Управление в таможенных органах

Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, так как характеризуют процесс управления любым объектом.

При определении состава общих функций управления следует учитывать их диалектическое единство, а также единство управляющей и управляемой систем. Состав функций управления должен обеспечивать эффективность реагирования управляющей системы на любые изменения состояния управляемой системы.

К общим функциям управления относятся: анализ и прогнозирование оперативно-служебной обстановки, планирование, организация, регулирование, учет и контроль.

Общие функции представляют собой части управленческого цикла, определяют специализацию труда.

Взаимодействие элементов объекта управления порождает множество задач, которые решаются в процессе осуществления его функций. Задачи и функции управления связаны постоянной зависимостью. В этой зависимости раскрывается его сущность [18, с. 125]

Для того чтобы реализовать ту или иную функцию управления, необходимо выполнить ряд управленческих работ (операций). При этом под управленческой работой (операцией) понимается совокупность устойчиво повторяющихся действий, необходимых для реализации функции управления, но недостаточных для обеспечения управляемости объекта управления.

Реализация каждой конкретно взятой общей функции управления осуществляется путем выполнения строго определенного количества специфических только для этой функции управленческих работ.

Анализ и прогнозирование таможенной оперативно-служебной обстановки неразрывно связаны с изучением, познанием и предвидением развития совокупности условий на том или ином участке таможенной деятельности и определением их влияния на результаты таможенного дела, а также в целях принятия обоснованных решений и составления планов.

Планирование – это основная функция управления, посредством которой в таможенных органах вырабатываются организационные начала предстоящей деятельности. С помощью планирования определяются цели и направления движения системы, разрабатываются методы, с помощью которых реализуются существующие проблемы, определяется темп развития системы. Субъект управления намечает план будущих действий исполнителей, обосновывает пути, способы, средства и сроки достижения поставленных в плане задач.

Организационное планирование осуществляется на всех уровнях управления: стратегическом (ФТС России); оперативном (РТУ); тактическом (таможни, таможенные посты).

Кроме того, оно соответствует установившимся календарным циклам функционирования таможенной системы - долгосрочное (от 5 и более лет), среднесрочное (от 1 года до 5 лет) и текущее (до одного года). Таким образом, управленческая деятельность по реализации этой функции управления требует глубокого знания таможенной оперативно-служебной обстановки, ее объективной оценки, опыта, навыков нетворческого отношения к делу. Качество, обоснованность решений и планов в значительной степени определяют конечные результаты управления.

Сам по себе готовый и утвержденный план еще не свидетельствует о том, что он будет выполнен. Для этого нужны соответствующие условия - их создает другая функция управления – организация [9, с. 422]

Под организацией понимается основная функция управления, посредством реализации которой и создаются условия для выполнения разработанных в процессе планирования планов.

Сущность этой функции состоит в создании системы сил и средств, установлении необходимых связей и отношений между исполнителями, в определении рациональных форм и методов их деятельности.

В процессе реализации данной функции субъектом управления создаются условия, необходимые для успешного проведения в жизнь принятых решений, в том числе утвержденных планов.

Функция управления «организация» в таможенных органах реализуется посредством выполнения таких управленческих работ (операций) как постановка задач по выполнению решений и разработанных планов; организация взаимодействия; подготовка исполнителей, включающая их обучение, а также проведение других мероприятий по всестороннему обеспечению выполнения планов.

Под регулированием следует понимать основную функцию управления, посредством которой возрастает эффективность деятельности подчиненных или устраняются отклонения от параметров, заданных при планировании.

Регулирование осуществляется на основании результатов обратной связи. Оно может реализовываться путем поддержания взаимодействия, координации, перераспределения усилий, а также мотивацией и стимулированием отдельных сотрудников и коллективов.

Реализация функции управления «регулирование» включает исполнение таких управленческих работ (операций) как анализ результатов контроля; принятие решения на регулирование; доведение решений в виде задач до исполнителей; организация регулирования; проведение регулирования; проверка действенности регулирования.

