Информационная система с элементами интеллектуальности

Введение

В условиях рыночной экономики  информация выступает как один из основных товаров. Без информации практически не возможно принять объективного решения, которое выступает в современных условиях как одним из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции.

Информационные системы  появились с момента возникновения  человеческого общества. Причина  их появления обусловлена тем, что  на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной  и подготовленной (обработанной) соответствующим образом информации.

Опыт создания и использования  современных информационных систем приема и ведения заказов показал, что главным условием эффективности  их функционирования является наличие  интегрированной системы сбора  и анализа информации о состоянии заказа на всех этапах его жизненного цикла.

Поэтому создание информационной системы приема и ведения заказов  не эффективно без дальнейшего проектирования и разработки интегрированной системы  управления предприятием в целом. Информационная система приема и ведения заказов является лишь начальным этапом.

Таким образом, ставится основная задача – проектирование информационной системы приема и  ведения заказов на предприятии  с расчетом на взаимодействие этой информационной системы с информационными системами складского учета, бухгалтерии, торгового отдела и печатного отдела, с целью организации внедрения и обеспечения устойчивой и эффективной интегрированной системы управления основными потоками.

Таким образом, в дипломном проекте рассматривается автоматизация учета приема и ведения заказов на предприятии посредством автоматизированной системы.

Цель создания информационной  системы – повышение  эффективности функционирования предприятия: сокращение сроков выполнения заказов, сокращение трудовых затрат на обработку, снижение себестоимости услуг, и как следствие, рост прибыли предприятия и повышение конкурентоспособности.

Основной задачей системы  является улучшение значений показателей  качества работы магазина, а также ведение заказов клиентов по всем стадиям выполнения процесса. Проектируемая система так же должна предоставлять места для хранения исходных данных и обработанных файлов. В системе необходимо предусмотреть разделение файлов, создать оперативные и основные хранилища. Организация доступа к информации должна быть тщательно обдуманной и проработанной. Основным требованием является требование защиты от НСД и обеспечения сохранности файлов в неискаженном виде.

Создание принципиально  новой системы приема и ведения заказов при минимальной численности персонала обеспечит руководителей и сотрудников оперативной информацией для принятия решений, необходимых при выполнении требований и условий со стороны клиентов ИП «Стадников». Появится возможность анализировать, проигрывать и оценивать различные варианты управленческих решений в складывающихся рабочих, финансовых и других ситуациях. Проектируемая ИС обеспечит концентрацию информации в единых местах хранения, а так же:

1. автоматизированную фиксацию заявки и переноса её в архив ПЭВМ . В случае отказа от заказа автоматическое удаление из архива;
2. отслеживание состояния выполнения заказа;
3. резервирование материалов на складе;
4. расчет суммы готового заказа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Аналитическая  часть

1. Общая характеристика ИП «Стадников»

ИП «Стадников» занимается розничной торговлей детскими товарами, одеждой и канцелярскими товарами. Принимает заказы школ, детских садов  и других детских учереждений. Эта  организация основалась в 2004 году. Сотрудничают с такими организациями как: NovoBaby(коляски и кроватки), Аладин(игрушки), Альфа(игрушки), Волшебный мир(игрушки), Братство(детская одежда), Гелиус(одежда и белье). Одними из первых в Сергиевском районе стали работать по заказам населения.

Задачи деятельности ИП «Стадников»

 Продажа и принятие заказов.

Организационная структура ИП «Стадников»

Данная организация  соответствует поведенческим теориям, т.к. коллектив компании высококвалифицированный, каждый знает, как он должен выполнять свою работу. Этим и объясняется высокое качество работ и предоставляемых услуг. Личные качества (коммуникабельность; умение быстро, без колебаний принимать важные решения; умение переключаться на другие виды работы и т.д.), сотрудников фирмы выходят на первый план и имеют доминирующее значение при принятии управленческих решений.

Высший уровень управления ориентирован на разработку стратегических направлений и целей развития данной компании, принятие важнейших производственно-хозяйственных решений. Руководитель осуществляет непосредственное управление деятельностью всего ИП «Стадников» на основе единоначалия и социального партнерства.

