно делегировать сторонним компьютерным и т.п. фирмам.