Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия

В Главной книге данные о текущих  оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты  по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции  с кредитуемыми счетами.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость  в составлении шахматной контрольной  ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Применение Главной книги, журналов-ордеров  по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в порядке бухгалтерской корреспонденции позволит осуществить экономическую группировку операций и ограничить записи данных на этих операциях.

Преимущества журнально-ордерной формы учета позволяет уменьшить  трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмена ряда регистров (мемориальный ордер, регистрационный журнал, оборотная ведомость по синтетическим счетам), облегчает составление отчетов.

В состав годового бухгалтерского отчета малого предприятия включаются только формы №1 "Бухгалтерский баланс" и №2 "Отчет о финансовых результатах". В составе годового бухгалтерского отчета малого предприятия пояснительная записка не представляется.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации организации самостоятельно устанавливают организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования, а также определяют в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации.

Руководитель  малого предприятия определяет, каким  образом будет осуществляться ведение  бухгалтерского учета на малом предприятии:

- бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением (службой), возглавляемой главным бухгалтером (которая может состоять из одного главного бухгалтера);

- специализированной  организацией (централизованной бухгалтерией);

- соответствующим специалистом  на договорных началах;

- работником, уполномоченным на  это письменным распоряжением  малого предприятия.

Малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета  из применяемых в Российской Федерации, исходя из потребностей своего производства и управления, их сложности и численности работников.

Большинство малых предприятий  имеет простой технологический  процесс производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и проводит незначительное количество хозяйственных  операций.

Таким предприятием, имеющем, как правило, не более трехсот хозяйственных операций в месяц, Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ рекомендовано применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

Упрощенная форма бухгалтерского учета может вестись по простой форме бухгалтерского учета – без использования регистров бухгалтерского учета имущества предприятия. Простая форма рекомендована для малых предприятий, совершающих, как правило, не более ста хозяйственных операций в месяц и не осуществляющих производства продукции и работ. Связанного с большими затратами материальных ресурсов. При этом учет всех операций предприятиями ведется путем их регистрации только в Книге (журнале) учета хозяйственных операций (типовая форма № К-1).

Кроме Книги (журнала) учета хозяйственных операций, обязательным является также ведение ведомости учета заработной платы (типовая форма №В-8) для учета расчетов по оплате труда с работниками и по подоходному налогу с бюджетом (форма № В-5).

Предприятия сферы обращения (торговля, услуги) могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно-материальных запасов, финансовых активов и т.п.), журнально-ордерной формы счетоводства.

При этом малое предприятие может  самостоятельно приспосабливать применяемые  регистры бухгалтерского учета к  специфике своей работы при соблюдении:

- единой методологической основы  бухгалтерского учета, предполагающей  ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

- взаимосвязи данных аналитического  и синтетического учета;

- сплошного отражения всех хозяйственных  операций в регистрах бухгалтерского  учета на основании первичных  учетных документов;

- накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятие может составить рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций.

При ведении бухгалтерского учета по простой форме используется только один единый учетный регистр синтетического и аналитического учета – Книга учета хозяйственных операций.

Книга учета хозяйственных операций может вестись двумя способами.

1. В форме ведомости, которая  открывается на каждый месяц (при необходимости используя листы для учета операций по счетам).

2. В форме Книги (журнала), в  которой учет операций ведется  весь отчетный год. В этом  случае Книга должна быть прошнурована  и пронумерована. На последней  странице записывается число содержащихся в ней страниц, заверенное подписями руководителя и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (главного бухгалтера), а также оттиском печати малого предприятия.

Во многих случаях удобнее вести  ведомости за месяц. В ведомости  указывается месяц, в котором она заполняется. Ведомость на месяц открывается записями сумм остатков по дебету и кредиту каждого счета. Все хозяйственные операции за месяц записываются в хронологической последовательности позиционным способом на основании первичных документов.

Для документирования операций могут  применяться типовые межведомственные формы первичной учетной документации, ведомственные формы, а также  формы, самостоятельно разработанные  малыми предприятиями, содержащие обязательные реквизиты и обеспечивающие достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций.

Рассмотрим более подробно процесс  бухгалтерского учета малого предприятия. Процесс учета состоит из нескольких этапов (стадий). Это, прежде всего, наблюдение за хозяйственными явлениями и процессами, затем их измерение в определенных числовых показателях. Полученную информацию надо зарегистрировать и сгруппировать по заранее принятой и научно обоснованной системе. Учетный процесс завершается соответствующим обобщением полученных учетных показателей. Только посредством сгруппированной и обобщенной в соответствии с требованиями хозяйственного руководства учетной информацией можно управлять деятельностью объединений (предприятий).

