Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия

Программа 1С:Бухгалтерия  является универсальной бухгалтерской  программой и предназначена для  ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным  разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет  возможность ручного и автоматического  ввода проводок. Все проводки заносятся  в журнал операций. При просмотре  проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько  списков справочной информации (справочников):

• план счетов;
• список видов объектов аналитического учета;
• списки объектов аналитического учета (субконто);
• констант и т.д.

На основании введенных  проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой  период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные  ведомости:

• сводные проводки;
• оборотно-сальдовую ведомость;
• оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
• карточка счета;
• карточка счета по одному объекту аналитического учета;
• анализ счета (аналог главной книги);
• анализ счета по датам;
• анализ счета по объектам аналитического учета;
• анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
• карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
• журнальный ордер.

2.Типовая конфигурация.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском  языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа  имеет функции сохранения резервной  копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

В типовой конфигурации выделяются функциональные подсистемы управления предприятием:

-Бухгалтерский учет ведется по участкам: основные средства и нематериальные активы, материалы, денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет зарплаты.

-Кадровый учет ведется  работниками отдела кадров.

-складской учет товарно-материальных  ценностей ведется на складе.

Сетевая версия программы 1С: Предприятие позволяет организовать большое число рабочих мест в  файл – серверной или клиент – серверной архитектуре.

1С: Предприятие позволяет  вести бухгалтерский учет в  соответствии с основными положениями  бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Компьютерный учет на базе 1С: Предприятие строится согласно учетной политике, все изменения в учетной политике вводятся с начала финансового года. Специфика деятельности предприятия, цели и задачи бухгалтерского учета отражаются путем настройки типовой конфигурации Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры и создания БД нормативно-справочной информации.

По классификации компьютерных бухгалтерских систем программа 1С: Предприятие относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. По составу функций системы управления её можно отнести к классу информационных систем предприятия.

Таким образом, становится очевидным наш выбор – надёжная и эффективная система 1С: Предприятие. Именно она позволит достичь максимальной эффективности и экономической отдачи при автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия. Вкупе со специалистом-бухгалтером и определёнными денежными вложениями она и будет определённым нами составом необходимого персонала и программного обеспечения для создания и обработки задач и их комплексов в автоматизированной системе бухгалтерского учета малого предприятия.

 

 

7. Оцените возможности выполнения проекта в денежной и временной формах.

В настоящее время наблюдается повсеместное внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) в сферу управления предприятием. Это вполне понятно, так как автоматизация управления приносит наиболее ощутимый эффект.

Сейчас имеется определенный практический опыт успешного внедрения и эксплуатации АИС в управлении предприятиям различного класса и назначения. Для автоматизации управления предприятием на рынке программных продуктов имеется набор известных программных комплексов – как отечественных, так и зарубежных. Одним из наиболее перспективных из них является система «1С:Предприятие».

Более чем десятилетний опыт работы российской фирмы «1С» позволяет  положительно оценивать ее программный  комплекс для автоматизации управления предприятием – «1С:Предприятие».

Задачи бухгалтерского учета специально рассматриваются в рамках программного комплекса «1С:Бухгалтерия».

Едва ли не первыми  объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской профаммы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с тем построение АИС по бухгалтерскому учету все  же представляет собой довольно сложную  исследовательскую и проектную  работу. Бухгалтерский сектор имеет  определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность БД, а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

Сравнительно большой  объем документов обусловливает  необходимость привлечения технических  средств обработки и передачи данных с расширенным объемом  памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

В соответствии с информацией  одного из основных франчайзи 1С Бухгалтерии 1Сбит (http://www.1cbit.ru/1csoft/index.php?SECTION_ID=60) наладить работу «1С: Бухгалтерия 8 Базовая версия» (для наших целей она оптимальная) будет стоить 3300 руб. Также предоставляется количество часов работы специалиста в подарок равное трём. Установка занимает день.

Нанять опытного бухгалтера – 10000 рублей в месяц. Он будет работать в среднем на полставки (до введения АСУП он работал на полную ставку). Итого – 5000 рублей в месяц.

 

 

ЗАДАНИЕ 2.

Определите  количество информации, связанное с  появлением каждого символа в сообщениях, записанных на русском языке по формуле Хартли и по формуле Шеннона и технический объем данных, необходимый для хранения сообщения. Для определения частотности букв возьмите свои фамилию, имя, отчество. (СТАРЫХ АННА ПАВЛОВНА)

 

Решение

 

Для измерения информации вводятся два параметра: количество информации I и объем данных Vд.

