Аптечный бизнес

После документальной проверки хозяйственных операций важным моментом является проверка корреспонденции  счетов по расчетам с покупателями. МУФП «ЦГА» в соответствии со своей деятельностью реализует готовые товары, приобретенные у поставщиков, а также медикаменты собственного изготовления по требованиям лечебных учреждений.

Полнота и своевременность  оплаты счетов покупателями устанавливается путем взаимной сверки данных корреспондирующих счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и прослеживания записей в регистрах аналитического учета.

В МУФП  «ЦГА» существуют комиссионные вознаграждения за реализацию товаров, полученных централизованно по договору Краевого департамента здравоохранения с поставщиками, для обеспечения лекарственными средствами бесплатно или за частичную оплату ветеранов и инвалидов.  В результате исследования была проверена правильность начисления и отражения комиссионного вознаграждения, которое составляет 6 % от стоимости поступивших товаров по централизованным поставкам.

По товарам, которые были приобретены от централизованной закупки, ведется забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Ежемесячно в краевой департамент здравоохранения подаются сведения о поступивших, реализованных и оплаченных медикаментах для ветеранов и инвалидов.

В соответствии с Методическими  указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств [28]  должна постоянно проводиться инвентаризация расчетов.  Но в ходе проверки выяснилось, что с покупателями не проводится инвентаризация расчетов в конце года перед составлением отчетности, что тоже говорит о слабой системе внутреннего контроля.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» должен вестись по каждому предъявленному счету, а при расчетах в порядке  плановых платежей – по каждому  покупателю.  Построение аналитического учета должно обеспечить получение данных по каждому покупателю, по каждому расчетному документу.

В ходе проверки выяснилось, что по всем покупателям до 2003 г. составлялась вручную  оборотная  ведомость при составлении товарного  отчета.  Так как на предприятии  осуществляется автоматизирование учета с использованием программы  «ИНФИН Управление», то  по каждому покупателю разносятся бухгалтером общие  суммы  по реализации без разбивки  по  выставленным  счетам-фактурам, кроме оплаченных  покупателем сумм, они разносятся по каждому документу.  После разнесения данных,  вручную бухгалтером заполняется несколько карточек по конкретным покупателям, с которыми могут составляться акты сверок, что  является  нарушением  учета, так  как  аналитическая  карточка  должна  быть  на  всех  покупателей  с  подробным  отражением  по  ней  оборотов.

Все эти факты говорят  о нарушении методики ведения бухгалтерского учета, проводится нерациональная работа по заполнению вручную карточки после уже разнесенных данных.

С 2003 г. было налажено ведение  аналитического учета  по расчетам с покупателями, что позволит усилить систему внутреннего контроля и сократить  количество ошибок, которые были допущены в связи с отсутствием аналитического учета в  МУФП «ЦГА». 

3.3 Информация руководству  экономического субъекта

В    ходе    аудиторской   проверки   аудиторские   организации   обязаны подготовить и предоставить руководству проверяемого предприятия отчет (письменную информацию) по результатам произведенной проверки. Отчет составляется на основании правила (стандарта) ««Письменная информация аудитора руководству экономического субъекта по результатам проведения аудита». Отчет должен содержать в себе информацию для руководства проверяемого предприятия, целью которого является доведение до руководства о всех выявленных ошибках, нарушениях, неточностях, содержит информации о комплексе мер, которые должны быть приняты для устранения выявленных недостатков.

В МУФП «ЦГА» были исследованы расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками за  период с 2000 по 2002 год.

При оценке системы бухгалтерского учета, можно отметить, что ведение

учета в целом соответствует  существующему законодательству, учетная политика регулирует постановку и порядок ведения бухгалтерского учета на предприятии,  от ее содержания зависит порядок ведения всего учета на предприятии, от которого зависит дальнейшее положение предприятии.

Для определения состояния внутреннего контроля в МУФП «ЦГА» был использован устный опрос работников проверяемого предприятия. В результате были обнаружены факты отсутствия необходимых приложений к учетной политике, которые должны были быть разработаны в соответствии с ПБУ 1/98 [10], такие как: разработанные корреспонденции счетов по типовым операциям [Приложение 29], перечень форм документов, которые используются на данном предприятии, а также график документооборота.

