Гостиничное предприятие как часть сферы услуг

В административную службу при генеральном  директоре входят его заместители по различным направлениям деятельности, секретарь-референт.

К функциональным службам  относят службы безопасности, продаж и маркетинга, управления персоналом, финансовую, системных администраторов. К основным сервисным службам относят службы приема и размещения, номерного фонда, к дополнительным — службы питания, организации отдыха, бизнес-центр, спортивно-оздоровительный центр и др. Чем выше категория гостиницы, тем больше дополнительных служб в ее организационной структуре.

Вспомогательные службы обеспечивают процесс работы гостиницы, к ним относятся: главного инженера, административно-хозяйственная (снабжения и складирования), прачечная и др. Состав и структура основных, дополнительных и вспомогательных служб зависит от категории (класса) гостиницы, специализации предприятия.

3.2. Учредительные и организационные  документы

Юридическое лицо действует  на основании устава либо учредительного договора и устава или только договора.

Комплексы взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называются организационными документами.

В соответствии с уставом  предприятия разрабатывается его  структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В нем указываются все структурные под-

 

 

 

Рис. 3.3. Форма документа «Правила внутреннего  распорядка»

разделения, должности  и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором (рис. 3.1).

Должностной и численный  состав предприятия с указанием  фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании, которое содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия (рис. 3.2).

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и  администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот

46

 

Документ составляется на бланке организации, обсуждается на Собраниях трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором (рис. 3.3 и приложение 3).

Если в структуру предприятия  входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается  положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, Задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения (приложение 4).

Положение о структурном подразделении  разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с Заместителем директора предприятия, юристом и утверждается руководителем предприятия (рис. 3.4).

Должностные инструкции — это внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника  в аппарате управления, его функциональные обязанности, права и ответственность.

Рис. 3.4. Форма документа «Положение о  структурном подразделении»

47

 

Рис. 3.5. Форма документа «Должностная инструкция»

Должностные инструкции разрабатываются  по каждой должности в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников и доводятся до них под расписку. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия, который издается при необходимости перераспределения функций и штатных обязанностей, реорганизациях, сокращении штатов и др. (рис. 3.5, приложение 5).

Должностные инструкции позволяют:

рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

повысить своевременность  и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

улучшить социально-психологический  климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

четко определить функциональные связи  работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

конкретизировать права работника  в части подготовки и принятия управленческих решений и использования  ресурсов;

повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

Организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

 

3.3. Организация труда  в гостинице

Организация рабочих  мест — это совокупность мероприятий, святимых с оснащением, планировкой и обслуживанием рабочих мест.

И Рабочим  местом называют часть производственного  пространства со всем расположенным основным и вспомогательным технологическим оборудованием, инвентарем, инструментом, мебелью и специальными приспособлениями, необходимыми для Производства определенного вида работ. Такое место включает рабочую зону, где совершаются наиболее активные трудовые процессы. Рабочие места классифицируются по уровню механизации И автоматизации, подвижности, виду производства, степени специализации, условиям труда и др.

В оснащение рабочего места входит технологическое и вспомогательное оборудование, оснастка, средства связи и сигнализации, охраны труда и техники безопасности. Целесообразное пространственное размещение оборудования и самого сотрудника называют планировкой рабочего места.

Систему мероприятий по обеспечению рабочего места средствами труда, оказанием услуг производственного характера (производственно-подготовительных, инструментальных, наладочных, ремонтных, контрольных, транспортных, хозяйственно-бытовых, энергетических) называют обслуживанием.

Условия труда зависят от совокупности факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника. По условиям труда организуется аттестация рабочих мест в соответствии с нормативными Документами:

Изложением  о порядке проведения аттестации рабочих мест но условиям труда;

Стандартами системы безопасности труда (ССБТ);

Санитарными правилами, нормами и гигиеническими норма-Типами.

Результаты  такой аттестации используются в  целях планирования и проведения мероприятий по охране труда; сертификации производственных объектов на соответствие требованиям по охране труда; обоснования предоставления льгот и компенсаций работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и опасными условиями труда, в предусмотренном законодательством порядке; решения вопроса о связи заболевания с профессией при подозрении на профессиональное заболевание, установление диагноза профзаболевания, в том числе при решении споров, разногласий в судебном порядке; рассмотрения вопроса о прекращении (приостановлении) эксплуатации участка, производственного оборудования, изменения технологий, представляющих непосредственную угрозу для жизни и (или) здоровья работников; включения в трудовой договор условий труда работников; ознакомления работающих с ними на рабочих местах; составления статистической отчетности по форме № 1-Т (условия труда); применения административно-экономических санкций к виновным должностным лицам в связи с нарушением законодательства об охране труда.