Каждая из стадий бухгалтерского учета малого предприятия автоматизируется с помощью 1С. Конкретный перечень задач, реализующих вышеперечисленные комплексы функций управления бухгалтерским учета малого предприятия был определён ведущими компаниями – производителями специализированного ПО много лет назад и с тех пор незначительно менялся в соответствии с изменениями требований законодательства и модернизацией ПО. Прежде всего, автоматизация коснулась рутинных вычислений – подбивания остаков по счетам, расчёта баланса и т.п. Далее упростилось внесение и редактирование первичной бухгалтерской информации в следствие централизации базы данных и её электронной формы. Также с введением автоматизированной системы бухгалтерского учета малого предприятия упростилось формирование отчётов, которые выдаются программой в соответствии с действующими в государстве стандартами бухгалтерского учёта (программа обновляется при их изменении).

 

3. Опишите и дайте обоснование программно-техническим средствам, необходимым для внедрения информационной системы: компьютерная и офисная техника, специальное и торговое оборудование, операционные системы, сетевое оборудование, специальное программное обеспечение.

• Компьютерная и офисная техника: 1 копьютер Пентиум 3000 GHz, 2 GB ОЗУ, 200 GBHDD; Монитор 17 дюймов; принтер лазерный ч/б; сканнер.

• Специальное и торговое оборудование: стол, стул.
• Операционные системы: MSWindows7 Basic.
• Сетевое оборудование: коммутатор и 20 метров кабеля типа «витая пара».
• Специальное программное обеспечение: 1 лицензионная копия 1С Бухгалтерии (в дальнейшем мы коснёмся именно её в силу её всеобъемлющего характера и центральной роли в предлагаемой автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия), OpenOffice.

Также стоит упомянуть следующие программные продукты:

1) «Налогоплательщик ЮЛ» версия 4.16

Это комплексное решение для юридических и физических лиц

Программа предназначена  для автоматизации процесса подготовки данных налоговой отчетности для  представления в налоговый орган  как в электронном виде так  и в бумажном варианте. Эта программа  распространяется бесплатно с сайта Управления Федеральной Налоговой Службы (http://www.r03.nalog.ru). Она утверждена законодательством – это означает что все данные созданные при помощи этой программы могут быть приняты при отправлении отчетности в налоговом органе.

2) Программный комплекс «Возмещение НДС: Налогоплательщик» версии 3.0.7

Эта программный комплекс служит для формирования базы данных деклараций на возмещение НДС и формирования текстовых файлов передачи информации по декларациям в ИФНС России. Его можно скачать на официальном сайте налоговой инспекции.

 

 

4. Определите обобщенный алгоритм функционирования, назначения и порядка работы элементов задач и их комплексов: порядок внесения данных в базы данных, справочники, первичность документов и т.д.

Обобщённый алгоритм технологического процесса создания и функционирования АИС на базе ППП «1С:Бухгалтерия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов. Опишем требуемые характеристики каждого из них.

На подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Далее осуществляется ввод начальных  остатков по каждому счету. Для этого  необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим  «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите – «00», и наоборот. Контроль правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машину различных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап базируется на режиме «Отчетность», который реализует следующие расчетно-технологические функции:

• «Расчет итогов» – выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;
• «Сводные проводки» – ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета в кредит другого;
• «Шахматка» – табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;
• «Оборотно-сальдовая ведомость» – формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;
• «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» – создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;
• «Обороты счета» (Главная книга) – формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;
• «Журнал-ордер и ведомость по счету» – выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;
• «Карточка счета» – содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;
• «Анализ счета по субконто» – для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;
• «Анализ счета по датам» – по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;
• «Анализ субконто» – предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдо-вую ведомость по субконто;
• «Карточка субконто» – содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении; документ получается из списка субконто;
• «Обороты между субконто» – формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;
• «Отчеты по Журналу операций»-- производится выборка проводок из Журнала операций по определенным счетам, корреспонденци-ям и другим признакам;
• «Произвольные отчеты» предоставляет широкие возможности по созданию отчетов нужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любого отчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);
• «Закрытие периода» – обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.