Объём данных понимается в техническом смысле этого слова как информационный объём сообщения или как объём памяти, необходимый для хранения сообщения без каких-либо изменений.

Информационный объём  сообщения измеряется в битах и равен количеству двоичных цифр (“0” и “1”), которыми закодировано сообщение.

Определить  понятие ''количество информации'' довольно сложно. В решении этой проблемы существуют два основных подхода. Исторически они возникли почти одновременно. В конце 40-х годов XX века один из основоположников кибернетики американский математик Клод Шеннон развил вероятностный подход к измерению количества информации, а работы по созданию ЭВМ привели к ''объемному'' подходу.

Вероятностный подход. Рассмотрим в качестве примера опыт, связанный с бросанием игральной кости, имеющей N граней (наиболее распространенным является случай шестигранной кости: N = 6). Результаты данного опыта могут быть следующие: выпадение грани с одним из следующих знаков: 1, 2,..., N.

Введем в рассмотрение численную величину, измеряющую неопределенность – энтропию (обозначим ее Н). Величины N и Н связаны между собой некоторой функциональной зависимостью:

H=f(N), 

а сама функция f является возрастающей, неотрицательной и определенной (в рассматриваемом нами примере) для N = 1,2,..., 6.

Рассмотрим  процедуру бросания кости более  подробно:

1. готовимся бросить кость; исход опыта неизвестен, т.е. имеется некоторая неопределенность; обозначим ее Н1;
2. кость брошена; информация об исходе данного опыта получена; обозначим количество этой информации через I;
3. обозначим неопределенность данного опыта после его осуществления через Н2.

За количество информации, которое получено в ходе осуществления опыта, примем разность неопределенностей ''до'' и ''после'' опыта:

I = H1 – H2, 

Очевидно, что  в случае, когда получен конкретный результат, имевшаяся неопределенность снята (Н2 = 0), и, таким образом, количество полученной информации совпадает с первоначальной энтропией. Иначе говоря, неопределенность, заключенная в опыте, совпадает с информацией об исходе этого опыта. Заметим, что значение Н2 могло быть и не равным нулю.

Следующим важным моментом является определение вида функции f в формуле (1.1). Если варьировать число граней N и число бросаний кости (обозначим эту величину через М), общее число исходов (векторов длины М, состоящих из знаков 1, 2,..., N) будет равно N в степени М:

X=N^M 

Так, в случае двух бросаний кости с шестью гранями  имеем: X = 6^г = 36. Фактически каждый исход X есть некоторая пара (XI, Х2), где XI и Х2 – соответственно исходы первого и второго бросаний (общее число таких пар – X)

Ситуацию  с бросанием М раз кости можно рассматривать как некую сложную систему, состоящую из независимых друг от друга подсистем – ''однократных бросаний кости''. Энтропия такой системы в М раз больше, чем энтропия одной системы (так называемый ''принцип аддитивности энтропии''):

f (6^м) = М * f (6).

Данную формулу  можно распространить и на случай любого N.

f(N^M) = M * f(N), 

Прологарифмируем  левую и правую части формулы (1.3): lп Х = M * lnN, M= lп Х / lп М. Подставляем полученное для М значение в формулу (1.4):f(x) = f(N) (lnX / lnM )

Обозначив через К положительную константу, получим: f(x) = KlnX, или, с учетом (1.1), H = KlnN. Обычно принимают К=1/ln 2. Таким образом

Н = log₂N, 

Это – формула Хартли.

Очевидно, Н будет равно единице при N – 2. Иначе говоря, в качестве единицы принимается количество информации, связанное с проведением опыта, состоящего в получении одного из двух равновероятных исходов (примером такого опыта может служить бросание монеты при котором возможны два исхода: ''орел'', ''решка''). Такая единица количества информации называется ''бит''. (Термин "бит" предложен как аббревиатура от английского словосочетания "Binary digit", которое переводится как "двоичная цифра"). Наиболее часто используются двоичные и десятичные логарифмы. Единицами измерения в этих случаях будут соответственно бит и дит.

Все N исходов рассмотренного выше опыта являются равновероятными и поэтому можно считать, что на ''долю'' каждого исхода приходится одна N-я часть общей неопределенности опыта: (log₂N)/N. При этом вероятность i-го исхода Р_iравняется, очевидно, 1/N. Таким образом,