Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

Оформляются и  закрепляются хозяйственные связи  договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок;  сроки отгрузки материальных ценностей (выполнения работ, услуг); порядок расчетов между контрагентами.

Расчетные отношения  возникают между юридическими лицами в результате хозяйственных операций, связанных с передачей различных товарно-материальных ценностей, выполнением работ, оказанием услуг без немедленной их оплаты. Расчеты с поставщиками и покупателями ведутся с последующей или предварительной оплатой договорных обязательств в соответствии с условиями заключенных договоров. Это могут быть договора купли-продажи, договора поставки, договора мены, договора комиссии и прочие. Договор обязывает одну сторону - кредитора – предоставить определенные ценности либо выполнить работы и услуги (товарная часть сделки), а другую сторону – дебитора, оплатить в установленные договором сроки, выполненные первой стороной обязательства (денежная часть).

При осуществлении расчетов возникают дебиторская и кредиторская задолженности. Дебиторская задолженность - сумма долгов, причитающихся предприятию, от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними (задолженность покупателей за приобретенную продукцию; суммы авансов, выданных поставщикам). Организации и лица, которые должны данной организации называются дебиторами. К образованию дебиторской задолженности влечет наличие договорных отношений между контрагентами, когда момент перехода права собственности на товары (работы, услуги) и их оплата не совпадают по времени.

Кредиторской  называют задолженность данной организации  другим организациям, работникам и  лицам, которые возникают в ходе различных фактов хозяйственной  деятельности. Кредиторы – юридические и физические лица, перед которыми данная организация несет обязательства за уже полученные от них, но не оплаченные  ценности, работы, услуги. Наиболее распространенный вид кредиторской задолженности – задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поставленные МПЗ, оказанные услуги и не оплаченные в срок работы.

Дебиторская задолженность  показывается в активе, кредиторская – в пассиве баланса. В системе  аналитического учета дебиторскую  и кредиторскую задолженности отражают по их видам. Срок, в течение которого дебиторская и кредиторская задолженности отражаются в учете и отчетности, включает в себя период времени, с которым гражданское законодательство связывает те или иные правовые последствия. Наступление или истечение срока влечет возникновение, изменение или прекращение гражданских правоотношений, связанных с правами и обязанностями сторон. Сроки бывают нормативные – установленные законом или иными правовыми актами и договорные – определяемые соглашением сторон. В зависимости от срока возникновения задолженность можно подразделить на следующие виды: текущую, просроченную, сомнительную, безнадежную. Текущая задолженность – это обязательства, которые должны быть погашены в течение ближайших 12 месяцев. Просроченной задолженность считается задолженность, не оплаченная в срок, установленный законом или договором. Просроченная дебиторская задолженность, в свою очередь, может быть сомнительной и безнадежной.

Сомнительным  долгом признается любая задолженность  перед организацией, удовлетворяющая следующим условиям: задолженность возникла в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг; не погашена в сроки, установленные договором; не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Безнадежным долгом (нереальными к взысканию) признаются те долги перед организацией, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Как разновидность  нормативных сроков гражданского права  различают сроки, в течение которых  нарушенное или оспариваемое право  подлежит защите, например, срок исковой давности. Согласно статье 195 ГК РФ, исковая давность – это период времени, в течение которого можно предъявить иск должнику из-за того, что он не выполнил свои обязательства по договору. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или увеличенные по сравнению с общим сроком. Согласно статье 200 ГК РФ срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства. Статьей 203 ГК РФ установлено, что срок исковой давности может прерываться, а после перерыва он отсчитывается заново. Это происходит в тех случаях, когда: кредитор обращается с иском в суд (и иск рассмотрен судом); должник признает долг.

Кредитор может  сделать вывод, что должник признал  свой долг, в случае, если тот: частично оплатил задолженность; уплатил проценты за просрочку платежа; обратился к кредитору с просьбой об отсрочке платежа; подписал акт сверки задолженности; написал заявление о зачете взаимных требований. Таким образом, срок исковой давности можно продлевать на неопределенный период времени. Для этого нужно, чтобы должник хотя бы раз в три года признавал свой долг.

 По истечении срока исковой давности предприятие обязано списать дебиторскую и кредиторскую задолженность с баланса. Несписанная задолженность будет искажать данные баланса, что повлечет за собой ошибочные расчеты при определении стоимости чистых активов предприятия и оценки его платежеспособности.

Ежегодно перед  составлением годовой отчетности проводится инвентаризация имущества и обязательств. Годовая инвентаризация расчетов проводится по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным периодом. Инвентаризация проводится путем проверки сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета на конец года. Чтобы проверить суммы числящейся задолженности организации проводят сверки взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляют актами. В ходе годовой инвентаризации расчетов проверяется правильность и обоснованность дебиторской и кредиторской задолженности, которая числится у организации, а также выявляется дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. После завершения инвентаризации расчетов и оформления ее результатов дебиторская и кредиторская задолженность, по которой истекли сроки исковой давности, подлежат списанию с баланса на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. При этом дебиторская задолженность списывается на уменьшение финансовых результатов или за счет резерва по сомнительным долгам (если такой резерв создавался). Но эта задолженность не считается аннулированной, ее отражают на забалансовом счете в течение пяти лет с момента списания  и наблюдают за возможностью ее взыскания. Кредиторская задолженность списывается на увеличение финансовых результатов организации.

