Анализ задач ИОУ подлежащих автоматизации

Функционал КИС  как определяющий фактор выбора ее структуры

 

 Эффективное управление  современным предприятием представляет  собой довольно нетривиальную  задачу, учитывая многообразие используемых  ресурсов и высокую скорость  изменения операционного окружения.  Основными функциями управления  являются, как известно, планирование, организация, активизация, координация,  контроль и анализ, которые осуществляются  в многомерном пространстве различных  областей деятельности предприятия.  Формируемые в ходе выполнения  вышеперечисленных функций управленческие  решения служат отправным моментом  для конкретных исполнителей. В  связи с тем, что автоматизация  исполнения должностных обязанностей  и отдельных поручений фактически  стала в последнее время стандартом  де-факто, особую остроту приобретает  проблема автоматизации непосредственно  управленческих функций. 

 Таким образом, наиболее  существенной чертой комплексной  информационной системы должно  стать расширение контура автоматизации  для получения замкнутой, саморегулирующейся  системы, способной гибко и  оперативно перестраивать принципы  своего функционирования.

Создание инфосистем на основе системы автоматизации  деловых процессов

 Сегодня существует  целый ряд систем автоматизации  деловых процессов (САДП), заслуживающих  самого пристального внимания  потребителя, который собрался  проводить комплексную автоматизацию.  Из зарубежных систем это, в  первую очередь, Action Workflow фирмы Action Techologies и продукт фирмы Staffware Inc., который так и называется Staffware; из отечественных — ничуть  не уступающая зарубежным конкурентам  система WorkRoute компании ВЕСТЬ  АО, получившая признание на западном  рынке. 

 Прежде чем перейти  непосредственно к рассмотрению  вопроса о построении КИС на  подобных системах, имеет смысл  вкратце познакомиться с их  терминами и принципами функционирования.

 Работа workflow-систем, как  правило, основывается на том,  что большая часть деловых  процессов представляет собой  периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных редакторов создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

 Карта делового процесса  создается, а обычно просто  рисуется мышью с использованием  нескольких графических примитивов  и затем может быть легко  изменена. Таким образом, без всякого  программирования можно за считанные  минуты получить реально работающее workflow-приложение. В некоторых workflow-системах  создание информационных моделей  деловых процессов возможно только  с помощью программирования, что  представляет собой довольно  кропотливый процесс, требующий  к тому же специальных знаний. Так, в Action Workflow программирование  используется для разработки  электронных форм, которые являются  неотъемлемой частью бизнес-модели, обеспечивая взаимодействие системы  с пользователем на этапах  делового процесса.

 Важно отметить, что,  несмотря на общий подход, workflow-системы  сильно различаются по возможностям  карт деловых процессов, в связи  с чем при выборе такой системы  необходимо прежде всего обратить  внимание, насколько сложными могут  быть структуры деловых процессов  и какие в них поддерживаются  типы этапов. Стандартный набор  должен обязательно включать  простой узел (выполнение элементарного  действия, например редактирование  первого варианта технического  проекта), условие (ветвление дальнейшего  хода делового процесса в зависимости  от условий), ветвление (безусловное  разделение процесса на несколько  параллельных ветвей), объединение  ветвей, скрипт (встроенный язык  программирования для автоматического  выполнения таких операций, как,  скажем, обращение в базу данных внешней прикладной программы с извлечением из нее предварительной информации по техническому заданию), множественные точки входа и выхода из делового процесса.

 Также должна существовать  возможность определять в контексте  карты переменные различных типов,  несущие любую смысловую нагрузку  и влияющие на ход выполнения  работы (допустим, название контрагента  по сделке, сумма сделки, дата  завершения этапа). Разумеется, должен  быть встроенный редактор для  создания экранных форм, которые  на каждом этапе делового процесса  отображают переменные и формируют  пользовательский интерфейс workflow-приложения.

 Следует помнить, что  значения переменных, в идеале, должны  считываться не только из базы  данных workflow-системы, но и из  баз данных прикладных программ, поддерживающих наиболее распространенные  промышленные стандарты СУБД. Это  позволяет интегрировать систему  автоматизации деловых процессов  с внешними приложениями в  разрезе совместного использования  данных. Что же касается встроенного  языка программирования, о котором  выше уже шла речь, то к нему, вполне очевидно, предъявляются  такие требования, как простота (например, он должен быть семантически  совместим с каким-либо распространенным  языком — на сегодняшний день  предпочтительнее всего VBA), эффективность,  наличие широких возможностей  по управлению деловыми процессами  и связанными с ними данными.  Крайне желательно, чтобы скрипт  мог работать с OLE-серверами,  запускать внешние программы,  взаимодействовать с MAPI-совместимыми  почтовыми системами. Кроме того, учитывая, что workflow-система рассматривается  нами как основа КИС, для  получения полной интеграции  с другими программами и облегчения  этого процесса, скорее всего,  потребуется наличие открытого  программного интерфейса API, который  бы позволил управлять системой  из внешних программ.