Сущность функции учета состоит в накоплении, систематизации и первичной обработке информации о текущем состоянии управляемой системы, направлении и темпах ее движения, о достигнутых результатах и переменных проблемах [1, с. 85]

Для того чтобы определить правильно ли выполняются планы, каковы условия и результаты их выполнения, существует контроль.

Контроль – это основная функция управления, посредством реализации которой осуществляется наблюдение за процессом функционирования единой системы таможенных органов, сбор данных о ходе, условиях, состоянии и результатах деятельности подчиненных в тот или иной момент времени.

Контроль за реализацией принятых решений направлен на выявление соответствия таможенной деятельности поставленным задачам, своевременное внесение в зависимости от изменений обстановки необходимых коррективов в ранее принятые решения и утвержденные планы.

Главной задачей контроля является выявление отклонений от параметров, заданных при планировании, и вскрытие причин, их порождающих, а также положительных моментов, дальнейшее развитие которых может послужить существенному повышению эффективности всей деятельности таможенного органа.

Конкретные задачи и методы контроля производны от оперативно-служебной обстановки.

Контроль ведется в двух направлениях: с одной стороны, начальник таможенного органа контролирует работу своих заместителей и непосредственно подчиненных начальников отделов, таможенных постов и других структурных подразделений, а с другой - совместно с ними по единому плану проверяет деятельность структурных подразделений.

Для реализации функции «контроль» требуется выполнить такие управленческие работы как определение объектов, сроков, методов контроля; определение исполнителей контроля и их подготовка; подготовка объекта контроля; осуществление контроля; обработка данных контроля и их реализация.

Контроль необходим не только при рассмотрении результатов исполнения управленческих решений, но и для анализа и оценки управления в целом [1, с. 209]

Все эти функции управления находятся в неразрывной связи друг с другом и представляют собой единое целое.

Таким образом, управление в таможенных органах – это комплексная, конкретная, практическая деятельность по сознательной организации всей оперативно-служебной деятельности, на всех ее этапах и стадиях, в пространстве и времени.

 

 

1.2 Требования, предъявляемые  к управлению в таможенных  органах

 

Законы управления устанавливают общие, существенные и необходимые связи между явлениями. Они объективны и не зависят от сознания и воли людей.

Рассмотрим ряд законов участвующих в управлении таможенными органами.

 Закон единства системы управления, проявляется: - в неразрывной цепи  отношений управления от высших  органов государственного управления  до низших его звеньев; - непрерывности, ритмичности, согласованности всех  операций, стадий и этапов процесса  управления; - единстве управления  всеми составными частями глобальных  целей и интересов людей; - единстве  функций и методов управления; - единстве требований к сотрудникам  аппарата управления.

 Закон пропорциональности, определяет, что задачей управления является  организация непрерывного сопряжения  составных частей системы. Пропорциональность  измеряется тем, насколько полно  и чётко будет обслужена основная деятельность системы, чтобы она могла с минимальными затратами дать нужный эффект [12, с. 133]

 Централизованное управление  представляет собой такое построение  системы управления и такую  организацию её функционирования  при которой существует непрерывная  и устойчивая подчинённость каждого  звена социально-экономической системы  центральным органам управления. В управлении важно, на каком  уровне иерархии принимается  решение, для какого уровня оно  предназначено, как далеки между  собой эти уровни. Чем выше  уровень, на котором принято решение  и ниже звено, для которого  оно предназначено, тем степень  централизации управления выше.

 Закон соотносительности управляющей  и управляемой систем состоит  в соответствии управляющей системы  управляемой. Изменение этой соотносительности  происходит под воздействием  различных факторов, главным образом  организационных и экономических. Уровень сферы управления должен  соответствовать уровню оперативно-служебной  деятельности. Главным в использовании  законов управления является  системный подход. Он позволяет  системно выразить их требования  и определить оптимальный вариант  функционирования и развития всей системы [12, с. 254]

 Принципы управления – это  наиболее общие, основополагающие  посылы и рекомендации, которые  важно учитывать и выполнять  в практической деятельности  на всех уровнях управления. Их  отличие от законов состоит  в том, что законы существуют  и действуют объективно, вне сознания  людей, независимо от их воли  и желания. Принципы вытекают  из законов, сознательно формируются  в интересах практики и применяются  в зависимости от конкретных  условий. По своему предназначению  принципы управления являются  связующим звеном между фундаментальной  основой теории управления –  законами управления – и управленческой  практикой. Они как бы переводят  на язык практики объективные  законы и закономерности.