Для учета расчетов за поступившие товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет по отношению к балансу – активно-пассивный, но преимущественно пассивный. Счет 60 может быть активным только в случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом целесообразно открыть к данному счету субсчет «Авансы выданные». По кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражается задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, а по дебету отражаются суммы исполнения обязательств, выданные авансы поставщикам и подрядчикам. Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту: акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам; приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки); выявления излишка при приемке товарно-материальных ценностей.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками  за отгруженную продукцию (работы, услуги) отражается на синтетическом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет по отношению к балансу активно-пассивный, но преимущественно активный. Счет 62 может быть пассивным в случае, если был получен аванс от покупателя (заказчика) в качестве предварительной оплаты по договору. При этом целесообразно открыть к счету 62 субсчет «Авансы полученные». По дебету счета начисляется задолженность покупателя по отгруженной ему продукции, выполненным работам, оказанным услугам, а по кредиту отражают оплату покупателем продукции (работ, услуг), зачет полученных авансов. При этом суммы полученных авансов учитываются обособленно. 

Таким образом, основными задачами учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками являются:

- формирование  полной и достоверной информации  о состоянии расчетов с поставщиками  и подрядчиками за товарно-материальные  ценности, выполненные работы и  оказанные услуги, необходимой внутренним  пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- обеспечение  информацией, необходимой внутренним  и внешним пользователям бухгалтерской  отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- контроль за  состоянием дебиторской и кредиторской  задолженности;

- контроль за  соблюдением форм расчетов, установленных  в договорах с поставщиками  и покупателями;

- своевременная  сверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности

- своевременное и точное отражение в учетных регистрах расчетов со всеми организациями и лицами, а также периодическая сверка данных учета.

1.2 Нормативно-правовая база расчетных операций

Хозяйственная деятельность любого предприятия связана  с необходимостью осуществлять расчеты, как внутри, так и вне его. Система нормативно-правового регулирования различных форм и видов расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками достаточно сложна и включает в себя нормативно-правовые акты различного уровня и юридической силы.

К первому уровню системы нормативно-правового регулирования  расчетов относятся законодательные акты федерального уровня (кодексы и федеральные законы). Второй уровень регулирования расчетных отношений – это положения по бухгалтерскому учету (стандарты). Третий уровень системы нормативно-правового регулирования расчетов – это нормативные документы Минфина РФ, методические рекомендации, инструкции, положения. Четвертый уровень – внутренние локальные документы субъектов хозяйствования (учетная политика предприятия, приказы и распоряжения руководителя предприятия).

Основными документами, регламентирующими учет и аудит  расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками являются:

1. Гражданский  кодекс Российской Федерации.  Часть I и II – определяет основания приобретения и перехода права собственности на имущество, правила оформления и выполнения договоров гражданско-правового характера. Согласно ГК РФ, обязательства исполняются в соответствии с договором, требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований – в соответствии с обычаями делового оборота или иными предъявляемыми требованиями. Порядок исполнения сторонами денежных обязательств определяется договором и только в случае недостаточности или неясности установленных условий исполнение обязательств должно производиться в соответствии с иными дополнительными условиями. К важнейшим основам правопорядка при осуществлении сделок на поставку товаров (выполнения работ или оказания услуг) относятся соблюдение формы договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от срока договора. Сделки, осуществляемые сторонами, умышленно без соблюдения установленной ГК РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, в соответствии с ГК РФ являются ничтожными. Установлено, что обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Установлено также, что предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров (выполнения работ, оказания услуг). В соответствии со ст. 410 ГК РФ поставщик и покупатель могут прекращать обязательства друг перед другом зачетом взаимных требований. Для зачета достаточно заявления одной из сторон. Взаимозачет проводится в случае: если взаимные обязательства встречные, однородные, срок их исполнения наступил, либо вообще не указан в договоре или определен моментом востребования.

Также Гражданским  Кодексом РФ установлен срок исковой давности равный трем годам (ст. 195 ГК РФ).

2. Налоговый  кодекс Российской Федерации.  Часть I и II. Регулирует правоотношения, возникающие при уплате юридическими и физическими лицами налогов и сборов. Устанавливает порядок налогообложения и налогового учета хозяйственных операций. Объектом налогообложения является реализация товаров (работ, услуг), имущество, прибыль, доход, расход или иное обстоятельство, имеющее стоимостную, количественную или физическую характеристику, с наличием которого законодательство о налогах и сборах связывает возникновение у налогоплательщика обязанности по уплате налога.

Реализацией товаров (работ, услуг) признается передача на возмездной основе права собственности  на товар, результатов выполненных  работ, возмездного оказания услуг (ст. 39 НК РФ). Для целей налогообложения принимается цена товаров (работ, услуг), указанные сторонами сделки (ст. 40 НК РФ).

При исчислении налога на добавленную стоимость  объектом налогообложения является реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ. Налоговая база при реализации товаров (работ, услуг) определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в соответствии со ст. 40 НК РФ. Моментом определения налоговой базы является наиболее ранняя из дат:

1) день отгрузки (передачи) товаров, работ, услуг; 

2) день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих  поставок товаров (работ, услуг).

В соответствии со ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для  принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг) сумм налога к вычету. Налогоплательщик обязан составлять счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. В п. 5 ст. 169 НК РФ указаны обязательные реквизиты, которые должен содержать счет-фактура.

При исчислении налога на прибыль в соответствии со ст. 248 НК РФ к доходам относятся  доходы от реализации товаров (работ, услуг). Доходом от реализации признаются выручка  от реализации товаров (работ, услуг). Выручка от реализации определяется исходя из всех поступлений связанных с расчетами за реализуемые товары (работы, услуги), выраженные в денежной форме и (или) натуральной.

Определены  порядок признания доходов и  расходов при методе начисления и кассовом методе. При методе начисления доходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от фактического поступления денежных средств, иного имущества. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от их фактической оплаты. При кассовом методе доход признается в день поступления денежных средств на счет в банк, кассу, иного имущества. Расходами признают затраты после их фактической оплаты.