Данные разработки необходимы для осуществления качественной работы бухгалтерии на предприятии, а также всего предприятия  в целом, их отсутствии приводит к  возникновению большого числа ошибок  при составлении корреспонденций счетов, которые очень часто оказывают влияние на финансовый результат предприятия. Например, отсутствие перечня документов явилось следствием того, что выписка счетов-фактур покупателям производилась на бланках устаревшего образца.

В связи с этим, необходимо пересмотреть существующие приложения к учетной политике и разработать  необходимые документы с целью  совершенствования работы и укрепления внутреннего контроля.

В результате выборочной проверки по форме счетов-фактур в МУФП «ЦГА», полученных от поставщиков и подрядчиков, было выявлено, что некоторые счета-фактуры оформлены не надлежащим образом. Так, счета-фактуры на информационные услуги от компании ООО «Софт Про» имеют  исправления, многие счета не полностью оформлены (отсутствуют подписи руководителя или главного бухгалтера, ИНН покупателя).

При обнаружении таких  счетов можно было бы предположить, что это был случайный пропуск, была увеличена выборка, в результате чего было подтверждено, что ошибки являются систематическими, многие счета-фактуры недооформлены или оформлены неверно [Приложение 23], постоянно нарушается Постановление № 914 [11], согласно которому, счета,  не оформленные соответствующим образом не могут служить основанием для зачета НДС, кроме этого, бухгалтер не проверял правильность заполнения счетов-фактур. Так как в 2002 г. МУФП «ЦГА» не являлась плательщиком НДС, то данные ошибки в оформлении не повлияли на финансовый результат, но это так же говорит о том, что бухгалтер, осуществляющий такие расчеты, не знает правил оформления счетов и не ориентируется в законодательстве.

В результате исследования по МУФП «ЦГА» было отмечено, что при оприходовании товаров не было выявлено случаев не предоставления счетов-фактур, но по предприятиям, предоставляющим услуги по аренде помещения киосков, оплата производилась на основании заключенных договоров, счета предоставлялись спустя несколько месяцев, некоторые отсутствуют, так как не были затребованы, несмотря на то, что все хозяйственные операции должны быть оформлены документами.

При проведении сверок с  такими поставщиками, задолженность, числящаяся в МУФП «ЦГА» подтвердилась с  той, которая числится у кредитора, то есть данные тождественны. Но данные факты к тому же говорят не только о слабом контроле за первичными документами, но и о халатном отношении к своей работе бухгалтера, который обязан был затребовать документы, необходимые для учета.

В 2002 г. МУФП «ЦГА» была переведена на ЕНВД, вследствие чего не была плательщиком НДС, но в результате проверки было обнаружено, что предприятие целый 1 квартал выделяло НДС по приобретаемому товару. Эти операции повлияли на занижение стоимости товаров по цене поставщика, произошло искусственное увеличение торгового наложения на приобретенные товары на сумму 450130,05 руб., в результате данных операций происходит занижение их себестоимости в части реализованных товаров, происходит снижение  расходов   предприятия,   что   неминуемо   приводит  к увеличению

прибыли предприятия. С  целью исправления данной корреспонденции счетов,

необходимо произвести записи:

Д 19/6  К60       сторнировочная запись;

Д 91/2  К 19/6   сторнировочная запись;

Д 41/2  К 60      на сумму НДС;

Д 41/2  К 42     сторнировочная запись.

В отношении составленной корреспонденции счетов по претензиям было отмечено, что составлена она неверно, на это большое влияние оказало отсутствие разработанных типовых проводок, в результате чего возникают ошибки и некорректные проводки [Приложение 26].

Например, при предъявлении претензии ЗАО «Россиб Фармация» товар был оприходован на сумму всего счета-фактуры (без учета недостачи), по расходу была отражена сумма недостающего товара, на который составлена претензия. Таким образом, материально-ответственные лица  принимали на учет не фактически полученный товар, который был получен не полностью, а весь, согласно счету-фактуре вместе с суммой претензии, который был поставлен в расход. В данном случае была составлена проводка, нарушающая порядок ведения бухгалтерского учета:

Д 41/2  К 60      на сумму счета-фактуры;

Д 76/2  К 41/2   списана  недостача;

Д 60  К 76/2       предъявлена претензия поставщику.