 Международной организацией, курирующей разработку стандартов  и спецификаций на системы  класса workflow, является Workflow Management Coalition (WfMC). Теперь, после небольшого отступления,  вернемся к проблеме построения  КИС на базе системы автоматизации  деловых процессов.

 

5. Автоматизация рабочего места.

Анализируя сущность АРМ (автоматизированное рабочее место), специалисты определяют их чаще всего  как профессионально-ориентированные  малые вычислительные системы, расположенные  непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные  для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие  их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности  АРМ следует рассматривать как  системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к  возможным перестройкам благодаря  модульности построения всех подсистем  и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается  в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в  отдельных ее частях должны быть легко  устранимы, а работоспособность  системы - быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует  рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных  выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ  может дать численный эффект только при условии правильного распределения  функций и нагрузки между человеком  и машинными средствами обработки  информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством  повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

 

Наиболее эффективной  организационной формой использования  ПЭВМ является создание на их базе АРМ  конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет  психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим  требованиям:

·   своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности  специалиста.

·   минимальное время  ответа на запросы пользователя.

·   адаптация к уровню подготовки пользователя к его профессиональным запросам.

·   простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания.

·   терпимость по отношению  к пользователю.

·   возможность быстрого обучения пользователя.

·   возможность работы в составе вычислительной сети.

 

Обобщенная схема  АРМ представлена на рис.

 

 
Рассмотрим теперь два подхода  к разработке АРМ. Первый подход - функциональный представляет собой автоматизацию  наиболее типичных функций.

Посмотрим, как адаптируется функциональное ПО (ФПО) к конкретным условиям применения. Отметим программные  средства, которые являются базовыми при АРМ для различных профессий, связанных с обработкой деловой  информации и принятием управленческих решений.

Первыми появились программные  средства для автоматизации труда  технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией  выполняемых ими функций. Наиболее типичным примером являются текстовые  редакторы (процессоры). Они позволяют  быстро вводить информацию, редактировать  ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к  распечатке. Применение текстовых редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые  сведения для подготовки различных  документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы  управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить  большие объемы информации, и, что  самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например при работе с  картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей  за считанные секунды.

Большое число специалистов связано также с обработкой различных  таблиц, так как в большинстве  случаев экономическая информация представляется в виде табличных  документов. КЭТ (крупноформатные электронные  таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так  как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении  исходных. Поэтому они широко используются, например, при прогнозировании объемов  сбыта и доходов.

Достаточно большой популярностью  в учреждениях пользуются программные  средства АРМ для контроля и координации  деятельности организации, где вся  управленческая деятельность описывается  как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца  и ответственных исполнителей. При  этом деятельность каждого работника  увязывается с остальными. Таким  образом, создается план-график работ. Пакет может автоматически при  наступлении срока формировать  задания исполнителям, напоминать о  сроке завершения работы и накапливать  данные об исполнительской деятельности сотрудников.

В настоящее время наблюдается  тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые  вмещают в себя возможности и  текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие  большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки  данных обусловлено наличием трех различных  основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для  хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять  все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы  и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз  данных.

Хотя современное ФПО  отвечает почти всем требованиям, налагаемых на него работниками различных профессий, чего-то все равно всегда не хватает. Поэтому большим плюсом такого ПО является возможность его доработки  и изменения. Что же касается разработки новых программных средств в  АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание нового ПО для новых профессий  и специализация ПО для существующих профессий. В настоящее время  наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального  назначения. Оно выражается в следующем:

 

·   учет решаемых задач

·   взаимодействие с  другими сотрудниками

·   учет профессиональных привычек и склонностей

·   разработка не только ФПО, но и специальных технических  средств (мышь, сеть, автоматический набор  телефонных номеров и пр.)

Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить  их численность и при этом повесить скорость обработки экономической  информации и ее достоверность, что  необходимо для эффективного планирования и управления.

Рассмотрим теперь определение  состава средств вычислительной техники комплексов АРМ (на примере  системы оперативного управления производством).

Методы организации программно-технических  средств в комплексах АРМ должны определятся в общем контексте  рассматриваемых процессов оперативного управления производством (ОУП) промышленных предприятий, целевая функция которых - минимизировать затраты всех видов  ресурсов на изготовление установленной  номенклатуры предметов труда.

Синтез методов и моделей  организации программно - технических  средств при представлении АС ОУП как комплексов АРМ хозрасчетных производственных коллективов должны пройти две стадии: стадию определения  рационального состава средств  ВТ и стадии решения проблемы распределения  ресурсов вычислительной системы комплексов АРМ по конечным ее потребителям.