Деловая переписка в Управлении Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО РЫБОЛОВСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» Образовательная деятельность в сфере высшего и дополнительного профессионального образования сертифицирована DQS по ISO 9001 ГУМАНИТАРНЫЙ ИНСТИТУТ КАФЕДРА РУССКОГО ЯЗЫКА

 

 

	ДОПУЩЕНО К ЗАЩИТЕ
	Заведующий кафедрой, д.ф.н., профессор
	____________________О.Н.Паршина
	«_____»___________ 2010 г

От __________ № ___________

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Документная лингвистика»

на тему:

«Деловая переписка в Управлении Пенсионного фонда РФ

 в Кировском районе города Астрахань»

 

КР – 032001.65 – ДС.01.08 – 071657

 

 

	Студентка гр. ДФД-41
	____________________ Д.А. Абдрешева
	«____»__________2010 г
	Руководитель к.п.н., доцент _____________________ А.А.Хохлова
	«____»__________2010 г
	Защищено с оценкой     ____________
	Руководитель к.п.н., доцент _____________________ А.А.Хохлова
	Член комиссии д.ф.н, профессор _____________________О.Н.Паршина
	«____»__________2010 г

 

 

 

Астрахань 2010

 

содержание

 

введение

Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.                                                                                            .  
 Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже любой фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.                                                                  .          
 Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха любого дела.

Деловая переписка оформляется на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из:

• требований, оговоренных нормативными документами (стандартами, инструкциями);
• норм и правил русского языка;
• учета особенностей делового стиля;
• норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Именно в связи со значимостью писем в современной информационной среде выбранная тема является актуальной.

С целью раскрытия темы поставлена задача: рассмотреть особенности деловой переписки на примере Управления Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань.

В соответствии с поставленной задачей были определены цели данной работы:

• рассмотреть важнейшие принципы редактирования официально-деловых текстов;
• провести обзор различных видов писем Управлении Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань;
• проанализировать письма с точки зрения соблюдения лексических, морфологических, синтаксических норм языка деловых документов;
• отредактировать письма в соответствии с результатами проведенного анализа.

1. ВАЖНЕЙШИЕ ПРИНЦИПЫ  РЕДАКТИРОВАНИЯ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ  ТЕКСТОВ

1.1 Этапы редактирования

Редактирование текстов официально-делового стиля является сложной документационно-технологической процедурой, включающей четкую последовательность операций.

Необходимо заметить, что в большинстве случаев процессы составления и редактирования являются одновременными и неразрывными. Одним из этапов редактирования является работа с подбором и оценкой фактических данных, используемых в документе или являющихся основой, на которой составляется документ.

Эти данные могут представлять собой системы цифровых, вербальных, табличных или иных данных, подлежащих оценке на предмет целесообразности их включения в документ, степени и формы представления.

 Еще один этап редакционно-издательской работы - типологизация документа, то есть соотнесение содержательных, формальных и статусных характеристик. В ряде случаев это является непростой задачей, определяющей прохождение документа и последствия его функционирования в профессиональной коммуникативной среде.

Скажем, определенная ситуация может породить два документа с очень близким содержанием основной части: документ, именуемый «служебной запиской», и документ с названием «объяснительная записка». Очевидно, различия между документами объясняются различным видением ситуации, различны и процессуальные стороны рассмотрения документов и реакции на них.

Очередной этап - формирование текста документа с использованием параллельных, альтернативных конструкций и композиционно-реквизитного членения текста. В результате может получиться два и более варианта документа на отдельных носителях соответствующих формальным и коммуникативным условиям функционирования.

Еще один этап - нахождение окончательных речевых решений, здесь уточняются лексико-фразеологические единицы терминологического и нетерминологического характера, корректируются предложения с точки зрения их грамматической правильности, однозначности и логической определенности.

Следующий этап включает пунктуационно-орфографический контроль. Поскольку в результате предыдущего этапа высказывания приобрели законченный вид, необходимо обратить внимание на расстановку знаков препинания и орфографическое оформление текста.

 Заключительный этап - композиционно-реквизитный контроль, при котором уточняется позиция каждого элемента текста на стандартном носителе, уточняется оформление документа с точки зрения вспомогательно-декоративных элементов. Этот этап включает печать документа, его вычитку и оформление подписей.

Существует специальная система корректурных знаков, используемых при правке текста (ГОСТ 16.347-76. Знаки корректурные). Эти знаки имеют устойчивую стандартизированную форму, при правке текста они размещаются обычно на правом рабочем поле документа.

Рассмотрим лингвистические составляющие каждого этапа в редактировании деловых документов.

