Деловая переписка в Управлении Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань

 

 

 

Должность адресата

Фамилия И.О. адресата

Адрес адресата

 

     Заголовок письма

 

Обращение !

 

Текст письма

 

Приложение: название на 1 л. в 1 экз.

 

 

 

Начальник Центра                         Голосеева                                   Е.П.Голосеева

 

 

 

 

Исп.: И.О.Фамилия

Тел.: номер телефона

 

Приложение Д

 

Классификация писем

 

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

 

По функциональному признаку:

• письма-ответы – ответы на инициативные письма.
• инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
• письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
• письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

 

По признаку получателя:

• циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
• обычные письма – адресованные одному конкретному получателю.

 

Продолжение приложения Д

 

По композиционному признаку:

• одноаспектные – рассматривают один вопрос.
• многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

 

По структуре:

• регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
• нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

 

По форме отправления

• конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
• электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
• факсовые – отправленные по факсу.

 

Приложение Е

 

Примеры языковых формул

 

Мотивировка написания письма:

• В порядке оказания технической помощи...
• В соответствии с протоколом...
• В подтверждение нашей договоренности...
• В связи со сложной экономической ситуацией... и т. д.

 

«Стандартное» начало письма-извещения:

• Доводим до Вашего сведения, что наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции...
• Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий...
• В ответ на Ваш запрос, ставим Вас в известность... В соответствии с протоколом о взаимных поставках... и т. д.

 

Выражение просьбы, требования, пожелания:

• Убедительно просим Вас...
• Обращаемся к Вам с просьбой...
• В ответ на Ваше письмо просим Вас...
• Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств...
• Категорически настаиваем на выполнении...
• Выражаем уверенность в том, что...
• Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и рассчитываем на...

 

Речевые обороты, используемые в сопроводительных письмах:

• При этом направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам...
• Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом...
• Одновременно с этим письмом высылаются...
• С удовольствием направляем в ваш адрес... и т. д.

 

Выражения-клише, используемые в письмах-рекламациях, письмах-претензиях:

• К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям...
• Мы официально заявляем Вам рекламационный акт на...

 

Заключительные фразы:

• Просим Вас не задерживать ответ...
• Просим извинить нас за задержку с ответом...
• Рассчитываем, что наши замечания будут учтены...
• По получении письма просим сообщить телексом подтверждение...
• Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа.
• Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями по поводу...
• Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)...
• Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося положения.

 

1 См. 3.1.2 – Речевая избыточность

2 3.3.3 – Местоимения

3 См. 3.2.1 – Простые предложения

4 См. 3.2.1 – Простые предложения

5 См. 3.3.4 – Глаголы

6 См. 3.2.1 – Простые предложения

7 См. 3.2.5 – Употребление причастных и деепричастных оборотов

8 См. 3.2.2 – Сложные предложения

9 См. 3.1.3 – Речевая недостаточность

10 См. 3.1.1 – Устаревшая лексика

11 См. 3.2.3 – Неверное употребление предлогов

12 См. 3.1.2 – Речевая избыточность

13 См. 3.1.2 – Речевая избыточность

14 См. 3.1.2 – Речевая избыточность

15 См. 3.1.2 – Речевая избыточность

16 См. 3.2.1 – Простые предложения

17 См. 3.3.1 – Отглагольные существительные

18 См. 3.2.1 – Простые предложения

19 См. 3.2.1 – Простые предложения

20 См. 3.1.5 – Ограниченная сочетаемость слов

21 См. 3.3.4 – Глаголы

22 См. 3.2.6 – Употребление слов в однотипных падежных формах

23 См. 3.3.4 – Глаголы

24 См. 3.1.5 – Ограниченная сочетаемость слов

25 См.3.1.5 – Ограниченная сочетаемость слов

26 См. 3.2.4 – Однородные члены предложения

27 См. 3.2.5 – Употребление причастных и деепричастных оборотов

28 См. 3.1.5 – Ограниченная сочетаемость слов

29 См. 3.3.3 – Местоимения