Принципы управления как основополагающие идеи управленческой деятельности непосредственно вытекают из законов управления и отражают объективную реальность, существующую в независимости от сознания человека, то есть они объективны. Вместе с тем каждый их принципов – это идея, то есть субъективная конструкция, субъективное построение, которое мыслительно совершает каждый руководитель на уровне его познания, общей и профессиональной культуры. Основное требование к принципам управления состоит в том, чтобы их соблюдение повышало эффект практической деятельности.

 Принципы управления, будучи  правильно познаны и сформулированы, становятся основными правилами, в соответствии с которыми  осуществляется управленческая  деятельность. Но главное не в  выявлении и формулировании принципов. Важно уметь ими пользоваться, уметь воплощать их в конкретных  структурных схемах управления, в функциях органов управления, в организационных формах работы, методах управленческой деятельности. В литературе нет единого подхода  к классификации принципов управления.

Классификация принципов должна основываться на отражении каждым из выделенных принципов различных сторон отношений управления.

В практике управления государственными органами применяются общие и частные принципы. К числу общих (универсальных или основных) принципов управления могут быть отнесены: принцип научности; принцип системности, системного подхода; принципы единоначалия в управлении и коллегиальности в выработке решений; принципы централизации и децентрализации; принцип единства распорядительства и ответственности в управлении; принцип оптимальности (принцип экономии времени); принцип информационной достаточности; принцип обратной связи [6, с. 337]

Принцип научности. Этот принцип требует построения системы управления и ее деятельностью на строго научных основах. Необходимо использовать прогрессивные научные идеи в практике управленческой работы. Чем выше уровень общей культуры и профессионализма руководителя, тем меньше возможностей для проявления субъективизма.

Принцип системности - ведущий принцип управления. Системность означает необходимость использования системного подхода в принятии любого управленческого решения. В системе управления даже частное локальное ошибочное решение может свести на нет всю деятельность системы, привести к ее разрушению. Системный подход предусматривают изучение объекта управления и управляющей системы совместно и нераздельно, как целого. При этом должны быть определены цели и критерии для функционирования объекта и проведена структуризация, вскрывающая весь комплекс вопросов, решение которых обеспечивает соответствие системы управления установленным целям и критериям. Системность в управлении таможенными органами обеспечивает и совершенствует структурное и функциональное единство системы.

Принципы единоначалия и коллегиальности. Любое принимаемое решение должно разрабатываться коллегиально (или коллективно). Это означает всесторонность (комплексность) его разработок, учет мнений многих специалистов различным вопросам. В таможенных органах на всех уровнях руководства принцип единоначалия действует постоянно, так как руководители таможенных органов законодательно наделены правами и функциями руководителя (единоначальника). Это выражается: в полноте и объеме властных полномочий для решения поставленных задач перед данной структурой; в наличии законодательного обеспечения реализации этой функции с ответственностью государства за предоставленные права; в кадровом и структурном обеспечении реализации прав руководителей-единоначальников; На принципах единоначалия осуществляет свою деятельность Руководитель ФТС России [6, с. 396]

 Принципы централизации и  децентрализации. Централизация позволяет  обеспечить жесткую координацию  звеньев в рамках целостной  системы управления. Децентрализация  способствует структурной гибкости, развитию адаптивных возможностей системы, позволяет быстро и оперативно реагировать на различные, в том числе и неожиданные изменения ситуации уже на уровне отдельных звеньев. Централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимодополняют друг друга. Не может существовать полностью децентрализованная структура – она потеряет свою целостность. Но не может существовать и система управления, полностью лишенная децентрализации, - с потерей автономности она потеряет свою структурность и возможность оперативного реагирования.