Социокультурный подход в обучении английскому языку дошкольников

- Web-доступ для  поиска и просмотра документов  – подсистема поиска и просмотра  входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении  «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов – обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1].

3.3 Опыт некоторых  госструктур в автоматизации  делопроизводства и внедрении  СЭД

На основании изучения специализированной прессы (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера») можно убедиться в том, что многие организации, особенно государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию делопроизводства и внедряют системы электронного документооборота (СЭД).

Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру, разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых расположено Министерство.

Развернут и успешно функционирует мощнейший электронный почтовый сервер, число абонентов которого превышает 2000 человек. В рамках локальной сети создан ведомственный информационный портал, создающий возможность открытого доступа (в рамках министерства) к различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной библиотеке документов. Все структурные подразделения имеют свой сайт в этом портале и возможность для оперативного обмена информацией.

Министерство использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации документов. Все сведено в единую электронную базу. С помощью компьютера можно узнать, какая корреспонденция находится на исполнении у того или иного подразделения; любой сотрудник имеет доступ к этой системе и может свободно ей пользоваться.

Однако СЭД в Минэкономразвития пока не позволяет полностью реализовать все задачи электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения СЭД является профессиональная и техническая подготовка сотрудников Министерства, главной целью здесь является, по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного департамента Министерства), чтобы сотрудники воспринимали СЭД как необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать. [9].

В системе корпоративного регулирования ДОУ в Центральном Банке Российской Федерации можно выделить следующие основные элементы:

- ведомственные  акты и распорядительные документы;

- организационно-методическое  руководство и система информационного  обеспечения;

- работа с персоналом  и корпоративная культура.

Информационно-технологическую основу корпоративного регулирования ДОУ в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), внедренная в центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях Банка (78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке (2000 – 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в расчетно-кассовых центрах.

Во всех территориальных учреждениях Банка России не только используется единый территориальный программный продукт для автоматизации работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов (справочников).

Опыт нормативно-методического регулирования САДД Банка России (в нормативных актах, справочных и методических материалах, должностных инструкциях) показал необходимость издания специальных документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документов является «Регламент работы с документами в системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе разработаны подобные регламенты для каждого подразделения Банка, осуществляющего эксплуатацию САДД. [7].

Совет Федерации РФ прошел при внедрении системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота следующие этапы:

- изучение теоретических  аспектов автоматизации;

- системный анализ  существующего порядка работы  с документами;

- создание проекта  системы делопроизводства и электронного  документооборота, в котором прописаны  цели, задачи, функции и структура  информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно;

- на основании  вышеуказанного проекта – поиск  готовой системы автоматизации  делопроизводства на рынке отечественных  и западных производителей.

В настоящее время в Совете Федерации функционирует система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи системы, выполняющие только операции поиска информации о документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная сеть). Пользователь системы в любой момент может получить полную информацию о состоянии, истории движения и исполнения документов.

Система защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3 % информации с грифом «Для служебного пользования», персональные данные.

Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации при автоматизации делопроизводства и внедрении новых стандартов:

- проблема в сфере  привлечения административного  ресурса;

- трудности в  области организации учебы и  консультаций, недостаточный уровень  компьютерной грамотности персонала;

- противоречия в  управлении человеческим фактором;

- сложности в  проведении аналитической работы.[15; 19; 22].

Проанализировав опыт вышеуказанных госструктур по автоматизации делопроизводства и внедрению СЭД, можно выделить следующие моменты.

Во-первых, каждая из указанных организаций создает (или приобретает) СЭД (либо САД), учитывая специфику делопроизводства и документооборота данной конкретной организации. На данном этапе можно утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила бы для любого предприятия.

Во-вторых, выявлены следующие основные проблемы в процессе внедрения СЭД:

а) проблема человеческих ресурсов (техническое и профессиональное обучение);

б) проблема разработки и обновления нормативных актов и методических материалов, соответствующих развитию процесса автоматизации ДОУ.

Заключение

Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документоведения и ДОУ.

Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.

Внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в реальности с такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.

Список использованных источников и литературы

1.DocsVision – Система  автоматизации делопроизводства  и электронного документооборота [Электронный ресурс] : сайт компании DocsVision. – Режим доступа: http://www.docsvision.com/ – Проверено 17.03.2008 г.

2.Интернет-сервер  АКДИ Экономика и жизнь [Электронный  ресурс] : сайт Агентства консультаций и деловой информации. – Режим доступа: http://www.akdi.ru/ — Проверено 17.03.2008 г.

3.ЭОС – автоматизация  делопроизводства и электронный  документооборот [Электронный ресурс] : сайт компании Электронные Офисные Системы. – Режим доступа: http://www.eos.ru/ – Проверено 17.03.2008 г.

4.Справочно-информационная  система «КонсультантПлюс».

5.Баласанян, В.Э. 2006 год – год электронного документооборота [Текст] / В.Э. Баласанян, Е.В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 78 – 81.

6.Баласанян, В.Э. От  традиционного делопроизводства  к электронному документообороту [Текст] / В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 15 – 18.

7.Бобылева, М.П. Корпоративное  регулирование документационного  обеспечения управления (опыт Банка  России) [Текст] / М.П. Бобылева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 2. – С. 56 – 63.

8.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного  обеспечения управления) [Текст] : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

9.Кузнецов, С.К. Опыт  реформирования системы документационного  обеспечения Минэкономразвития  РФ [Текст] / С.К. Кузнецов // Справочник  секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 72 – 78.

10.Ларин, М.В. Работа  с электронными документами. Обзор  исследований ВНИИДАД [Текст] / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 1. – С. 36 – 40.

11.Ларин, М.В. Работа  с электронными документами. Обзор  исследований ВНИИДАД [Текст; окончание] / М.В. Ларин // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – № 2. –  С. 32 – 39.

12.Линев, А.А. Регионы  готовы к внедрению систем  электронного документооборота [Текст] / А.А. Линев // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – № 4. –  С. 84 – 85.

13.Назаренко, О.Б. Программное  обеспечение Интернет/Интранет клиента [Текст] / О.Б. Назаренко // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 92 – 95.

14.Петров, В.Н. Информационные  системы [Текст] : учебник для вузов / В.Н. Петров. – СПб.: Питер, 2002. – 688 с.

15.Рыжикова, Т.В. Аппарат  Совета Федерации на этапе  перехода к безбумажным технологиям [Текст] / Т.В. Рыжикова // Справочник  секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 8. – С. 62 – 67.

16.Рысков, О.И. Нормативная  база управления документацией: 2005 год [Текст] / О,И. Рысков // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 34 – 38.

17.Рысков, О.И. Нормативная  база управления документацией: 2005 год [Текст; окончание] / О.И. Рысков // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 4. – С. 36 – 40.

18.Савельев, А.М. «Электронный  документооборот» или «автоматизация  делопроизводства»? [Текст] / А.М. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 1. – С. 17 – 22.

19.Синева, Н.А. Технология  внедрения системы автоматизации  делопроизводства и электронного  документооборота «Дело–ТСФ» в  Совете Федерации [Текст] / Н.А. Синева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 5. – С. 82 – 87.

20.Спивак, В.А. Делопроизводство [Текст] : учебное пособие / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.: ил.

21.Стенюков, М.В. Документоведение  и делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2006. – 176 с.

22.Хохлова, Н.Н. Электронный  Архив Совета Федерации: реалии  и перспективы [Текст] / Н.Н. Хохлова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 3. – С. 90 – 96.