Официально-деловая письменная речь

 Немаловажным аспектом  делового общения являются вопросы  этики отношений между деловыми  партнерами. В деловой переписке  этика отношений проявляется  в необходимости соблюдения ряда  требований, предъявляемых как к  адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем  не рекомендуется:

 побуждать адресата  к спешке при вынесении решения  словами «Срочно», «Незамедлительно»,  «В возможно более короткие  сроки». Более приемлемыми являются  формулы типа «Прошу Вас ответить  до такого-то числа», «Убедительно  прошу Вас сразу же сообщить  о своем решении»;

 навязывать адресату  ожидаемый исход освещаемого  в письме вопроса, например: «Прошу  изучить и решить вопрос положительно»  или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

 намекать получателю  письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст  письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;

 начинать послание  с констатации отказа, в тех  случаях, когда выполнение просьбы  или поручения не представляется  возможным. Вначале следует изложить  мотивацию принятого решения  и дать понять, что при определенных  обстоятельствах к рассмотрению  вопроса можно вернуться [4, 22–23].

 Участники делового  общения (автор и адресат документа)  выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается  на праве и может служить  предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной  переписки предопределяет характер  содержания писем, их язык и  стиль. Способ изложения в деловых  письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается  с позиции экономико-правовых, социальных  отношений, а не межличностных.  Дело в том, что официальным  автором и адресатом документа  почти всегда являются организации  в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним  лицом -J руководителем организации,  автором документа является «коллективный  субъект». То же можно сказать  и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.

 Одна из особенностей  деловой речи – широкое употребление  языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых  оборотов, используемых в неизменном  виде. Наличие их в деловой  речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора! готовой формулы «Сообщаем, что... «, «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие [2,166–167].

 Итак, особые условия  делового общения, такие как  официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной - двух страниц) сочетается в деловых  письмах с требованием полноты  информации, точнее, с принципом  ее достаточности. Требование полноты  предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит  от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты  и события, в письме-просьбе предмет  письма должен быть точно обозначен  и исчерпывающе обоснован.

 Требование достоверности  (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно  отражать фактическое состояние  дел, давать непредвзятую, бесстрастную  оценку событий. 

 Предметом официальной  переписки при всем ее многообразии  обычно является сообщение о  некоторой ситуации и логическая  оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется  аспектом письма, а последовательное  размещение этих моделей –  его композицией. По композиционным  особенностям деловые бумаги  делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т. п.

Стандартизация и  унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени  характеризует все типы деловых  бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].

Ясность и недвусмысленность  языка сообщения достигается  предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благо­приятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом.

 Под коммуникативной  точностью понимают точность  реализации замысла пишущего. Она  достигается соотношением смысла  слов, контекста, грамматической  конструкции и соотношения частей  текста. Нарушение коммуникативной  точности высказывания ведет  к непониманию, осложняет восприятие  содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами  комиссии, проведенной год назад.  Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию  точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия  может образовывать словосочетания  с глаголами образовать, назначить,  выбрать, избрать, но не сочетается  с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».

 Итак, говоря об  общих, наиболее типичных, свойствах  официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

 функциональность  и рациональность языка и стиля  делового письма;

 лаконичность и  достаточность информативного содержания;

 логичность и структурированность  изложения;

 стандартизацию и  унификацию языковых и текстовых  средств.

3. Требования к оформлению  реквизитов документов

 При составлении  документа особое значение имеет  оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные  признаки, установленные законом  или распорядительными положениями  для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают  фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

 Состав реквизитов  документов, принятый в Российской  Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 Требования к оформлению  реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

 Совокупность реквизитов  документа называют формуляром.

 В формуляр официального  письма не входит реквизит  «наименование вида документа». Во всех остальных документах  указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ»  и т. д.

 Обычно документы  (деловые письма) печатают на бланках  – листах бумаги с воспроизведенными  на них типографским способом  реквизитами. Все остальные данные  впечатываются в бланк машинописным  способом и рас­полагаются в  определенном порядке. Существует  два типа бланков писем организации  – угловые и продольные. Они  различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.

 Рассмотрим требования  к содержанию и оформлению  основных реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации. Право использования  организациями изображения герба  определяется распорядительными документами  высших органов государственной  власти и управления.

 Бланки с изображением  герба являются полиграфической  продукцией и подлежат особому  учету.

Эмблема. Эмблема организации  – условное (символическое) графическое  изображение, зарегистрированное в  установленном порядке. Эмблема  может состоять из графически оформленных  начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление  деятельности.

 Обычно эмблема  располагается слева от наименования  организации-отправителя

 Эмблему нельзя  размещать на бланке, если на  нем воспроизведен герб.

Код организации –  автора документа проставляется  по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО).

Код документа указывают  по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код  для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его  изготовлении.

Наименование организации-адресанта  документа дается в полном и сокращенном  виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно  закреплено в учредительном документе.

 Над наименованием  организации-отправителя может указываться  еще и вышестоящая инстанция  (наименование министерства или  ведомства; в коммерческих организациях  – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

 Если в учредительном  документе название организации  было повторено на иностранном  языке, оно воспроизводится на  бланке под наименованием на  русском языке.

 Названия зарубежных  фирм, организаций, состоящие из  одного или нескольких слов, пишут  русскими буквами и заключают  в кавычки. С прописной буквы  в этих названиях пишут первое  слово в кавычках и собственные  имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».

 Названия зарубежных  фирм, компаний, концернов, банков, представленные  буквенными аббревиатурами, в кавычки  не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной  почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код  автоматической международной телефонной связи и т. д. – коммуникационные данные, а также – номер счета  в банке, наименование банка; фамилия  и инициалы коммерческого директора  и т. д. – коммерческие данные. Все  указанные сведения даются по усмотрению организации.

Почтовый адрес отправителя  должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России.

 Если организация  имеет постоянные связи с зарубежными  партнерами, адрес в бланке письма  оформляется на русском языке  (по правилам расположения элементов  адреса, принятых в России) и на  иностранном языке, чаще всего,  английском (по международным правилам  написания адреса), например:

Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем  дата обычно располагается в левом  верхнем углу.

 Датой письма считается  число его подписания.

Адресат. Реквизит «Адресат»  рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен  адресату точно без неоправданных  затрат труда.

 Данный реквизит  включает наименование и адрес  получателя письма. Он располагается  в верхней правой части бланка  и может состоять из нескольких  частей: наименование организации,  наименование структурного подразделения,  наименование должности, звание  лица-получателя, фамилия и инициалы  лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например

Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел

 Должность и фамилию  лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, например:

Научно-производственное

объединение «Комкон»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.Н. Ковалевой

Адрес. Составные части  почтового адреса указывают в  последовательности, установленной  «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания  почтового адреса на конвертах и  других почтовых отправлениях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные  данные организации», «Адресат»):