В то время, как по правилам бухгалтерского учета, запись должна реально  отражать оприходование только полученного  товара, предназначенного для реализации, а также правильно отражать сумму предъявляемой претензии записями:

Д 41/2  К 60    на сумму фактически полученного товара;

Д 76/2  К 60   на сумму  претензии.

Данная ошибочная корреспонденция  не повлияла на финансовый результат  предприятия, но проводка является некорректной, составленной без знаний бухгалтерского учета.

При проверке  была выявлена операция, которая вызвала сомнение о ее

отношении к хозяйственной  деятельности МУФП «ЦГА» 

Была произведена оплата через расчетный счет в банке  компании ООО «Таймер» за товар, который  не поступил на предприятие, а скорее всего был приобретен для личных  целей на сумму 21500 руб. счетов-фактур или каких либо документов предоставлено не было, платеж был произведен без документов, таким образом возникло фиктивное обязательство. Впоследствии стоимость товара была списана проводкой за счет чистой прибыли. В результате происходит неправомерное использование прибыли предприятия для собственных нужд.

В отношении оплаченных  счетов-фактур были отмечены систематические ошибки при формировании платежных поручений для оплаты. Из-за невнимательности бухгалтера были в документах при перечислении указаны реквизиты других предприятий, в результате чего платежное поручение была отправлена не по назначению, в результате происходит снижение задолженности перед одним поставщиком, которому не должна была производиться оплата, и не изменяется задолженность поставщика, которому должны были быть перечислены денежные средства.

При перечислении авансов поставщикам было выявлено, что авансы не отражаются отдельно, а проходят как обыкновенная оплата. В   соответствии с   порядком ведения бухгалтерского учета, авансы, перечисленные в счет будущих поставок товаров необходимо учитывать обособленно от сумм, уплаченных при погашении обязательств по счетам.

Авансовые платежи не должны «тонуть» в общей сумме  кредиторской задолженности, так как  эти операции приводят к искусственному сокращению задолженности перед  поставщиком. Такое отражение операций оказывает влияние и на формирование статей бухгалтерской отчетности, согласно которой сумма дебиторской и кредиторской задолженности должна быть показана развернуто.

Поэтому    для    ведения   раздельного  учета   необходимо   к счетам 60

«Расчеты  с поставщиками и подрядчиками», 62  «Расчеты с покупателями и

заказчиками» добавить   дополнительные   субсчета,   которые бы отражали перечисление и поступление авансовых платежей.

Аналогично свернуто отражается комиссионное вознаграждение, которое предоставляется МУФП «ЦГА»  в связи с реализацией товара для ветеранов и инвалидов, принятого на комиссию в соответствии с заключенным договором. Комиссионное вознаграждение составляет 6% от суммы получаемого товара. После реализации товара и сдачи отчета Краевому департаменту, отражалось записями:

Д 62/2  К 90/1.3.

Хотя в соответствии с Планом счетов [15] запись должна производиться с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

Д 76  К 90/1.3.

Данная проводка не оказывает  влияния на финансовый результат  предприятия, но сумма комиссионного вознаграждения теряется в общей сумме реализации покупателям.

Необходимо отметить отсутствие контроля за задолженностью, по которой истек срок исковой давности, в 2002 г. подлежала списанию дебиторская задолженность покупателей, возникшая в 1999-2000 гг. на сумму 2,03 руб. Ошибка не существенна, но говорит об отсутствии контроля за состоянием  задолженности   и   несоблюдением порядка ее списания после истечения срока исковой давности.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств [28] должна производиться ежегодно полная инвентаризация обязательств. В учетной политике предприятия перечислен список того, что должно быть подвержено инвентаризации, но инвентаризация обязательств отсутствует, никогда не производится.

Акты сверок составляются со всеми поставщиками и очень  малое количество захватывают покупателей, что приводит к возникновению нереальных задолженностей.