Этап подбора и оценки фактических данных. На лингвистическом уровне этот этап сопряжен с выбором языковой формы представления фактического материала. Здесь могут возникнуть проблемы при использовании топонимических и ономастических данных (топонимика - раздел лингвистической науки о географических наименованиях; ономастика - область языкознания, занимающаяся именами собственными); при цитировании фрагментов, включаемых в текст документа; при определении достаточности, доказательности и логичности контекста; при определении объема справочно-библиографических данных; при анализе полноты текста с точки зрения тех фактических данных, которые делают документ эффективным в конкретных коммуникативных обстоятельствах.

Этап типологизации документа. Этот этап связан с определением характера заголовочного реквизита документа. Проблема заключается в том, что многообразие и изменяемость документов не всегда дают возможность сразу определить необходимый тип, по различным оценкам количество только управленческих документов составляет более полусотни.

 В этой ситуации  необходимо выбрать тот тип, который  в наибольшей мере соответствует  ситуации, уровню и порядку рассмотрения  ее, предполагаемым действиям, как  реакции на документ. Все это  определяет и заголовочную часть, и тональность документа, а отсюда выбор обращений, глагольных форм, степень категоричности в ее лингвистическом выражении. Очевидна зависимость композиции от типа документа.

 Все эти довольно  тонкие и лингвистически сложные  нюансы должны быть учтены  профессиональным редактором-составителем деловых документов. Этап выбора оптимальных средств документа.

Для этого этапа основная лингвистическая работа заключается в рассмотрении всех возможных способов формулирования фрагментов документа. При этом вариантность формулировок не должна входить в противоречие с нормирующими требованиями и стилистическими критериями.

Проблема внутристилевой и даже внутрижанровой вариантности языковых средств является одной из наиболее актуальных проблем стилистики и документоведения. При высокой степени стандартизации ряда лингвистических объектов возможности внутренних языковых вариаций способствуют индивидуализации документов на лингвистическом уровне, позволяют говорить о проявлениях языкового вкуса, меры, мастерства, даже в рамках стиля, жестко регулируемого стандартом и унифицирующими ограничениями.

Этап окончательных речевых решений. В наибольшей степени лингвистическая сторона этого этапа проявляется в процессе терминологического редактирования, выбора форм обращений, форм завершения документа. Терминологическое редактирование предполагает определение предпочтительных речевых форм терминов, предлагаемых терминологическими стандартами предметных областей.

Кроме сказанного, на этом этапе законченный вид приобретают предложения, их компоненты. Это относится как к организации структуры с позиций типологии предложений, так и порядка элементов предложения.

Известно, что использование таких синтаксических приемов, как инвертирование конструкций, построение протяженных сочинительных образований, рубрикация в сложном предложении и ряд других приемов синтаксического уровня создают дополнительный фон воздействия, способствующий большей эффективности коммуникации.

 Этап пунктуационно-орфографического  контроля. Сложность лингвистических  параметров деловых документов  проявляется в повышенной вероятности допуска пунктуационных и орфографических ошибок. Увеличение числа орфографических ошибок связано с использованием в текстах официально-делового стиля большого количества редко используемых терминологических единиц, заимствованной лексики, других элементов лексико-фразеологического уровня с ограниченной сферой употребления, а следовательно - со слабо закрепленной в сознании носителей языка орфографической структурой.

 К орфографическим  ошибкам необходимо отнести неоправданную и произвольную аббревиацию. Последняя не только затрудняет понимание текста, но и снижает его стилистический статус, создает коммуникативную неопределенность. В русском языке существует нормируемость сокращений, отступления от допустимых норм аббревиации рассматриваются как заметный недостаток, требующий редакторского вмешательства.

 Уже упоминавшееся  усложнение синтаксической структуры  деловых документов влечет за  собой увеличение количества  пунктуационных ошибок.

Сложная логика предложений, рубрикация бессоюзных предложений, соподчинение и сложные сочинения осложняют пунктуационный фон, увеличивают число относительно редко используемых в иных формах речи знаков препинания, например, таких, как тире, двоеточие, точка с запятой.

Актуальной задачей исследования стиля становится выяснение частотности знаков препинания в различных текстах в их сопоставлении с аналогичными данными для других стилей. Этап композиционно-реквизитного контроля.

Этот этап охватывает большой комплекс лингвистических параметров документа.

1. Если взаиморасположение и взаимосвязь частей документа рассматривать как композиционную лингвистическую характеристику, то внимание редактора должно привлекать распределение описательной, повествовательной частей и части, содержащей выводы и рассуждения.
2. Редакторского внимания требует определение соразмерности частей документа и общий размер текста. Здесь основной принцип - необходимая достаточность и ни одного лишнего слова. Краткость и одноаспектность документа делают его быстрочитаемым, запоминающимся и не утомляющим словесным балластом.
3. Рубрикация в документах может иметь различный характер. Контроль за разумно необходимой, не чрезмерной рубрикацией (ее обилие ложно принимается за отражение логичности документа) исключает трудности при восприятии дробного текста.