Сроки проведения аттестации устанавливаются организацией исходя из изменения условий и характера труда, но не реже одного раза в пять лет с момента проведения последних измерений. В результате аттестации составляется Карта аттестации рабочего места по условиям труда.

Организация труда связана  с нормированием, которое определяет затраты труда и его результаты. Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен выполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Продолжительность рабочего времени в организациях не может превышать 40 ч в неделю (ст. 91 Трудового кодекса (ТК) РФ).

В гостиницах, как правило, используется повременная оплата труда. При этом заработная плата рабочего или служащего зависит от квалификации и количества отработанного времени. Такая оплата труда применяется в тех случаях, когда труд работника невозможно нормировать или выполняемые работы не поддаются учету.

Повременно оплачивается труд руководящего, административно-хозяйственного и дежурного персонала (слесари, сантехники, электрики), рабочих по ремонту и обслуживанию машин и оборудования.

Работникам, труд которых  оплачивается повременно, устанавливаются:

должностной оклад —  размер заработной платы за полностью отработанный месяц;

тарифная ставка — размер заработной платы за единицу времени.

Для организации рабочих  мест в гостинице необходимо определить их общий состав и количество, режим труда, необходимое оборудование, инструменты, материалы, подготовить соответствующую документацию.

Несколько связанных между  собой рабочих мест образуют группы, из групп составляются отделы, службы, которые объединяются в подразделения, из которых формируется предприятие.

Режим работы гостиниц — круглосуточный, на многих рабочих местах, связанных с оказанием услуг, сотрудники должны находиться постоянно. Это администраторы, кассиры, портье, лифтеры, швейцары, подносчики багажа, сотрудники службы безопасности, водители и др. Они работают по графику и не имеют права оставлять рабочее место до прихода сменяющего сотрудника. Все сотрудники, работающие по графику, ведут журнал передачи смены, в который заносят также распоряжения непосредственных руководителей по оперативным вопросам управления, Случаи нештатных ситуаций.

График составляется на каждый календарный  месяц и доводится до исполнителей за две недели до начала следующего месяца. Рабочая смена может составлять от 8 до 24 ч. Круглосуточная работа утверждается только по хадатайству профсоюзного комитета гостиницы.

Обеденный перерыв работающих по графику устанавливается исходя из потребностей гостиницы. Ежегодный оплачиваемый от пуск предоставляется в соответствии с графиком, который составляет непосредственный руководитель. График согласовывается В службе управления персоналом и утверждается генеральным Директором (директором) гостиницы.

3.4. Техническая и технологическая  документация

Делопроизводство и  документооборот играют важную роль в деятельности гостиницы. Правила документооборота оформляются Приказом генерального директора. Система документации предприятия включает следующие документы: учредительные и организационные, распорядительные, по организации трудовых правоотношений, по личному составу, денежным и финансово-расчетным операциям, коммерческой деятельности, информационно-справочные и аналитические, плановые, отчетные, технические и технологические.

Состав и содержание технической и технологической  документации предусмотрены нормативными документами РФ, относящимися к различным видам экономической деятельности. Например, в набор технологической документации, разрабатываемой туроператорами, обязательно включаются:

технологическая карта туристского  путешествия по маршруту (приложение А к ГОСТ Р 50681-94);

график загрузки туристского предприятия  группами туристов на определенное время (приложение Б к ГОСТ Р 50681 — 94);

информационный листок к путевке  туристского путешествия (приложение В к ГОСТ Р 50681-94);

бланки путевок  типовой формы «Туристская путевка»;

лист бронирования;

бланки  договоров с клиентами-турагентами;

договоры  с партнерами—поставщиками услуг;

калькуляция или расчет стоимости  поездки, описание маршрута, график движения по маршруту, его карта-схема;

текст путевой  информации (для автобусных поездок);

описание технологических особенностей (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии, бронирование гостиниц и предприятий  питания, графики движения транспорта по маршруту, возможные пересадки, ожидания);

тексты памяток  для туристов;

справочные  материалы по маршруту;

варианты  рекламных проспектов и буклетов;

прайс-листы.

На автобусных поездках заполняется  Паспорт автобусного маршрута, утвержденный Министерством транспорта РФ, отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности  автодорог, запреты и ограничения  автодорожного движения, придорожные  пункты отдыха и питания, санитарные стоянки.