Организационная структура ИП «Стадников»  представлена на рисунке 1.1.

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1 - Организационная  структура ИП «Стадников»

Оформление  заказа

Работа продавца с покупателями ведется продавцом следующим образом:

 

- презентация товара;

- прием заявки;

- оформление заявки;

Продавец вводит все  данные в систему: Фамилия, Имя, Отчество, номер телефона, сумму предоплаты, состав заказа. Договаривается о сроках выполнения заказа.

Состав работников и распределение обязанностей

 

На торговой точке  работает два продавца, один принимает заказы и в свободное время консультирует покупателей, второй работает в торговом зале.

Компьютерное  оснащение торговой точки

 

Торговая точка оснащена ноутбуком HP Pavilion и принтером HP LaserJet  на котором решаются следующие задачи:

 

• обработка заказа;
• печать заказа;
• фиксирование оплаты заказа.

 

1.2 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач

По результатам исследования были сделаны следующие выводы:

1. При приёме заявок расчеты заказа в целом ведутся вручную – большие затраты времени и возможны ошибки в расчетах;
2. Часто повтор. заказы;
3. В связи с обновлением ассортимента увеличивается количество поставщиков.
4. Увеличивается кол во клиентов

Исходя из этого, можно  сделать вывод о целесообразности создания для компании ИП «Стадников» информационной системы приема и ведения заказов.

Разрабатываемая информационная система приема и ведения заказов с встроенной базой данных, должна содержать информацию о поступивших заказах, об оплате заказов, готовых заказах. Данные за текущий период вводятся вручную с клавиатуры. Информационная система приема и ведения заказов включает данные об общем количестве заказов, недавно полученных заказах, ассортименте услуг, номенклатуре и происходящих в них изменениях. Информационная система приема и ведения заказов должна позволять корректировать информацию, просматривать, осуществлять поиск необходимой информации, формировать объединенные показатели, распечатывать полученную информацию. Информация должна поступать руководству фирмы, в бухгалтерию, администратору.

Разрабатываемая информационная система основана на следующих основных принципах.

Принципы среды:

• ИП «Стадников» рассматривается как целостная организация, основная деятельность которой направлена на получение максимальной прибыли;
• финансовая отчетность составляется на основе допущения, что компания действует и будет действовать в обозримом будущем;
• учет финансовой деятельности компании проводится как в разрезе подразделений компании, так и по основным видам услуг.

Принципы реализации:

• рациональное перераспределение функций управления между отделами фирмы;
• разработка компьютерных технологий управления на основе планирования, моделирования, ситуационного прогнозирования и анализа результатов деятельности предприятия с просчетом различных вариантов и выбором оптимального управленческого решения;
• единое информационное пространство для всех отделов, входящих в фирму ИП «Стадников»;
• оптимизация информационных потоков (исключение дублирования), сокращение документооборота, одноразовый ввод информации, разграничение доступа;
• модульное (блочное) построение системы, обеспечивающее возможность развития и совершенствования системы путем наращивания или замены в системе отдельных модулей.

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

Сегодня обработка экономической  информации стала самостоятельным  научно-техническим направлением с  большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием экономической информационной системы (ЭИС).

Экономическая информация представляет собой совокупность различных  сведений экономического характера, которые  можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа  на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных, денежных ресурсов и  состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны:

• большие объемы;
• многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и так далее);
• многообразие ее источников и потребителей;
• значительный удельный вес логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической  информации предопределяют научно-техническую  необходимость и экономическую  целесообразность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Производственные и  хозяйственные предприятия, фирмы, корпорации, банки, органы территориального управления, представляют собой сложные системы. Они состоят из большого числа элементов, реализующих производственные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные  связи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, где взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы людей, осуществляется управление как отдельными элементами, так и системами в целом.

Управление – важнейшая  функция, без которой немыслима  целенаправленная деятельность любого предприятия, организации, территории.

Систему, реализующую  функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются: планирование, учет, анализ, контроль, регулирование.

Планирование – функция, посредством которой в идеальной  форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место  в деятельности высшего руководства, меньшее – на среднем и минимальное – на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Анализ и регулирование  – сопоставление фактических  показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию.